Дневник, или тайм-лог, содержит несколько колонок.
1. «Начало» – во сколько действие было начато.
2. «Продолжительность» – как долго действие происходило.
3. «Описание» – описание действия.
4. «Категория» – чем именно человек занимался.
В «описании» вы можете писать все, что угодно (например, «подковывал блох»), а в категории надо указывать тип работы: с клиентами, лидген, маркетинг и т. д.
Основные категории – это, как правило, организация (оргвопросы), финансы, развитие бизнеса, продажи, выполнение каких-то работ и т. п.
Когда все заполните и введете данные, рассчитайте, сколько времени вы тратите на каждую категорию в процентном соотношении и в среднем (в день и неделю).
Это очень важно, иначе вам будет очень сложно управлять своим бизнесом.
Если вы никогда этого не делали или делали давно, вдруг может выясниться, что ваши представления о бизнесе и реальная ситуация не совпадают.
Обычно результаты в бизнесе – это следствие наших действий. Не то, что мы думаем, а то, над чем активно работаем. А как правило, мы думаем про одно, а делаем часто другое. Выявить эти несоответствия и поможет дневник (тайм-лог).
Потом заполните еще две анкеты. Первая – для учета и контроля ежедневных приоритетов. Когда вы начнете разбивать дела на приоритетные и второстепенные и встраивать их в расписание, все станет получаться гораздо быстрее. Ведь вы будете выделять специальные блоки времени.
Детально мы все объясняем на тренинге «Самодисциплина», поэтому здесь на подробностях останавливаться не будем.
Следующая анкета нацелена на изучение «пожирателей времени» – тех действий и событий, которые забирают максимум вашего времени, не давая ничего взамен.
После анализа этой таблицы вы поймете, на что в действительности тратите свое время, кто и что его «пожирает», и решите, что делать с полученным знанием.
Ежедневный учет времени
Имя: _______________________ Период:________
Итого: _______________
Итоги учета времени
Имя: _______________________ Период:________
Ежедневные приоритеты
Имя: _______________________ Период:________
Пожиратели времени
Имя: _______________________ Период:________
Выявление и решение ключевых проблем вашего бизнеса
Пожалуйста, возьмите лист бумаги и ручку Сейчас мы пройдем относительно простой тест, который поможет разобраться в ваших проблемах или хотя бы в одной – самой крупной.
Возможно, вы увидите нестандартные способы ее решения или предотвращения в будущем.
Выберите проблему, которая больше всего вас беспокоит на сегодняшний день.
Кратко опишите вашу проблему
Опишите проблему своими словами.
Она может быть какой угодно: финансовой, с продажами, управлением, налоговой или в отношениях с каким-то человеком ит. д.
Поскольку мы работаем над трансформацией бизнеса, лучше остановиться на решении бизнес-проблем. Однако этот алгоритм можно использовать для любой сферы, даже личной.
Нам нужен ответ на вопрос: в чем главная причина проблемы? Все они по определению делятся на три категории.
♦ Категория № 1. Системная
Проблема заключается в отсутствии системы или в ее несовершенстве.
♦ Категория № 2. Внутренняя
Я сам являюсь главной причиной проблемы, это происходит из-за меня, потому что я что-то делаю или чего-то не делаю.
♦ Категория № 3. Внешняя
Кто-то другой или что-то другое является основной причиной данной проблемы.
Запишите тип своей проблемы, чтобы понимать, с чем вы столкнулись. Возможно, у вас две категории проблемы, тогда одна из них будет главной. От понимания истоков проблемы зависит порядок дальнейших действий.
Если причина внутренняя или внешняя, опишите проблему еще раз так, чтобы она стала системной.
Системная проблема заключается в отсутствии систем, дающих нужный результат. Обычно проблема является результатом отсутствия системы, которая должна была предотвратить сложную ситуацию или дать другой результат.
Что нужно сделать для того, чтобы переписать проблему как системную?
1. Деперсонализировать проблему.
Проблема больше не относится лично к вам, а заключается в отсутствии систем предотвращения проблемной ситуации.
2. Сфокусироваться на нужном вам результате.
Если нужный результат – определенный уровень продаж, а ваш отдел продаж никак не может его достичь, значит, пока у вас нет системы, которая гарантировала бы постоянный обьем продаж на требуемом уровне.
Это не финальный вариант, а скорее поворотная точка. Поэтому пусть все будет криво, косо и даже неправильно. Сейчас важно просто переписать проблему в системном ключе.
В дальнейшем мы ответим на серию вопросов, и это поможет вам до щелчка повернуть свой ответ и подведет к правильному решению.
Условия возникновения проблемы
Определите условия, в которых проявляется проблема.
♦ Как, где, когда и при каких условиях проблема проявляется?
Приведите несколько примеров. Даже если ваша проблема проявляется везде. Допустим, такая ситуация возникает каждый третий понедельник каждого месяца, когда я выполняю определенное действие. Или, например, всякий раз, когда я чищу зубы, они у меня болят.
♦ Как именно данная проблема влияет на бизнес?
Какие негативные результаты появляются в нашем бизнесе из-за этой проблемы? Где, каким образом?
♦ Каких результатов я не могу достичь в бизнесе из-за наличия данной проблемы?
Приведите конкретные примеры.
♦ Добавьте к своим ответам примерные цифры, чтобы обсчитать влияние данной проблемы на бизнес.
Это необходимо, чтобы вы не считали абстрактную «упущенную прибыль», а видели влияние проблемы в конкретных цифрах. Скорее всего, у вас не получится подсчитать точно, но представьте хотя бы примерную сумму, чтобы видеть ее порядок.
Переводим решение данной проблемы в системные рамки.
♦ Какая система в состоянии помочь избавиться от ситуаций, приводящих к возникновению данной проблемы?
♦ Какие результаты будет выдавать такая система?
♦ Запишите и продолжите следующее предложение: «Настоящей проблемой в моем бизнесе является отсутствие системы, которая должна…»
