Еженедельные отчеты
Вам необходимо выработать форму, в которой вы будете выстраивать свои еженедельные отчеты и принимать отчетность от своих работников.
Принцип тот же, что и раньше: чем проще – тем лучше. Скорее всего, вам будет достаточно списка дел с описанием их состояния.
Вам необходимо понимать стандарты расстановки приоритетов по своим задачам: что нужно сделать сначала, что потом ит. д.
Еженедельные летучки и еженедельные отчеты. Внедряйте для каждого подчиненного, включая фрилансеров. И через несколько недель вы увидите, насколько сильно изменится ваш бизнес.
Бланки «Еженедельная отчетность»
Если до сегодняшнего дня вы не практиковали еженедельную отчетность с каждым из своих прямых подчиненных – в ближайшем будущем вам предстоит немало работы по внедрению стандартных еженедельных летучек на всех уровнях компании.
М05-01. Еженедельные летучки для ваших прямых подчиненных
1. Для начала составьте общий список текущих задач для каждого из ваших прямых подчиненных.
2. Назначьте время и место еженедельной летучки с каждым из своих прямых подчиненных. Она не должна длиться больше часа (идеальная продолжительность – 20–30 минут). Согласуйте расписание с подчиненными.
3. Во время первой летучки обсудите список задач, их приоритеты и время выполнения. Для каждой задачи, которая должна быть сделана за текущую неделю, обозначьте дедлайн.
4. Добавьте мини-дедлайн (то, что должно быть сделано до следующей летучки) для остальных задач.
5. Получите согласие своего работника по каждому пункту.
6. Узнайте, что не вошло в обсужденный список задач, и при необходимости включите в него дополнительные задачи, проблемы и пожелания.
7. На следующей летучке проконтролируйте статус и выполнение всех намеченных задач.
В случае неадекватного выполнения работником поставленных перед ним задач добавьте в расписание экспресс-проверку статуса их выполнения в середине недели. Если и это не помогает, какое-то время вам придется проверять статус задач каждое утро и каждый вечер.
Если же и при ежедневном контроле задачи будут выполняться слишком медленно, тому может быть три причины.
1. Нежелание работника выполнять задачи в заданном темпе.
2. Неумение работника выполнять задачи в заданном темпе.
3. Физическая невозможность выполнить все задачи в заданном темпе.
В первом случае вам придется уволить этого работника и нанять другого.
Во втором – научить сотрудника работать.
В третьем – подумать о расширении своей компании.
В любом случае, чтобы убедиться в невозможности или нежелании выполнять задачи в заданном темпе, иногда бывает достаточно поработать вместе. То есть физически находиться рядом с работником и помогать ему концентрироваться на одной ключевой задаче.
Во многих случаях этого бывает достаточно, чтобы повысить работоспособность подчиненных в два-три раза.
М05-02. Еженедельные отчеты
1. Каждую летучку можно сопровождать отчетом о проделанной работе в следующей форме:
а) завершенные задачи за неделю;
б) задачи, над которыми работали, но не завершили. Статус. Прогнозы по завершению;
в) новые проблемы, требующие обсуждения и решения;
г) реприоритезация задач.
2. Для каждой задачи необходимо фиксировать ее источник, приоритет, описание, дату приема, шаги, предпринятые для ее решения, и дату окончательного решения.
Примечание по приоритетам:
а) все приоритеты делятся на три группы: кризис (!!!), очень важно (!) и все остальное;
б) из всего списка задач в единицу времени только одна задача может иметь приоритет (!!!);
в) из остальных задач самые важные (!) могут решаться в порядке очередности только при отсутствии критических задач категории (!!!);
г) если в списке присуствует нескольких задач одинакового приоритета, предпочтение отдается той, которая более важна или выгодна для клиента. В случае сомнений по приоритетности задач стоит проконсультироваться с клиентом;
д) при появлении новых задач приоритета (!!!) или (!) необходимо сразу проконсультироваться с клиентом о порядке их выполнения.
М05-03. Внедрение еженедельных летучек во всей компании
1. После того как вы внедрили еженедельные летучки для своих прямых подчиненных, нужно их вводить и для остальных отделов компании. Потребуйте от всех менеджеров создать и внедрить систему еженедельных отчетов и летучек.
2. После внедрения еженедельных летучек в компании при необходимости внедрите такую же систему для ключевых поставщиков и фрилансеров.
3. После этого – для всех клиентов компании.
Модуль № 6. Управление документами
В этом модуле мы рассмотрим порядок совместной работы с документами.
Вам наверняка приходится решать какие-то совместные задачи с сотрудниками, фрилансерами и партнерами. Для этого необходимы шаблоны, документы, чек-листы и т. п.
Отсылать все по e-mail крайне неэффективно.
1. Письма теряются.
2. Если вы добавили или что-то изменили в той или иной процедуре, у каждого сотрудника компании должен быть доступ к последней версии файла.
Документооборот с совместным доступом к документам
Начните с описания сегодняшних процессов работы с документами.
1. Где хранятся электронные версии документов вашей компании: у вас на компьютере? в общем доступе?
2. Как разделяется доступ? Кто имеет доступ на чтение? Кто имеет доступ на чтение и запись? На каком сервисе все хранится? Как вы добавляете туда юзеров? Является ли сервис открытой системой (например, GoogleDocs)?
3. Как ведется учет доступа к документам?
4. Как хранятся прошлые версии документов?
Например, в GoogleDocs это делается автоматически.
5. Как ведется учет выпуска новых версий?
6. Есть ли копии всех текущих ключевых документов в бумажном варианте?
Это крайне важно, так как электронные копии могут теряться, удаляться и т. п.
7. Кто несет ответственность за актуальность бумажных копий?
8. Есть ли копии текущих бумажных документов в электронном виде?
Здесь наоборот: берем все бумажные документы и сканируем их для хранения в электронном виде, потому что бумага имеет свойство портиться.
9. Кто несет ответственность за актуальность электронных копий?
10. Через какое время уничтожаются старые бумажные копии документов? Совпадает ли это с требованием к штрафным формам?
Это первый шаг, который необходимо сделать. Если у вас нет совместного доступа, нужно озаботиться этим вопросом. Я советую использовать GoogleDocs, если у вас нет ничего другого. Посмотрите, почитайте – там все достаточно просто.
