Х-отчет – это дневной отчет без обнуления информации в оперативной памяти. Х-отчет представляет собой часть чековой ленты, на которой ККТ печатает содержание своих счетчиков, но при этом счетчики не меняют своих значений.
Х-отчеты снимаются для контроля поступления выручки в течение смены или для периодической сдачи наличной выручки старшему кассиру.
В течение смены можно сколько угодно раз пробивать Х-отчеты. На накоплении сумм в ККТ это никак не сказывается. Такие отчеты можно снимать по секциям, по сменному итогу и по главному итогу. Эти отчеты используют, например, для определения недостачи или излишка в кассе. При этом сверяют данные денежных счетчиков (Х-отчета) с выручкой, находящейся в денежном ящике ККТ.
Z-отчет – это дневной отчет с обнулением информации в оперативной памяти и занесением ее в фискальную память. Z-отчет снимается главным (старшим) бухгалтером в присутствии кассира и только один раз – в конце смены (или дня), когда происходит изъятие последней части дневной (сменной) выручки из денежного ящика ККТ.
Главный (старший) бухгалтер в присутствии кассира получает Z-отчет и вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту, которую необходимо хранить. Главный (старший) бухгалтер подписывает конец контрольной ленты, указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных регистров, сумму дневной выручки, дату и время окончания работы (если эти параметры не пробиты на ленте). В Z-отчете отражаются не только показания контрольных регистров на начало и конец рабочего дня и сумма дневной выручки, но и общая сумма денег и чеков, возвращенных покупателям, суммы скидок и аннулированные чеки. Сумма дневной выручки должна совпадать с информацией на контрольной ленте и с суммой денег, сданных кассиром-операционистом старшему кассиру, а в случае инкассации соответствовать сумме денег, переданных в инкассаторскую сумку.
1.4. Обязанности организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих ККТ
Статьей 5 Закона № 54-ФЗ устанавливается целый ряд обязанностей для хозяйствующих субъектов, осуществляющих денежные расчеты с населением. Среди этих обязанностей не только обязательное применение ККТ, но и другие, а именно:
– обязанность осуществлять регистрацию ККТ в налоговых органах;
– обязанность применять при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт исправную ККТ, опломбированную в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти);
– выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты, отпечатанные ККТ кассовые чеки;
– производить при первичной регистрации и перерегистрации ККТ введение в фискальную память ККТ информации и замену накопителей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов;
– обеспечивать ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ, а также обеспечивать должностным лицам налоговых органов, исполняющим свои обязанности, беспрепятственный доступ к соответствующей ККТ, предоставлять им указанную документацию.
Кроме того, в соответствии с п. 11 постановления Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745 на всех ККМ в обязательном порядке должна применяться контрольная лента, и по каждой ККМ должен вестись журнал кассира-операциониста, заверенный в налоговом органе. Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 утверждена форма № КМ-4 «Журнал кассира-операциониста».
Контрольные ленты, журнал кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами), должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет. Ответственность за обеспечение хранения указанных документов несет руководитель организации.
Нарушение вышеназванных обязанностей, выявленные в ходе проверок, могут повлечь за собой значительные штрафные санкции.
Согласно п. 5 Положения по применению ККМ чеки, контрольные ленты и другие документы, предусмотренные техническими требованиями и печатаемые с помощью ККМ в фискальном режиме, должны иметь отличительный признак, указанный в технических требованиях к фискальной (контрольной) памяти. Там же установлено, что применение при осуществлении денежных расчетов с населением ККМ с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти приравнивается к неприменению ККМ.
Согласно ч. 2 ст. 10 Закона № 54-ФЗ применение ККТ без фискальной памяти при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт после 27 декабря 2003 г. не допускается.
С завода-изготовителя ККТ поступает к пользователю в нефискальном режиме. Фискальный режим обеспечивает регистрацию сведений о работе ККТ в фискальной памяти. В процессе фискализации налоговый инспектор вводит такие реквизиты, как заводской номер ККТ, регистрационный номер ККТ, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), дату проведения фискализации, пароль доступа к ККТ. После этого фискальный режим уже нельзя отключить.
Обязательные реквизиты кассового чека
Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие ККТ, обязаны выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные ККТ кассовые чеки.
В Законе № 54-ФЗ не сказано, какие реквизиты должны быть в кассовом чеке, однако это разъяснено в письме Минфина России 5 января 2004 г. № 16-00-17/2.
Согласно этому Письму, на выдаваемом покупателям кассовом чеке должны отражаться следующие реквизиты:
– наименование организации (фамилия индивидуального предпринимателя);
– ИНН налогоплательщика;
– заводской номер кассового аппарата;
– порядковый номер чека;
– дата и время покупки;
– стоимость покупки;
– признак фискального режима.
Нередко на чеке можно увидеть и другие реквизиты, например: сумму сдачи, идентификатор секции, наименование или код товара, шифр и фамилия кассира и т. д. Эти данные не обязательны, но свидетельствуют о сервисе магазина и могут помочь бухгалтеру в налаживании аналитического учета и установлении фактов недостач в кассе.
На выдаваемом покупателям чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККТ, с учетом особенностей их применения.
