2.4. Документальное оформление кассовых операций
Прием и выдача денег из кассы являются хозяйственными операциями. Документы, которыми оформляются эти операции, служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет в организации.
Согласно п. 12 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Банком России и Минфином России.
Во исполнение вышеприведенных норм Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:
1) приходный кассовый ордер (форма № КО-1);
2) расходный кассовый ордер (форма № КО-2);
3) журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);
4) кассовая книга (форма № КО-4);
5) книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера или заменяющие их документы выписываются бухгалтером организации в одном экземпляре. Заполняться эти документы могут вручную (чернилами, шариковой ручкой) или с помощью средств вычислительной техники (пишущей машины).
Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются (п. 19 указанного Порядка).
Операции с наличными средствами должны производиться только в день составления приходных и расходных кассовых ордеров.
В приходных и расходных кассовых ордерах должно быть указано основание для их составления, а также перечислены реквизиты (номера и даты) прилагаемых к ним документов.
Перечень прилагаемых документов Порядком не установлен. Организация самостоятельно определяет, реквизиты каких именно документов будут указаны в кассовых документах.
В качестве основания приводится содержание произведенной хозяйственной операции.
Например, при оприходовании в кассу торговой организации выручки, полученной от покупателя за реализованные товары, в строке «Основание» ПКО следует указать: «Оплата за отгруженные товары», а в строке «Приложение» – «Кассовый чек № __, дата; договор поставки № __, дата; накладная № __, дата; счет-фактура № __, дата».
Кассовые документы считаются надлежащим образом оформленными только после их подписания. ПКО заверяется подписью главного бухгалтера или лица, уполномоченного на это письменным распоряжением руководителя предприятия (п. 13 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).
Документы на выдачу денег (расходный кассовый ордер (РКО) или заменяющие его документы) должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на то уполномоченными (п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).
Составленные и подписанные приходные и расходные кассовые ордера (документы, его заменяющие) регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3), а затем передаются для совершения кассовых операций в кассу.
Таков общий порядок регистрации кассовых документов. В особом порядке регистрируются платежные (расчетно-платежные) ведомости. Реквизиты РКО, указанные в штампе, проставленном на ведомости, вносятся в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов уже после выдачи денежных средств по ведомости.
Передача приходных и расходных кассовых ордеров (или документов, их заменяющих) на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается (п. 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).
В пункте 20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации перечислены требования, предъявляемые к оформлению приходных и расходных кассовых ордеров (или документов, их заменяющих).
Получив ПКО или РКО, кассир обязан проверить:
а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе – разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
б) правильность оформления документов;
в) наличие перечисленных в документах приложений.
При невыполнении хотя бы одного из этих требований документы возвращаются кассиром в бухгалтерию для надлежащего оформления.
После того как деньги получены или выданы, кассир заверяет своей подписью приходный (расходный) кассовый ордер, а на приложенные к нему документы ставит штамп (или делает запись) «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) оплаты.
Кассовые приходные и расходные ордера должны иметь раздельную нумерацию.
Приходный кассовый ордер является документом, которым оформляется поступление наличных денежных средств в кассу предприятия.
ПКО состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции к нему.
Подписи главного бухгалтера (или лица, на то уполномоченного) и кассира должны стоять как на самом ПКО, так и на квитанции к нему. Кроме того, квитанция заверяется печатью (штампом) кассира, которая проставляется в месте, обозначенном М.П.
После регистрации ПКО в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов квитанция отрезается от ордера (по линии отреза) и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а ПКО остается в кассе.
При наличии у организации филиалов, представительств или иных обособленных подразделений головная организация может присвоить им коды. При оприходовании денег в кассу подразделения в графе «Код структурного подразделения» указывается этот код.
Графа «Код целевого назначения» заполняется только в том случае, если в кассу организации поступили средства целевого финансирования (при условии кодирования организацией данных средств).
Сумма полученных денежных средств указывается прописью в соответствующих строках приходного кассового ордера и квитанции к нему. Запись делается с начала строки с большой буквы.
Сумма НДС (цифрами) отражается в строке «В том числе». В том случае, если товары, работы, услуги не облагаются налогом, в этой строке делается запись «Без налога (НДС)».
В строке «Приложение» в зависимости от вида операции могут быть перечислены следующие документы: кассовый чек; договор; накладная; счет-фактура; банковский чек; авансовый отчет и т. д.
Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации.
