Тут вступает в силу так называемое планирование по возможностям. Я уже подсчитала, что мой первоначальный план займет время, которого нет. Теперь я должна исходить из того, сколько времени есть. Предположим, на книгу у меня есть год, в течение которого я собираюсь тратить на нее в среднем три часа в день. Я довольно хорошо знаю, сколько времени занимает написание текстов: когда наметаны все темы и мысли, мне нужно два-три часа на написание каждой главы и столько же времени на редактирование. Таким образом, я могу подсчитать, сколько из выделенного на книгу времени уйдет на тексты и сколько останется на картинки.
После этого я могу подсчитать оставшееся время и посмотреть, что за это время можно сделать. Например, у меня есть 20 дней по восемь часов. За такое время я могу сделать максимум 20 картинок. Если по тексту их нужно больше, я начинаю думать, что можно нарисовать проще, а потом вычитать из списка сложные иллюстрации, заполняя каждый высвободившийся день пятью более простыми картинками или десятью совсем схематичными «почеркушками». В какой-то момент я дойду до точки, где больше нечего вычитать и уменьшать. Я исчерпала свои возможности, большее количество иллюстраций я не могу себе позволить. Если на этом месте план не сходится, нужно менять что-то в тексте либо сознательно выделять на проект больше времени. В любом случае, таким образом я получаю возможность затолкать проект в определенный отрезок времени либо убедиться в том, что это невозможно.
Теперь нужно не потерять контроль над всем процессом. При выполнении задачи, растянутой на год, невозможно прожить без отклонений от плана, сюрпризов и форс-мажоров. Поэтому на протяжении всего проекта нужно разметить какие-то моменты, к которым должен быть готов определенный объем работы. Например, к маю должны быть готовы все схематические рисунки для глав таких-то, к августу — все сложные картинки, к сентябрю — все коллажи. Если я планирую задачу такого масштаба, я обязательно размечаю эти промежуточные точки прямо в списке. Я ставлю даты, когда это должно быть готово, напротив каждого этапа.
Я встречала коллег, проставляющих даты после каждого кусочка работы, который можно сделать отдельно от других. Их планы пестрят дедлайнами, каждые два-три дня они куда-то опаздывают. Это, с одной стороны, дисциплинирует, с другой — может создать дополнительный стресс. Насколько часто нужно напоминать себе, что работа горит и очередной срок заканчивается, каждый должен определить сам.
Есть и другой сорт сюрпризов: при более близком рассмотрении выясняется, что некоторые части работы невозможно сделать раньше, чем будут выполнены определенные условия.
Например, я планирую проект, пытаюсь записать все простые шаги, ведущие к цели, и вдруг вижу, что для реализации одного из пунктов мне нужен некий документ. Я начинаю выяснять, как получить этот документ, и узнаю, что его выдачи ждут неделю. А для того чтобы его запросить, нужно предъявить десять паспортных фотографий, свежую справку из налоговой инспекции и копии десятка других документов. Такие планы нужно «разматывать с конца», чтобы ничего не забыть. Подобный подход называют обратным планированием.
Предположим, я хочу создать благотворительное общество и представить его в интернете. Конечный результат — сайт, через который осуществляется вся работа общества. Для создания этого сайта нужно разработать дизайн и наполнить страницы содержанием. Часть материалов нужно написать, некоторую информацию нужно создать. Например, участникам проекта нужны собственные адреса электронной почты, чтобы их завести, нужно зарегистрировать домен, на котором будет размещаться проект. При регистрации нужно указать данные владельца проекта. Чтобы указать данные благотворительного общества, нужно это общество организовать. Для этого нужно подать в такую-то организацию следующие бумаги, а их, в свою очередь, получают при регистрации и сдаче чего-то еще. Выясняя все о подробностях процесса, организаторы узнают, что некоторых вещей нужно ждать несколько недель, другие нужно подавать к определенным числам. Так весь проект «размотается», до первого шага, без которого невозможны все последующие. Записав все от конца до начала, можно начинать планировать время — от начала проекта до конца, с учетом всех сроков и тонкостей.
Глава 16
Как проработать 45 минут?
— Сесть и сосредоточенно проработать хотя бы 45 минут — это чудесно, — скажут многие читатели. — Но если я не отвлекусь от работы сам, меня непременно отвлекут другие! Кто же оставит меня в покое на такое длительное время?!
Наиболее занятые люди (те самые, которым надо много успеть) обычно занимают немаловажные посты на работе. К ним каждые пять минут обращаются: лично, по электронной почте или по телефону. И ведь это работа — нужно отвечать, реагировать, делать. Чаще всего — бросив все. Большинство собеседников именно с этих слов начинают разговор: «Бросай все…», «Тебя все ждут…», «Это очень срочно…»
Тем не менее, мне хотелось бы открыть своим читателям одну великую тайну: вещей, связанных с работой, которые не могут подождать от 15 до 45 минут, почти нет.
Вы не замечали, что академический час — это не только идеальный отрезок времени для работы? Если человек опаздывает на деловую встречу по важной причине, его ждут до 45 минут. На столько же можно (хотя и не стоит) опоздать на ужин, три четверти часа прощаются курьеру, сисадмину, техдиректору. Их простят и вам. Особенно с учетом того, что 99 процентов поводов, по которым к вам обращаются на работе, на самом деле срочными не являются вообще. Люди всего лишь обращаются к вам, когда это удобнее всего для них.
А из срочных дел половину называют таковыми только ради того, чтобы исполнитель более или менее серьезно отнесся к заданию. Просто потому, что большинство людей плохо работают, игнорируют половину заданий и слишком долго все откладывают, если их не пугать и не подгонять постоянно.
Я могу привести много примеров. Я очень много раз встречала в аэропортах важных гостей. Перед этим всегда звучало: «Приезжает наш важнейший клиент, посол такой-то!!!» (Либо владелец той самой фирмы или издатель того самого журнала.) Его собирался встречать Вася, но Вася пропал, у Пети случилось то, а у Маши — это, и теперь его должна встречать я, потому что посылать за таким человеком секретаршу неудобно. Либо я должна его встретить, потому что он приезжает всего на час, а нам нужно о многом поговорить, и я могла бы рассказать о проекте в общих чертах уже в машине.
Даже если для доведения собственных дел до конца мне нужно всего лишь 15–20 минут, я бросаю все, лечу в аэропорт и… жду. Даже если мне 40 минут назад истерически кричали в трубку: «Он уже прилетел!!!» Жду, кстати, от 15 до 40 минут. Потому что самолет задержался, паспортный контроль, панику устроили раньше времени или еще что-нибудь такое. Иногда такие клиенты прилетали первым классом и выходили из самолета моментально, им даже приходилось подождать меня. И знаете, никто не умер. Такие люди много путешествуют и всякое видали. Они выходят из самолета, видят, что их не встретили, все понимают и направляются к ближайшему бару. И кстати, они успевают подойти к этому бару, даже если их вовремя встречают и просто увидели не в первую же секунду. И потом все равно приходится дожидаться, когда они допьют уже начатую чашечку кофе.
