Сама по себе система лимитирования расходов компании с помощью бюджетов достаточно разумна и позволяет снизить риски неэффективных расходов. Но у нее есть и свои минусы. Например, после утверждения бюджета система не дает менеджерам стимулов снизить расходы. Часто в конце года менеджеры пытаются срочно «освоить» бюджеты по тем строчкам, где у них остались резервы, чтобы их не «порезали» на следующий год. В общем случае процесс бюджетирования и контроля имеет негативный оттенок недоверия к менеджерам. Он превращается в некую игру «кто кого перехитрит». Поэтому человечество пытается придумать более совершенные способы управления рисками неэффективных затрат, такие как, например, управление по ключевым показателям эффективности и сбалансированные карты показателей. Но пока развитие российского бизнеса и менеджеров не достигло того уровня «продвинутости», чтобы отказаться от контроля с помощью бюджетов, поэтому лимитирующие бюджетные системы остаются необходимым злом и реальностью работы российских компаний.
Обратите внимание, что в начале этой главы мы с вами изучали долгосрочное планирование методом «сверху вниз», то есть начиная с общей финансовой отчетности компании. Такое прогнозирование целесообразно использовать, когда вы хотите спланировать работу компании на несколько лет вперед. Что касается планирования только на следующий год или месяц, то здесь, после прохождения всего цикла составления и защиты бюджета, у вас образуется финансовый план «снизу вверх», полученный путем суммирования «маленьких» финансовых планов подразделений компании. Это нормально, так как, как вы знаете, с удалением горизонта планирования точность прогнозов падает. Нет смысла планировать все детально «снизу вверх» на 5 лет вперед – все равно прогноз будет неверным. Второе правило прогнозов – агрегированный прогноз всегда точнее детального. Так что при долгосрочном прогнозировании суммарная ошибка для варианта «снизу вверх» будет значительно выше, чем для варианта «сверху вниз».
Управление денежными средствами (краткосрочное финансовое планирование)
Итак, долгосрочное планирование позволяет нам определить необходимую сумму финансирования компании. Однако на практике для обеспечения достаточного финансирования нам придется еще учесть влияние некоторых факторов, таких как, например, сезонность и время платежей.
Предположим, что продажи компании АБВ в примере в начале главы помесячно распределяются следующим образом:
При этом:
• Каждый месяц вы получаете от клиентов оплату в размере:
• 20 % продаж текущего месяца;
• 50 % продаж предыдущего месяца;
• 30 % продаж двумя месяцами ранее.
• Вы покупаете и оплачиваете материалы для производства (это единственная составляющая себестоимости – 67 % от продаж).
• Материалы закупаются за два месяца до предполагаемого использования.
• Оплата материалов производится через месяц после покупки.
• Выплаты заработной платы составляют 15 % от продаж текущего месяца.
• Коммерческие и административные расходы составляют 12 % от продаж месяца.
• Налоговые платежи платятся равными долями поквартально (март, июнь, сентябрь, декабрь).
• Дивиденды за прошлый год выплачиваются в июне.
• Оплата капитальных вложений – 6 млн руб. в феврале, 1,8 млн в августе.
• Кредит в 5,7 млн руб. получаем в январе, проценты выплачиваем помесячно (проценты считаются на всю сумму задолженности, то есть каждый месяц – годовая сумма, деленная на 12).
Давайте на основе этой информации сделаем прогноз движения денежных средств компании АБВ. Начнем с поступления денег:
Долгосрочный прогноз, который мы делали в начале главы, показывает необходимость наличия в 2009 году в структуре капитала дополнительной краткосрочной задолженности в 5,7 млн руб. Однако в силу неоднородности поступлений и платежей денег в компании в течение года будут образовываться очень существенные кассовые разрывы. Например, в июне суммарный кассовый разрыв составит около 19,3 млн руб.! Поэтому надо понимать, что долгосрочный прогноз дает приблизительное представление о финансовых потребностях компании – потребности в финансировании внутри года в силу разных факторов могут быть существенно выше. В связи с этим в компании большое значение имеет управление текущими остатками денежных средств.
В компаниях за эту функцию (по-английски – cash management) отвечает отдел расчетов или казначейство. Это подразделение обычно находится в составе финансовой службы и подчиняется финансовому директору.
У компании ежедневно должно быть достаточно денег, чтобы оплатить все необходимые счета. В этом случае долгосрочное финансовое планирование нам уже не поможет. Нам придется делать что-то более приземленное и близкое к действительности. Нам придется рассчитывать и контролировать бюджет движения денежных средств, как было показано выше, причем не только на помесячной, но и на ежедневной основе.
Что собой представляет ежедневный бюджет движения денежных средств? Это свод предполагаемых поступлений и платежей. Для каждодневного управления остатками на счетах вы делаете примерно такую таблицу:
Чтобы составить такую таблицу, сотрудники, отвечающие за управление денежными средствами (по-английски – cash management), получают от подразделений компании заявки на платежи и распределяют их по дням. Информацию о предполагаемых поступлениях от клиентов они либо получают от отдела сбыта, который отвечает за контроль дебиторской задолженности, либо сами звонят клиентам с просьбами заплатить (если в компании за контроль состояния дебиторской задолженности отвечают они).
Обычно такой документ составляется каждый день (часто на несколько дней вперед), а затем его исполнение контролируется (то есть если не пришел какой-то платеж от клиента, клиенту начинают звонить, просить и ругаться).
Если денег много, казначейство помещает временно свободные средства на депозиты или покупает ценные бумаги, но что делать, если денег не хватает? Вариантов несколько.
• Можно задержать определенные платежи – например, перенести оплату каких-то счетов на пару дней, до того момента, когда на счет прибудут деньги от клиентов.
• Можно договориться с банком о предоставлении краткосрочных кредитов на покрытие кассовых разрывов.
• Можно договориться с банком об овердрафте. Овердрафт – фактически тот же кредит, просто вы не получаете конкретный кредит, а платите со своего счета больше денег, чем на нем есть. Минусовой остаток (овердрафт) и будет суммой вашего кредита. В дополнение к нему банки также обычно берут еще и плату за активацию овердрафта каждый раз, когда ваш остаток по счету «уходит в минус». Подробнее об овердрафтах мы еще будем говорить в главе «Заемный капитал».
