– В том, что эти вопросы людям кажутся важными. Это как звонящий телефон: нечто, требующее от вас немедленных действий и в то же время понятное и близкое – вот оно, только руку протяни. Создается впечатление важности задачи. Люди попадают в плен срочных вопросов, а главное отходит на второй план. Одна из причин обычно заключается в том, что не все люди одинаково понимают суть второго навыка – с самого начала иметь четкое представление о конечной цели. Поэтому важность того или иного действия они воспринимают по-разному.
– А какие конкретно виды деятельности третьего квадранта препятствуют эффективному управлению?
– Разного рода совещания. Их слишком много, они плохо подготовлены, затянуты, начинаются не вовремя. Участники убивают время, обмениваясь байками. Большинству безразличен исход, так как они ничего не сделали для того, чтобы понять, зачем они здесь, и настроиться на последовательное исполнение соглашений, достигнутых в ходе совещания. По моему глубокому убеждению, в большинстве своем все эти совещания можно проводить вдвое быстрее, а некоторые вовсе не проводить.
И еще одна опасная штука – электронная почта, которая проникла уже буквально во все сферы нашей жизни. Пришло письмо, вот оно, и вам кажется, будто им срочно надо заняться. На это и уходят все свежие силы и фантазия. Обычно люди сразу же берутся за письма, ведь это дело, которое висит на вас, ждет вашей реакции. При этом мы как раз находимся на пике активности и творческих возможностей, и тут-то надо бы заняться важными делами из второго квадранта, а не ответами на письма.
– Поделитесь, пожалуйста, приемами, позволяющими выбраться из ловушек первого и третьего квадрантов и сосредоточиться на втором квадранте.
– Нужны инструменты планирования. Не всегда можно полагаться на интуицию, и не думайте, что в любой момент сумеете с ходу придумать правильное решение. Записывайте, планируйте – это наилучший способ построить мостик от бессознательного к сознательному.
– Почему для менеджера важно составлять план дел на неделю?
– Недельный интервал соответствует естественному ритму жизни. Все мы играем различные роли в личной, семейной, общественной и трудовой жизни. И обычно человек прикидывает, что он хочет сделать на неделе в каждой из этих сфер. Поэтому подготовка рабочих планов на неделю помогает сбалансировать деятельность по каждой из ролей и расставить приоритеты.
– Вы говорили, что эффективный менеджер помогает прояснить ожидания и после этого предоставляет подчиненным возможность самим организовывать свою работу. Как это отражается на сотрудниках?
– В таких обстоятельствах им приходится проявлять инициативу и находчивость. Это не всегда легко. Многие просто неспособны на самоорганизацию, они привыкли, чтобы ими управляли. Но я не согласен с таким положением вещей. На мой взгляд, в этом случае попусту тратится масса сил, времени и таланта. Не забывайте: на самом деле вы людьми не управляете. Они сами управляют собой, руководствуясь критериями, которые вы выработали вместе. И в этом случае ваша роль – направлять, расчищать дорогу и всячески помогать на этом пути. Вы становитесь лидером-помощником.
– Кто самый эффективный из известных вам менеджеров?
– Наверное, это один из моих бывших руководителей, который буквально стал для меня лидером-помощником. Всякий раз при встрече он интересовался, чем может быть мне полезен, на что ему стоит обратить внимание. Меня это поражало. До этого визит начальства я воспринимал как акт контроля, а не как искреннее желание помочь в достижении по-настоящему важных целей. И знаете, что получилось в итоге? В конце концов я перестал обращать внимание на то, что он мой начальник, а стал думать, какой вклад от меня требуется. И это стало одним из самых важных уроков, которые я когда-либо получил.
– Вы утверждаете, что эмпатическое слушание – важнейший навык для менеджера. Можете привести пример человека, мастерски овладевшего этим навыком?
– Как-то раз меня пригласил к себе один из руководителей, чтобы узнать мои рекомендации насчет кандидатур на пост следующего президента университета. Я был хорошо подготовлен к этой встрече, так как сам и преподавал, и работал в администрации данного университета. Когда я пришел, руководитель встал из-за стола и сел рядом со мной. Свои мысли я изложил в письменном виде и сделал экземпляр и для него. Так мы и сидели рядом – бок о бок, – рассматривая мои тезисы. Я не торопился и минут тридцать подробно и основательно объяснял свою точку зрения. А он просто сидел и слушал. И я буквально ощущал, как он проникает в суть моих слов – не соглашается и не возражает, а просто старается понять. Через полчаса он встал, посмотрел мне прямо в глаза и сказал: «Хочу, чтобы вы знали: я очень уважаю вас и ценю ваше мнение». На этом встреча подошла к концу. Но он завоевал мое расположение на всю оставшуюся жизнь. Было абсолютно не важно, согласится он со мной или нет. Главное, что я что-то значил для него, что он меня уважал, ценил, слушал и сопереживал мне.
– Многие менеджеры не любят использовать обратную связь со своими подчиненными. Им не хочется вставать на позицию судей и вступать в конфронтацию с людьми.
– Я считаю обратную связь совершенно естественным и простым процессом человеческого общения. Думаю, что при неправильном подходе и отсутствии согласованности в критериях, конечно, бывает и неловко, и трудно. И кажется, будто это негуманно, будто вы ставите человека в неудобное положение и рискуете испортить или разрушить отношения. Главное – наличие единого набора критериев и соглашения в духе «Выиграл/Выиграл». Оговорите, что вы будете высказывать свою реакцию, что вы вместе будете анализировать результаты, что информация о них будет доступна вам обоим в равной мере и вы станете использовать ее для непрерывного совершенствования работы.
– Вы учите, что синергия – главный ключ к эффективности в управлении. И в то же время у менеджеров о ней самое слабое представление.
– По моему мнению, когда мы говорим о навыках, эффект синергии люди понимают хуже всего. Они не представляют себе, каким запасом творчества обладают и как сплачивает команду сознание, что она буквально сотворила нечто новое, чего никто и ожидать не мог. Не знаю, что способно объединить людей сильнее и заставить их относиться друг к другу лучше, чем совместный опыт достижения синергии.
Самое вредное для синергии – когда люди стремятся прийти к некоему консенсусу, но проявляют нетерпение, беспокойство… И в результате появляется вынужденное соглашение, компромисс, когда никто не настроен выполнять достигнутые решения, а реализовать их будут как попало. Люди интуитивно это чувствуют.
