А я предлагаю вам поступать так каждую неделю. И организовать себя до такой степени, чтобы при малейшей задержке начала совещания вы могли разобрать корзину для входящих документов или просмотреть почту с пометкой «для сведения». Чтобы в ожидании готовности вашей супруги к выходу из дома (когда она будет совсем готова) вы могли позвонить по делам. Я знаю, что на планете мало людей, постоянно помнящих о ценности времени и о том, что нужно максимально эффективно использовать «окна» такого рода. Если раньше вы не использовали это время, я спрошу вас: почему?
Все интеллектуальные достижения вызваны ленью.
Сэмюель Джонсон
Лишь акт прощения отворяет единственно возможные врата для творческих помыслов о грядущем.
Отец Десмонд Уилсон
Вспомните, когда в последний раз вы исправляли и дополняли список ваших проектов (то есть тех дел, которые требуют более одного действия для завершения)? Чем дольше вы этого не делаете, тем сильнее провоцируете ненужный стресс.
Носите ли вы постоянно с собой что-то, с помощью чего можно фиксировать идеи? Если нет, то заведите. Все равно, на чём или чем записывать неожиданные мысли. Но вам обязательно нужно то, что всегда будет при вас – на пляже, в спортклубе, на рабочем месте, за ужином, – в вашем бумажнике или сумочке. Чем старше, мудрее и опытнее вы становитесь в личном и профессиональном плане, тем чаще лучшие идеи будут посещать вас в самый неожиданный момент.
Вы наверняка понимаете, что лучше фиксировать мысли, которые имеют потенциальную ценность для вашего будущего и создают потенциальные обязательства перед собой и другими людьми. Но необходимо научиться записывать их сразу, как только они приходят в голову. Если, читая эту книгу, вы вдруг решите зафиксировать что-то полезное, куда вы это запишете? Пусть это будет записная книжка, каталожная карточка, миниатюрный диктофон – что угодно.
Заведите инструмент для фиксирования идей и сделайте его своим привычным спутником. Выйти куда-то без него должно стать для вас такой же странностью, как пойти по городу босиком. Такая привычка выведет вас на совершенно новый уровень творческого мышления и действий.
Когда вы знаете все, вы словно ночное небо. Иногда его пронзает вспышка молнии. Она гаснет, и вы забываете о ней, и снова не остается ничего, кроме ночного неба. Главное – не удивляться внезапной грозе. Ведь при свете молнии можно разглядеть удивительные картины. Когда мы пусты, мы всегда готовы к ней.
Сунрю Судзуки
– В каких областях вам необходимо завершить начатое?
– Есть ли среди ваших дел то, что еще не сделано, и вы не знаете, как поступить дальше?
– Какие долги вы могли бы «простить» себе сегодня?
2. Не переживают о несделанном, когда знают, что именно не сделано
Не выполняя договоренности с самим собой, испытываешь стресс. Вы можете избавиться от него, только выполнив эти договоренности, отменив их либо проведя новые «переговоры». Но нельзя изменить то, о чем вы забыли. Поскольку для психической «карты памяти» понятий прошлого и будущего не существует, однажды «записанные» на нее дела постоянно давят на вас. Чтобы ослабить этот прессинг, нужно научиться осознавать и контролировать их.
Как-то я пережил очередную Ослепляющую Вспышку Осознания Очевидного: у многих людей появилась аллергия к «организованности», потому что они постоянно терпят неудачи, пытаясь использовать списки дел. Эти списки неэффективны, поскольку представляют собой попытку сжать очень разные дискретные действия в одно событие. А когда упрощаешь что-то слишком сильно, все начинает казаться еще более сложным. Да, никому из нас не нравится то состояние, когда на тебя наваливаются все проблемы мира, а потому мы, конечно же, ощущаем определенное облегчение, составив список дел. Но в качестве долговременной стратегии такие пожарные меры не работают.
Прочищайте мозг. Это полезнее, чем очищать желудок.
Мишель Монтень
Обычно, пытаясь составить список дел, люди смешивают все пять фаз, определяющих понятие «потока работ»: сбор, обработку, организацию, ревизию и исполнение. Они одновременно пытаются извлечь данные из головы, осознать их значение, расположить в определенном логическом или ином обоснованном порядке, немедленно сопоставить, оценить и сравнить друг с другом, а затем выбрать для выполнения «наиболее важное». Поступая так, люди обычно вознаграждаются краткосрочным чувством ложного облегчения, но по-прежнему остаются уязвимыми перед тем, что не замечено, не обработано, не изучено и недооценено.
