Для начала работы важно подписать с туроператором договор. Стоит признать, что туроператоры далеко не всегда четко организовывают свою работу. Поэтому мы рекомендуем следующий порядок работы с туроператорами:
1) скачать договор с сайта туроператора;
2) заполнить его своими данными;
3) отправить по бумажной почте оба экземпляра туроператору (либо отправить курьером);
4) продублировать его по факсу;
5) после этого позвонить и проверить, получили ли в компании туроператора ваш договор (причем не просто проверить, получили – не получили, но и записать фамилию и имя человека, который подтвердил, что договор до них дошел);
6) в идеале – начинать работать с туроператором только после получения вашей копии договора, подписанного туроператором.
Бывает так, что операторы теряют договоры и возникает много проблем. Поэтому даже отправление факсовой копии туроператору может быть уже основанием того, чтобы начать с ним работу, т. е. вам не нужно будет ждать, пока договор дойдет по бумажной почте.
Естественно, ваша забота – регулярно следить за сроком действия договора и своевременно его продлять. Большинство туроператоров договора обновляют либо один раз в год, весной во время весенней выставки, либо два раза в год, во время весенней и осенней выставок. Получается, что договор может действовать либо год, либо отдельно на летний и на зимний сезон. Как правило, проще всего распечатать эти договоры перед выставкой (например, «MITT», которая проходит в марте, или «Отдых», которая проходит в сентябре) и приехать с двумя заполненными экземплярами договоров на выставку. Пройдясь по стендам туроператоров, вы сможете за один день подписать сразу много договоров и сразу все эти вопросы урегулировать.
При подписании договоров с туроператорами следует внимательно просмотреть их условия:
• агентский договор у оператора или договор купли-продажи . Агентству выгоден именно агентский вариант договора, так как в этом случае выручкой, с которой платятся налоги, является разница между суммой, уплаченной туристом, и суммой, оплаченной оператору;
• размер комиссионного вознаграждения ;
• условия оплаты (сроки оплаты, дополнительные проценты комиссии за раннее бронирование и онлайн-бронирование, курс оплаты, дополнительные сборы и т. д.). Большим плюсом является наличие представителя оператора в вашем городе для оплаты наличными;
• документы подтверждения оплаты и порядок их предоставления агентству (акты, путевки, чеки ККМ и т. д.);
• размеры возможных штрафных санкций (за внесение изменений в документы, аннулирование брони и т. д.).
Очень важно, чтобы туроператор предоставил вам доступ к своему онлайн-бронированию. Сейчас такой доступ есть практически у всех туроператоров, по крайней мере крупных. И вам обязательно нужно зарегистрироваться в этом онлайн-кабинете, чтобы получить пароль и не тратя времени на факсы, на звонки, сразу же в онлайн-кабинете бронировать туры, проверять статус заявки, распечатывать нужные документы. Вы сэкономите много времени, много сил. Ведь если вы звоните туроператору, то далеко не всегда та информация, которую вы получаете в устной форме, является истинной и подтверждается. Если вы какую-то информацию получаете по телефону, обязательно нужно всегда фиксировать – кто вам это сказал, чтобы потом можно было найти какие-то концы. В случае негативного развития событий сотрудники операторов часто отказываются от устных заявлений, будьте внимательны! Хорошо, если у вас ведется запись разговоров, – будет проще доказать свою правоту.
Еще раз напомним, что если вы только начинаете работу, если вы не участник какой-то крупной сети, то, скорее всего, вам будет не так просто пробиваться через какие-то вопросы, ситуации. Если вы член сети, то, как правило, вам помогают в плане получения доступа в онлайн-кабинет и в плане подписания договоров. И естественно, у вас будет более высокая комиссия. Вот почему выгодно быть членом какой-то сети. Операторы такие агентства ценят гораздо больше, поэтому мы вам рекомендуем на начальном этапе вашей деятельности не держаться за свою самостоятельность, а задуматься о том, чтобы работать под какой-то другой торговой маркой, – и операторы будут относиться к вам более серьезно.
Также важно выяснить у туроператоров необходимые в работе моменты:
• Условия по порядку отправки, решению вопросов по оформлению и получению документов для туров в визовые страны . Важно заранее выяснить условия и сроки оформления документов по различным странам визового режима. Также нужно узнать о возможностях отправки документов через курьера (для случаев имеющихся представительств в вашем городе) или экспресс-почтой для учета этих расходов в стоимости путевки.
• Условия выдачи документов туристам . Идеальным вариантом является наличие представителя оператора в вашем городе для самостоятельного получения вами документов от него и передачи их туристам у вас в офисе.
• Получение каталогов и информационных материалов . Это также рекомендуется делать во время ежегодных туристических выставок, проводимых в Москве перед началом «высокого» сезона. Лучше иметь все материалы в двух экземплярах.
• Регулярная подготовка актов выполненных работ для операторов (для ведения бухгалтерского учета).
• Организация участия менеджеров в рекламных (информационных) турах и обучающих семинарах оператора . Предоставление оператором рекламных туров и обучающих семинаров, как правило, проводимых перед началом «высокого» сезона, является важным преимуществом, которое необходимо использовать для повышения квалификации менеджеров.
• Текущая работа менеджеров агентства с менеджерами операторов . Нужно обратить внимание на режим работы офиса оператора (часы работы в будни, выходные и праздничные дни) и возможности оперативного решения возможных вопросов по телефону, ICQ, e-mail, Skype.
• Список «флагманских» отелей туроператора (если такие есть) – отелей, по которым у оператора есть эксклюзивные условия бронирования (лучшие цены, гарантированные квоты мест и т. д.).
Критически важно при работе с операторами:
(Скопируйте таблицу из бонусов к данной книге на сайте www.turdelo.ru/book_bonus и повесьте в офисе на видном месте – несоблюдение этих моментов ведет к самым дорогим ошибкам!)
• НЕ бронировать туры без получения предоплаты от клиентов, так как аннулирование и/или внесение изменений ведет к штрафам.
• Заполнять заявки на бронирование строго по правилам туроператора с указанием ВСЕХ обязательных данных.
