2. Серьезная подготовка руководителя к таким мероприятиям.
3. Предельная конкретность, которой руководитель требует от сотрудников, и придерживается сам.
Бывают разные манеры ведения совещаний и руководства – не все руководители исповедуют авторитарный стиль. Главное – эффективность, т. к. система должна работать. Собрания и совещания важны не только для обсуждения и решения различных вопросов, но и с психологической точки зрения. Сами по себе они лишний раз сплачивают сотрудников, напоминают им, что они являются одной системой.
По тому, как начальник отдела на совещании излагает свои мысли, можно узнать, как он транслирует идеи своим подчиненным – может ли связно и логично донести идею так, чтобы она была максимально понятной.
Цитата
Я никогда не верил в равенство людей. Физик-ядерщик легко научится штукатурить, но вот штукатур хрен с два запустит ядерный реактор.
И еще о совещаниях…
Начиная дискуссию, четко обозначьте цель и важность предстоящего обсуждения:
• если обсуждение проводится по Вашему предложению, объясните, чего Вы хотели бы добиться и почему;
• если обсуждение ведет кто-либо другой, то при необходимости с помощью вопросов проясните конкретную цель и значение дискуссии;
• разъясните, как достижение цели поможет другим участникам дискуссии;
• спросите, какие еще дополнительные темы участники дискуссии считают нужным обсудить.
Примеры
«Задача нашего сегодняшнего совещания – обсудить изменения, которые нужно внести в процесс составления графика работы. Это необходимо, чтобы новые задачи распределялись между членами группы более сбалансированно». «Я хотел бы уделить немного времени обсуждению будущей кампании по стимулированию продаж, а также поговорить о последствиях, которые она будет иметь для вашей группы».
Можно выделить несколько этапов совещания.
Проясните. На этом этапе необходимо получить и предоставить другим информацию следующего характера: некоторые факты и цифры, а также возможные проблемы и опасения. Те и другие данные очень важны для полного представления о ситуации.
Факты и цифры – основные сведения, которые необходимы участникам, чтобы понять ситуацию и принять осознанное решение. Анализ проблем и опасений поможет Вам оценить потенциальные барьеры на пути к поставленной цели. Вы также поймете, какие чувства испытывают люди относительно той или иной ситуации, что само по себе ценно.
Примеры
«Я думаю, мы все согласны, что это непростая задача. Прежде чем мы начнем работу, пусть каждый выскажет свои сомнения и вопросы, чтобы ничего не упустить из виду».
«Я хочу получить представление о проектах, над которыми работает ваша группа, чтобы понять, как мы сможем использовать их в нашей новой кампании. Опишите текущую работу вашей группы, а также расписание и сроки выполнения проектов?».
Шутка
Российские товаропроизводители терпят колоссальные убытки оттого, что вынуждены оплачивать труд людей, приходящих каждое утро на работу. Этот анахронизм серьезно тормозит развитие российского производства.
Раскройте. Развивая идеи, очень важно задавать вопросы и привлекать других к участию в этом процессе. Вероятнее всего, у Вас уже есть мысли о возможных действиях, которыми следует поделиться. Однако необходимо уделить внимание идеям других. Привлечение сотрудников к поиску альтернативных вариантов поможет:
• стимулировать их творческий подход;
• сгенерировать больше хороших идей;
• вызвать желание превратить идеи в действия.
Примеры
«Мы знаем, что наша задача – повысить продажи на 15 %. Весь вопрос в том, как нам этого добиться. Поскольку вы все уже давно работаете в этой группе, я бы хотел услышать ваши предложения по этому вопросу».
«Мне нравится Ваше предложение по сокращению эксплуатационных расходов. Что если мы еще дальше разовьем его и распространим на другие области? Как это может отразиться на наших операционных расходах?».
«Я понимаю, что со временем у нас возникнут трудности! Что вы думаете о возможных путях реализации некоторых из этих проектов? Какие средства потребуются для этого?»
Придите к соглашению. Очень важно, чтобы Вы и другие участники пришли к соглашению относительно плана реализации предложенных идей, а также в вопросе об оказании поддержки тем, кто будет реализовать эти идеи на данном этапе:
• уточните, что конкретно должно быть сделано, кем и в какие сроки;
• согласуйте последующие действия, необходимые для контроля реализации плана;
• обязательно договоритесь о необходимых ресурсах или поддержке.
Примеры
«Мы решили, что Тимофей поговорит о новых сроках с группой, отвечающей за составление графика, а Кузьма обсудит со своей командой возможность организации телефонной конференции вместо внешних совещаний. Все согласны?».
«Подведем итоги: мы пришли к соглашению, что время проверки будет изменено, а окончательное решение будет принято на совещании, которое состоится в понедельник. Пантелеймон сообщит операционной группе о том, чего мы на данный момент добились, и предложит им отправить своего представителя на нашу встречу в понедельник. Может быть, я что-нибудь упустил?».
Завершите. Это ваша последняя возможность убедиться, что ни у кого нет вопросов по достигнутому соглашению и последующим действиям, и что все готовы следовать принятым решениям. Заканчивая сложную дискуссию, иногда стоит сделать подробный обзор обсуждаемых действий и договоренностей, а также убедиться, что сотрудник или команда готовы их выполнить. На этапе ЗАВЕРШЕНИЯ кратко опишите общий план и проверьте готовность сотрудников приступить к его выполнению.
Примеры
«Я думаю, что мы разработали хороший план, и совершенно уверен, что вы способны справиться с его выполнением без ущерба для основной загрузки. Все ли согласны с таким подходом?».
«Спасибо всем! Я знаю, что работы прибавится, но полагаю, что предложенные изменения помогут нам вновь вернуться к первоначальному графику тестирования».
Выводы:
• Сотрудник может оказывать сопротивление инициативам начальника.
• Сопротивление может быть вызвано внутренним неприятием начальника как лидера, завистью к нему, ленью, непониманием задания, нежеланием принимать на себя ответственность.
• На совещаниях управленцу следует показывать свое главенство вербально и невербально.
Система – множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которое образует определенную целостность, единство.
