Мои клиенты считают такой вечерний анализ наиболее подходящим временем для осознания того, какие изменения в свой график они могут внести, чтобы сделать следующий день более продуктивным и увлекательным. Решите, на чем вы намерены сфокусироваться и как планируете это осуществить. Осмыслите и воспользуйтесь с выгодой для себя всем тем, что оказывает влияние на вашу работоспособность, – и увидите, что можете более эффективно распоряжаться своим временем.
Проанализируйте достигнутые успехи
Далее откройте свое расписание на будущий четверг, минимум на четверг следующей недели. Напишите на этой странице: «Тайм-менеджмент и я».
До того момента, как увидите это напоминание в следующий раз, у вас будет около недели, чтобы проанализировать, как вы используете время и его небольшие отрезки. Это позволит вам оценить проделанную работу и успехи, которых вы достигли. Я рекомендую своим клиентам проводить такой анализ по четвергам, а не по пятницам: это позволяет подытожить работу, выполненную на текущей неделе, и подтянуть кое-какие хвосты к концу рабочего дня в пятницу.
Почему именно по четвергам, утром или ближе к полудню? Я объясняю это так:
1. В пятницу после полудня я думаю о том, чтобы: а) прокатиться на велосипеде; б) без какой-либо определенной цели побродить по интернету; в) встретиться с друзьями.
2. В пятницу после полудня я не хочу думать!
3. В четверг ближе к полудню я начинаю думать о предстоящих выходных.
4. В четверг ближе к полудню я могу напомнить коллегам, что я делаю для них и что мне нужно от них. Благодаря этому у нас есть возможность доделывать незавершенные дела во второй половине дня в четверг и целый день в пятницу.
5. Когда я анализирую успехи, которых мне удалось добиться за первые три дня недели (понедельник, вторник и среда), это вызывает у меня всплеск энергии, позволяющий с бóльшим энтузиазмом трудиться оставшиеся два дня.
Начните прямо сейчас и до следующего четверга применяйте на практике то, что я вам рассказал в этой главе. Ниже перечислены три конкретные темы, над которыми вам стоит поразмышлять, когда будете учиться работать эффективнее.
• Приносит ли вам пользу принцип «Всегда будь готов»?
• Есть ли у вас успехи по тем важным направлениям и целям, которые вы перед собой поставили?
• Что вы должны изменить, чтобы повысить свою продуктивность, выполнять больше важных задач на протяжении дня и увеличить количество времени, энергии и внимания, остающихся у вас после трудового дня?
Три фактора, влияющие на продуктивность
Теперь вы готовы трудиться продуктивно и с умом и выполнять больше той замечательной работы, которой занимаетесь. Тем не менее, даже если у вас намечен план действий на сегодня или следующую неделю, иногда вы отклоняетесь от графика и не можете полностью реализовать его. В этом разделе я описываю три фактора, оказывающие положительное или отрицательное влияние на эффективность вашей работы. Читая его, думайте об их воздействии на то, на чем фокусируетесь и чем ежедневно занимаетесь на протяжении 96 отрезков времени по 15 минут.
Нам свойственна склонность делать то, что мы всегда делали, обычным образом и в привычной последовательности. Мы стремимся к «норме» и любим устоявшийся порядок вещей.
Вот простой пример испытать гомеостаз на собственном опыте. Положите эту книгу на стол и скрестите руки на груди. Посмотрите, какая рука лежит сверху – мы будем называть ее внешней рукой. Итак, для вас это норма, не так ли? Я имею в виду, что, если вам приходится кого-то ждать или вы откидываетесь на спинку кресла и начинаете над чем-то размышлять, вы скрещиваете руки на груди, причем именно так, как привыкли это делать.
Теперь, узнав, что для вас является нормой, давайте проведем небольшой эксперимент. Вытяните руки перед собой, а затем скрестите их на груди, но в этот раз так, чтобы сверху оказалась другая рука. Вам это кажется совершенно неестественным, не так ли? Большинство участников моих семинаров говорят в этом случае: «Это ненормально».
Для обозначения нормы существует еще один термин – «гомеостаз», который определяется так: «Склонность системы к сохранению относительно устойчивого равновесия между ее независимыми элементами». Как я уже говорил выше, на протяжении рабочего дня мы склонны делать то, что обычно делаем.
