Только после этого вы можете приступить к закрытию проекта, т. е. «освободить» команду проекта и разрешить ей начать работу над другим проектом. Однако, скорее всего, не все исполнители перейдут на другой проект – «освобождение» придется делать поэтапно. Кроме того, вам необходимо вернуть заказчику неизрасходованные средства из бюджета проекта.
Если впредь вы не собираетесь заниматься проектами, здесь можно поставить точку. В ином случае имеет смысл проанализировать проект – что у вас получилось хорошо, а что не очень и что можно было бы сделать иначе? Это поможет вам добиться лучших результатов в последующем.
Наконец, если проект оказался успешным, и заказчик доволен полученной программой, стоит устроить вечеринку. В конце концов, надо же отметить результаты!
Введение в завершение проектов
Итак, вы выполнили все как надо, и ваш проект продвигается более чем успешно. Однако выдающийся менеджер проектов отличается от обычного тем, как он завершает проект. Мало получить результаты, нужно представить готовый продукт заказчику и научить его пользоваться им.
Порядок завершения работы зависит от характера проекта и полученных результатов. Существует много факторов, которые нужно учитывать. Большинство из них очевидны, однако есть ряд важных задач, о которых часто забывают:
1. Протестируйте готовый продукт. Все ли работает? Получили ли вы то, что планировали? Не все продукты надо тестировать, но, если речь идет о компьютерной программе, новой телефонной сети, новом приборе и т. д., тестирование совершенно необходимо.
2. Помогите заказчику воспользоваться результатами вашей работы. Некоторые продукты требуют внедрения, а то и специального обучения людей работе с ними. Конечно, если в результате вашего проекта на свет явился отчет, то вряд ли заказчику понадобится какая-то помощь, а вот при создании новой компьютерной системы обучение персонала заказчика совершенно необходимо. Если вы организовывали переезд, нужно пояснить всем планировку нового офиса. Если результатом вашего проекта была разработка новых процедур или изменение структуры бизнес-процессов, придется не только научить людей работать в новых условиях, но и убедить их в том, что эти изменения пойдут им на пользу. Если ваш результат – новая корпоративная политика или комплекс правил, то необходимо объяснить людям не только сами правила, но и рассказать о том, как они повлияют на работу каждого сотрудника. Иными словами, в любом случае вы должны знать, какая помощь требуется конечным пользователям (или вашим заказчикам) после того, как проект завершен.
3. Обеспечьте сервисную поддержку на тот период, когда заказчик осваивает готовый продукт и проверяет его в работе. В некоторых случаях клиентская поддержка нужна и после того, как вы научили заказчика работе с готовым продуктом. Так нередко случается при выполнении сложных проектов. Нужно к тому же учитывать, что проблемы с использованием того или иного продукта часто проявляются не сразу. Например, сбои после внедрения новых компьютерных программ, которые приходится устранять разработчикам; мелкие недочеты при строительстве и т. п.
Задачи, которые вам предстоит решать на этом этапе проекта, зависят от типа проекта и полученного в результате продукта. Поэтому здесь вас ждут главным образом не инструкции, а вопросы. Ответив на них, вы поймете, что вам еще надо сделать. (Более подробно об этом рассказано в Приложении.)
Шаг 5: Завершение проекта
Шаг 5.1. Протестируйте готовый продукт
Заказчик вправе рассчитывать, что готовый продукт будет соответствовать выдвинутым им требованиям. С этой целью перед передачей его заказчику проводят тестирование, конечно же, в соответствии с типом полученного продукта. Новый автомобиль тестируют совершенно иначе, чем компьютерную программу или построенное здание. Однако тестирование необходимо проводить в любом случае, если вы хотите быть уверены, что результаты работы отвечают ожиданиям вашего заказчика.
Хотя характер тестов варьируется, есть ряд общих вопросов, которые обязательно надо решить при тестировании:
• Все ли результаты получены?
• Все ли работает?
• Работает ли готовый продукт так, как надо по плану?
• Соответствует ли качество продукта ожидаемому?
• Оговорил ли заказчик критерии или процесс приемки работ; отвечает ли готовый продукт этим критериям?
Если вернуться к нашему примеру с переездом в новый офис, то в этом случае в рамках тестирования вам нужно проверить:
• установлены ли все столы, стулья, компьютеры и телефоны;
• установлен ли каждый комплект оборудования так, чтобы сотруднику было удобно работать;
• соответствует ли гигиеническим нормам освещение рабочих мест и насколько удобен доступ к розеткам;
• работает ли каждый из компьютеров и все ли программы установлены;
• работают ли телефоны и легко ли соединиться с нужным вам номером.
Более подробная информация о тестировании дана в Приложении.
Шаг 5.2. Передайте продукт на эксплуатацию
Удостоверившись в функциональности продукта, вы должны передать его на эксплуатацию. В одних случаях можно просто сдать работу заказчику, в других – требуется внедрение продукта и, например, проверка на совместимость. (Если в ходе проекта была разработана новая компьютерная программа, необходимо, чтобы она была совместима с остальным ПО заказчика.) Нужно ознакомить заказчика с особенностями работы полученного продукта и при необходимости провести обучение персонала.
Способы передачи продукта на эксплуатацию во многом зависят от характера самого продукта. Приступая к выполнению этой работы, необходимо найти ответы на следующие вопросы:
• Готовы ли заказчики к получению продукта? Например, если вы собираетесь устанавливать новую мебель в офисе, проверьте, подготовлен ли офис, или в нем сейчас работают и мебель ставить некуда.
• Является ли для заказчика готовый продукт новой разработкой или призван стать заменой устаревшего? Как вы планируете помочь заказчику осуществить эту замену? Допустим, один из результатов вашего проекта – новая инструкция для отдела продаж, в которой описано, как продавать разработанный вами продукт. Спросите себя: как вы намерены добиться того, чтобы каждый продавец получил новую инструкцию? Что вы сделаете, чтобы он правильно понял ее содержание? Как добиться, чтобы все продавцы стали ее использовать на практике?
