– презентации;
– доклады;
– тезисы докладов;
– сообщения;
– мультимедиа;
– видеопросмотры;
– показ диапозитивов и т. п.
Если основная деятельность экспонента – консультации, то приоритетным направлением являются индивидуальные беседы и переговоры. В этом случае каждый посетитель-специалист в основном посещает выставку для проведения переговоров и индивидуальных консультаций. Приоритет в этом случае с точки зрения площадей предоставляется местам для проведения переговоров.
В случае когда имеется комбинация всех трех зон, целесообразно так функционально распределить площади, чтобы они были хорошо определяемы. Эти зоны (презентационная площадь, место для переговоров и подсобные помещения) должны быть хорошо узнаваемы как с рекламной точки зрения, так и с пространственной. Соотношения выставочных площадей в этом случае должны быть примерно равны между собой.
С технической и эстетической точек зрения выставочный стенд должен быть безупречен. Он должен соответствовать определенным стандартам, которые сами изменяются во времени. Стенд должен быть приятен зрению, слуху, а иногда, что характерно для некоторых специализированных выставок, и обонянию.
Накопленный опыт – как российский, так и зарубежный – позволяет сделать определенные выводы в отношении оформления стендов. Ваш стенд, как рекомендуют зарубежные и отечественные специалисты, должен:
– производить благоприятное, но не показное впечатление;
– казаться скромным, но не убогим и скупым;
– выглядеть заманчивым, но не навязчивым;
– казаться довольно строгим, но не отталкивающим;
– в определенные моменты становиться шоу, но не балаганом.
Умение чувствовать эту тонкую грань, как правило, приходит со временем и с практическим опытом или благодаря консультациям ведущих специалистов.
Как мы уже говорили, при подаче заявки на участие в выставке зарезервируйте несколько наиболее выгодных мест расположения вашего стенда.
Согласуйте с организаторами выставки дату, когда вы сообщите о своем окончательном решении выбора месторасположения стенда.
Это решение целесообразно принять после дополнительного анализа с учетом того, кто будет вашими соседями справа, слева, кто расположится напротив вас и по диагоналям. Кроме того, очень важно знать, где предполагают разместить свои стенды ваши конкуренты, посредники, поставщики и покупатели, если они будут принимать участие в работе выставки.
Если в силу различных обстоятельств вам досталось неудачное месторасположение стенда, то возможны некоторые варианты повышения эффективности вашей деятельности на выставке.
Для этого можно воспользоваться следующими практическими рекомендациями:
– значительно увеличить количество сотрудников первого эшелона;
– более тщательно провести подготовку персонала первого эшелона;
– провести презентацию, семинар, конференцию, круглый стол;
– провести лотерею, конкурс, смотр возле стенда или недалеко от него;
– разместить различные показатели о месте нахождения вашего стенда.
Как направить поток посетителей к стенду
Начинать привлекать посетителей к вашему стенду необходимо на самых ранних этапах, когда сформулированы цели участия в выставке и отобрана целевая группа.
На практике используются следующие способы, позволяющие повысить посещаемость стенда:
– заблаговременно рассылаются персональные приглашения реальным и потенциальным партнерам, сотрудникам СМИ, представителям городской, областной и республиканской администрации;
– общественность оповещается о вашем участии в выставке, о номере вашего стенда и месте его расположения в конкретном павильоне;
– осуществляется прямая почтовая рассылка потенциальным партнерам;
– проводится телемаркетинг (приглашения по телефону) или вежливое, тактичное напоминание о предстоящей выставке;
– проводится рекламная кампания по формированию или поддержанию имиджа фирмы;
– даются рекламные объявления в СМИ, транспорте.
Проведенные зарубежные исследования показали, что посещаемость стенда может увеличиться на треть при правильном проведении предвыставочной рекламной кампании.
Секрет успеха!
Я часто использовал следующий прием: публикация проблемной статьи в газете или журнале. Например, во время работы строительной выставки, для привлечения клиентов к своему стенду, где размещалось обогревательное оборудование и элементы, я поместил в газете статью «Теплый пол, теплые ноги, а холодный пол…?».
Методы подбора и подготовки персонала
Профессиональная работа на выставке требует большого напряжения, длительных эмоциональных нагрузок, умения противостоять стрессам, поэтому на вопросы подбора персонала и формирования слаженной команды целесообразно обратить серьезное внимание. Прежде всего подберите руководителя стенда, а затем и членов его будущей команды.
Правильный отбор персонала для работы на выставке позволит избежать многих негативных последствий. Часто при выборе претендентов ответственные за это направление проявляют склонность останавливаться на ком-то преимущественно с учетом личной симпатии. При этом могут высказываться достаточно сильные эмоциональные оценки. Как показывает опыт, этого по возможности следует избегать. Необходимо обеспечить отбор сотрудников на основе объективных решений. Конечно, влияние эмоций не должно и не может исключаться полностью.
Чтобы сделать выбор профессионально и объективно, необходимо обратить внимание на следующие моменты:
– процесс отбора персонала нужно структурировать;
– выбор руководителя стенда должен производиться как минимум двумя лицами (например, руководителями службы маркетинга и начальником отдела кадров);
– руководители, осуществляющие отбор, должны иметь специальные знания, обладать определенной квалификацией и быть компетентными для оценки персонала;
– выбор остальных сотрудников должен производиться тоже двумя и более лицами (например, руководителем стенда и руководителями службы маркетинга или начальником отдела кадров);
– основой для объективной оценки каждого претендента является заданный перечень требований, соответствующих определенной области профессиональных знаний, и установленный перечень качеств претендента;
– итоговая оценка претендента должна формироваться по решающим критериям и основываться на возможно более обширной информации;
– качества сотрудника, который будет работать на выставке, должны проверяться не только путем письменного анкетирования и интервью, но и путем изучения его поведения при проведении переговоров и участия в командной работе.
