Скорее всего, у вас уже есть какая-то бухгалтерия (даже если вы ведете учет в тетрадочке или электронных таблицах типа Excel, в «1С-Бухгалтерия», mySAP и т. п.). В любом случае нужно постоянно считать ключевые показатели продаж, свои затраты и прибыль до вычета налогов.
Необходимо учитывать эти цифры и смотреть отчеты по ним ежедневно, еженедельно и ежемесячно. А если вы сдаете квартальную отчетность, то еще и поквартально.
Например, у нас управленческая финансовая отчетность делится на три этапа. Ежедневно автоматически формируется отчет, который мы получаем по электронной почте. Из него видно, сколько и каких людей пытались что-то заказать, что именно заказали и оплатили; сколько оплат пришло. Тем, кто не успел или не смог оплатить, на следующий день в этом поможет саппорт.
Кроме того, мы смотрим, сколько продаж было через электронный магазин, ритейл, лицом к лицу и, соответственно, какие есть прямые затраты. Причем затраты мы учитываем раз в неделю и ежемесячно.
Один раз в месяц готовится финансовая отчетность, которая показывает состояние каждого ключевого показателя деятельности.
Понятно, что чем крупнее компания, тем надо больше отчетности. Вам понадобится и income statement, и P&L (profit and lost statement), и баланс, чтобы видеть, что происходит с вашими активами, пассивами и т. д. Отдельно следует изучать задолженность: кто вам должен, в течение какого времени, когда ожидается оплата и т. д.
По управленческой отчетности можно провести отдельный тренинг. Это очень обширная тема, которая индивидуально заточена под:
1) размер компании;
2) стиль управления компанией;
3) нишу, в которой вы находитесь.
Понятно, что отчетность по складским помещениям будет отличаться от данных интернет-магазинов и показателей консалтинговых фирм. Тем не менее везде необходимо считать деньги, товары и документооборот.
Ваша задача – оформить отчеты, которыми вы пользуетесь на сегодняшний день. Если вы покажете нам свою текущую отчетность в коучинге, мы подскажем, какие еще отчеты будут полезны для управления бизнесом.
Вам необходимо зафиксировать всю налоговую отчетность, которую вы ведете: какие отчеты поступают в налоговую, каким образом и когда – все нужно задокументировать.
Расскажу одну страшную историю. Много лет назад мой бухгалтер вдруг взял и умер. И все, что было не на бумаге, а у него в голове, пришлось переделывать. Это оказалось очень сложно.
Второй раз я встал на те же грабли семь лет назад, когда человек, который вел мою бухгалтерию, неожиданно переехал в другую страну.
Такое бывает, даже если у вас все на аутсорсинге. Я ни в коем случае не призываю вас все брать под свой контроль. Но необходимо знать, что именно, копии каких документов отсылаются в налоговую и когда все это происходит.
Зачем? Чтобы, если вы решите поменять бухгалтера или компанию, это можно было бы сделать максимально безболезненно.
Для тех, кто не знает, с какими документами придется иметь дело (особенно для тех, кто работает на «упрощенке»), есть хороший сайт-сервис «Мое дело» (moedelo.org). Он позволяет вести бухгалтерию и создавать документы онлайн, а также передавать их в налоговую в электронном виде.
Через них же вы можете легко зарегистрировать свое ИП или ООО, в том числе на «упрощенке». Очень советуем изучить этот сервис и использовать его как отправную точку для автоматизации и оптимизации вашего бизнеса.
Перед оптимизацией и автоматизацией необходимо зафиксировать, какие именно документы отсылаются в налоговую, когда это происходит, кто за это отвечает и – главное – кто контролирует.
Если ваши бухгалтеры сами все отсылают в налоговую, не предоставляя вам копии, рано или поздно вы столкнетесь с серьезными проблемами.
Лучше решать проблемы до их появления, а не после, когда это будет стоить вам и вашему бизнесу очень дорого.
Модуль № 11. Юридическое сопровождение бизнеса
В этой главе мы поговорим о юридическом сопровождении вашего бизнеса.
Договоры, которые у вас есть, делятся на четыре группы. Если у вас нет договоров, необходимо их срочно собрать, сделав типовые шаблоны.
1. Внешние договоры.
С клиентами, заказчиками, на любые виды работ и поставку товаров – все, за что мы получаем деньги.
2. Внутренние договоры.
С работниками, фрилансерами, партнерами, издательствами, которые печатают ваши книги, и т. п. Это кухня вашей компании.
3. Договоры с поставщиками.
Это разновидность внешних договоров, которые заключаются с поставщиками, которым платите вы.
4. Сопроводительные договоры.
На предоставление юридического адреса, офис, интернет-услуги и т. д.
Ваша задача – собрать все договоры и юридические документы, включая копии уставных документов компании. Первое, что необходимо сделать, – разместить в одном месте все бумажные документы. Затем сделать электронные копии всех документов и архив в зашифрованном виде забэкапить через Интернет.
Я использую сервис SugarSync, который дает бесплатно около 2 Гб, что вполне достаточно для большинства документов, которые вы будете хранить. Если у вас еще нет сканера и вы задумываетесь, как оцифровать бумажные договоры, рекомендую приобрести МФУ. Идеально, если ваш МФУ будет уметь сохранять сканы документов в PDF-формате – это очень удобно и быстро.
Ваша задача на следующую неделю – собрать все юридические документы, подтверждающие существование вашей компании и работу в ней, поместить все бумажные копии в одном месте, а электронные – на сервере, плюс их копии где-нибудь в Интернете.
Вдруг что-то случится с вами или с компанией. Например, всегда может прийти одна из государственных надзорных служб и сделать выемку документов или компьютерных данных.
В этом случае у вас сохранится доступ к электронным файлам через Интернет. Вы сможете быстро их восстановить и продолжить работу, несмотря на внешние проблемы.
Модуль № 12. Следующая ступень
Мы заканчиваем книгу-тренинг по трансформации вашего бизнеса.
Надеюсь, что материалы были интересными и полезными и что предложенные шаблоны вам помогли, у вас наметились хотя бы азы порядка в бизнесе. А также что вы привели в порядок свою бухгалтерию, продажи, документы, маркетинг, управление, стандарты производства, отчеты и т. п. Что теперь все ваши бизнес-процессы в норме и работают по определенному стандарту.
Вы проделали гигантскую работу и немного оптимизировали свой бизнес, пройдя этот тренинг. Это уже хорошо. Что делать дальше?
Хочу вас поздравить и огорчить одновременно. Поздравить с тем, что вы сделали важный шаг в своем бизнесе, а огорчить тем, что он первый. Вам еще предстоит большая и серьезная работа над собой и вашим бизнесом.