Предположим, вы перешли на другую работу и теперь вам приходится тратить больше времени на поездку в офис и обратно. Поначалу это создает вам определенные трудности; вам кажется, что вы впустую теряете время, которое уходит на дорогу. Тем не менее вы постепенно привыкаете к новому порядку вещей, и вскоре то, что теперь вы дольше добираетесь на работу и обратно, уже кажется вам новой нормой.
Точно так же если вы давно работаете со своими коллегами, то, вероятно, считаете, что знаете, чего от них можно ожидать (по крайней мере, в большинстве случаев!). Когда у вас появляется свободный отрезок времени (например, отменили какую-то встречу), вы заполняете его другой встречей или упорядочиваете рабочее пространство, или быстро перекусываете (и все это очень важно). А когда чувствуете себя слишком перегруженным работой, вы тоже склонны делать то, что делали всегда для поддержания равновесия: отменяете встречу, выходите из офиса, чтобы прогуляться, поручаете часть работы кому-то другому, приходите в офис пораньше или засиживаетесь допоздна.
Подумайте о том, что вы сделали за то время, пока читали главу 2.
Проанализируйте, чем обычно каждый день занимаетесь. Что вы делаете в первую очередь, когда приходите в офис? Загружаете компьютерную программу? Обсуждаете что-то с одним из подчиненных? Анализируете или ищете какую-то важную информацию, поскольку она понадобится вам в течение дня?
Мой друг и наставник Маршалл Голдсмит написал книгу под названием What Got You Here, Won’t Get You There: How Successful People Become Even More Successful («Что привело вас сюда, не приведет вас туда. Как успешные люди становятся еще успешнее»), которое говорит само за себя. Если вы будете оставаться в состоянии гомеостаза и чувствовать себя в нем вполне комфортно, вы так и не рискнете внести в свою жизнь те улучшения, которые позволят сделать лучшее еще лучше.
От того, в каких условиях вы работаете, зависит то, что вы делаете.
Прочитайте это предложение еще раз, а затем проанализируйте вчерашний или любой другой недавний рабочий день. Где вы были? Что сделали? Что облегчало или затрудняло выполнение задач из вашего списка текущих дел?
Когда я размышляю о контексте, я думаю об атмосфере, в которой работаю, а также о том, что мне нужно для наиболее эффективного выполнения задач и управления временем. Возьмем в качестве примера день, который я посвящаю коучингу. Поднимаюсь я, как правило, в 4:30 утра, выпиваю стакан воды и отправляюсь в тренажерный зал, в каком бы отеле ни остановился. Во время тренировки я смотрю одну из презентаций на сайте TED.com, выпиваю еще немного воды и представляю себе соревнования, в которых буду участвовать (это очень стимулирует, поверьте). К 6:30 я уже заканчиваю тренировку, принимаю душ, одеваюсь и иду завтракать.
Во время завтрака я обычно начинаю погружаться в игру под названием «работа»: делаю несколько заметок в ежедневнике, составляю вопросы, рисую диаграммы и привожу в порядок приходящие в голову мысли. Это позволяет мне понять, о чем я думаю.
В дни, когда я провожу сеансы коучинга (а такие дни крайне редко похожи друг на друга), я помогаю клиентам составить профили управления временем и обсуждаю с ними их приоритетные задачи, проекты и методы организации рабочего процесса – другими словами, то, как они выполняют свою работу.
Во время сеанса коучинга я тщательно изучаю, насколько комфортно каждому моему клиенту работается в окружающей его среде, применяя доступные системы и инструменты. Вот несколько важных вопросов, которые необходимо задать себе в процессе анализа вашей рабочей среды:
1. Куда «это» подевалось? Если вы тратите время на поиск чего бы то ни было (печатных бланков, электронных файлов, писем и т. д.), значит, вам пора обновить или привести в порядок окружающее вас пространство. Хотя это и кажется элементарным, но, когда вы ищете пропавшие предметы, вы теряете нечто большее. Вы разбрасываетесь энергией и вниманием, расходуя их на столь бесполезные действия.
Подумайте об этом с такой точки зрения: уделив всего 30 минут в неделю (возможно, 2 раза по 15 минут) тому, чтобы упорядочить, вернуть на место, использовать повторно или выбросить те предметы, которые окружают вас на рабочем столе, вы сэкономите в 2–3 раза больше времени на следующей неделе. Сократите количество времени, которое тратите на поиски предметов, находящихся «где-то тут», предусмотрев в своем графике определенное время для организации рабочего пространства.