За многие годы исследований я пришел к выводу, что каждым этапом управления потоками работ лучше заниматься отдельно. Вначале вам нужно собрать все, что вы держите в голове, вне зависимости от того, крупные это дела или мелкие. Затем оценить каждую «единицу запасов», спросив себя, выполнимо ли это. Если да, то задаться вопросами: каков будет результат? какое действие должно стать следующим? Затем нужно рассортировать все, что у вас получилось, по соответствующим подходящим категориям. На этом этапе вы можете тщательно обдумать все варианты действий и сделать правильный выбор, опираясь на конкретные критерии (времени, энергии, контекста, приоритетов и так далее).
Управлять собой просто, главное – не упрощать.
Все следует упрощать до тех пор, пока это возможно, но не более того.
Альберт Эйнштейн
Найдите пять минут, возьмите ручку или карандаш и выплесните на бумагу все, что возникнет у вас в голове. Ничего не анализируйте и не структурируйте. Позднее вы поймете, что значит каждый пункт, если он вообще что-нибудь значит. Пока просто «выгружайте данные». Позвольте себе обрести определенную свободу и перестать заниматься несколькими делами одновременно. Подойдите к делу творчески, помечтайте, но главное – запишите все, не чувствуя при этом обязательств выполнить это в полном объеме на самом деле! А когда будете готовы перейти к реализации задуманного, вернитесь к пунктам списка, определите их значимость и решите, что можете сделать по каждому из них. Позднее это даст возможность исходя из имеющихся вариантов выбора принять тактические решения относительно наиболее адекватных шагов в каждой конкретной ситуации. Ведь любой подобный этап – это большой труд, требующий уникальных подходов и затрат энергии. Не путайте их.
– Когда вы в последний раз «выгружали данные» из собственной головы?
– Есть ли у вас списки дел, в которые вам не хочется заглядывать?
– Как бы вы себя чувствовали, если бы освободились от необходимости беспокоиться о несделанном?
3. Оценивайте свои возможности исходя из имеющихся обязательств
Вы не знаете, сколько у вас текущих задач? Значит, вы не сможете понять, что именно не успеете сделать. А ваша порядочность будет провоцировать возникновение все новых и новых обязательств. Если же вы осознанно отслеживаете все свои задачи, то более адекватно сможете оценивать собственные возможности, и та же порядочность заставит вас в некоторых случаях ответить «нет» очередному обязательству. Сравните это с ситуацией, когда необходимо срочно ознакомиться с материалами, находящимися в разных местах. Обычно это сделать нелегко. Но разместите данные материалы в одном месте – и, возможно, вам понадобится всего пара минут на их изучение.
Когда середина – это грань
В моем мире обучения людей «боевому искусству» работы доминирует один вечный вопрос: как достичь идеального соотношения свободы и системы? На каком этапе организованность становится заорганизованностью, контроль слишком контролирует, а конструкция недостаточно конструктивна? С другой стороны, важно ощутить, в какой момент расслабленность превращается в слабость, несвязанность сроками изнуряет, а беззаботность перерастает в беспечность?
Воистину счастлив человек, который сознает себя и поддерживает правильный баланс между тем, что он может приобрести, и тем, что он может использовать.
Петер Мере Латам
Мы привыкли думать, что наличие границ сдерживает, – «не давите на меня». А еще нас учили: чтобы добиться желаемого, нужно приложить усилия и нажать посильнее. Тогда получишь вожделенный результат – «выжмем из него все соки». И какой же подход лучше?
Это вовсе не чисто теоретическая, философская дискуссия.
Представьте, что вы ежедневно получаете четыреста писем по электронной почте и еще сотню сообщений – на автоответчик. Параллельно с этим пятьдесят раз в течение дня вас неожиданно отрывают от работы. Согласитесь, в такой ситуации поневоле задумаешься о проблемах свободы и контроля. Помешанных на свободе эти «вводные» беспокоят и пугают – они с удовольствием просто игнорировали бы все подобные задачи (кроме забавной, легкой, интересной или «горячей» информации). Помешанные на контроле устанавливают собственные правила и процедуры, создают директории, вложенные в директории, вложенные в другие директории, для обработки и хранения каждой детали, ограничивая свою жизнь из боязни «сузить фокус» и упустить какую-то из них.
