Карсон Тейт - Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности

Создайте и используйте правила для приоритизации входящих сообщений.

Все популярные программы для работы с электронной почтой – Outlook, Outlook для Mac, Lotus Notes и Gmail – имеют «мастера настройки правил» или другую подобную функцию, с помощью которой можно легко устанавливать собственные правила для электронной почты и управлять ее потоком. Такая функция – просто находка для приоритетчиков. На самом деле трудно было бы придумать для них более удачный инструмент приоритизации входящих посланий.

Посмотрим, как работают эти правила. Итак, когда вам отправляют электронное сообщение, оно сначала приходит на сервер, предоставляющий вам услугу хостинга, а уже оттуда перенаправляется в ваш ящик входящей почты. По мере поступления письма фильтруются и сортируются в соответствии с установленными правилами. Прелесть состоит в том, что, используя мастера настройки, вы можете разработать собственные правила, строго отвечающие вашим конкретным приоритетам и предпочтениям. Например, вы можете создать правило об автоматическом перемещении всех отраслевых новостных рассылок в определенную папку. Или правило о пересылке всех квитанций о покупках в интернет-магазинах в другую папку. Вы также можете автоматически пересылать на определенный адрес или удалять все сообщения, которые приходят вам во время отпуска. А еще можете создать правило об автоматическом отслеживании всех ваших необработанных или ожидающих ответа запросов. Разрабатывая и применяя такие правила, вы на практике немедленно приводите в исполнение свои решения о расстановке приоритетов, то есть определяете, какие сообщения читать в первую очередь, какие – позже, а остальное за вас делают современные технологии.

Если вы не знаете, какие именно правила стоит создать, выделите немного времени на изучение содержимого ящика входящей почты. Какие паттерны вы в нем замечаете? Какие сообщения получаете ежедневно, еженедельно или ежемесячно? Какую информацию вам хотелось бы видеть сразу по ее приходе? Как автоматизировать часть вашей работы по сортировке писем, их архивации и составлению ответов на них, чтобы высвободить немного времени на выполнение более важных задач? Задавая себе вопросы такого типа и отвечая на них, вы сможете определить, введение каких правил вам необходимо.

Установите числовую квоту, определяющую, какое количество электронных сообщений может содержаться в вашем почтовом ящике.

Как приоритетчик, вы, наверное, склонны фокусироваться на конкретных целях, особенно на тех, которые имеют числовое измерение. Воспользуйтесь этой своей наклонностью и задайтесь целью не допускать скопления электронных сообщений в почтовом ящике выше определенного количества. Так, например, мой клиент Джин установил для себя лимит в 20 писем. В конце каждого дня он прочитывает, обрабатывает и организует свой ящик входящей корреспонденции до тех пор, пока не сводит количество писем, ожидающих решения своей судьбы, до 20 и менее. Наличие такого лимита помогает ему держать ситуацию под контролем, а ежедневное достижение поставленной цели приносит чувство удовлетворения от хорошо выполненной работы.

Ограничьте время, выделяемое на обработку электронной почты.

Приоритетчики, как правило, способны выполнять значительные объемы работы в сжатые сроки. Запрягите эту свою способность, для чего введите лимит времени на обработку почты. Выделите себе всего 30 минут на чтение писем и написание ответов и посмотрите, что произойдет! Когда начнете придерживаться этого строгого временного регламента, удивитесь, насколько быстро умеете читать, обрабатывать и организовывать свои электронные сообщения.

Если вы – плановик, то ваше мышление, несомненно, отличается организованностью, последовательностью, систематичностью и детальностью. Это означает, что вам следует применять стратегии, дающие возможность лучше организовывать и одновременно планировать как свои временные инвестиции в работу с электронной почтой, так и собственно ответы на поступающие сообщения. А вот и некоторые конкретные идеи.

Проверяйте ящик входящей почты по графику.

Как плановик, вы наверняка любите составлять графики и умеете выстраивать работу в соответствии с ними. Используйте эту свою наклонность и в управлении потоком электронной почты. Определите конкретные часы дня, когда будете заглядывать в почтовый ящик. В разные дни недели и разные недели месяца часы могут меняться. Смысл в том, чтобы ввести некий порядок и структурировать время, которое вы тратите на обработку электронной почты. (Этот подход я рекомендую практически всем, с кем мне доводится работать, но лучше всего он подходит плановикам.) В итоге вы увидите, насколько резко повысится ваша эффективность.

При составлении писем используйте строку «тема», чтобы сообщить получателю, каким должно быть его следующее действие.

Плановикам важно очень быстро получать ответы, причем именно так, как они рассчитывали. Используйте строку с темой письма, чтобы сообщить адресату, каких именно действий вы от него ждете. То есть вписывайте в эту строку и саму тему письма, и шаги, которых добиваетесь от получателя, например: «Требует принятия мер: пересмотреть прогноз по объемам продаж на 4‑й квартал до 16 мая». Таким образом вы гарантируете себе: адресат будет точно знать, что вам от него нужно и к какой дате он должен выполнить ваше поручение.

Организуйте папки в своем почтовом ящике, используя цифры и символы.

Плановики, как правило, любят порядок во всем. Если вы – из их числа, создайте собственную систему упорядочивания электронной почты. Используя различные цифры и символы, вы можете легко адаптировать под себя встроенный в почтовую программу алфавитный принцип организации папок. Посмотрим, как это делается. Представим себе, что в данный момент у вас запущены три очень важных проекта под кодовыми наименованиями «Хендерсон», «Фигуэра» и «Бернстайн» и по каждому у вас создана папка с таким же именем. Вы можете позволить папкам «упасть» туда, куда их закинет алфавитная система сортировки документов в соответствии с их начальными буквами – Б, Ф и Х. А можете вставить цифру перед каждым названием: «1Хендерсон», «2Фигуэра» и «3Бернстайн». В таком случае эти три папки окажутся в самом начале списка папок в вашем архиве электронных сообщений, и уже за ними последуют остальные, ненумерованные папки, выстроенные в традиционном алфавитном порядке. (При этом – заметьте! – как только проект «Хендерсон» будет завершен или по какой-либо другой причине выпадет из вашего перечня приоритетов, вы можете просто убрать цифру перед названием и папка разместится по алфавиту.) Если вставить перед названием папки специальный символ типа «собачки», «решетки», «звездочки» и так далее, то эта папка продвинется еще выше и встанет перед всеми пронумерованными папками. Например, вы захотели создать отдельную папку «Проконтролировать» и складывать туда все сообщения с описанием дальнейших шагов, за выполнением которых вы хотите проследить. Если вы назовете эту папку «@Проконтролировать», то она поднимется на самый верх списка папок в вашем архиве.