Как только соискатель прошел все стадии оценки и интервью и по нему принято положительное решение, необходимо закрепить трудовые отношения, с точки зрения безопасности. Что это значит?
Прежде всего, важно юридически грамотно оформить нового сотрудника на работу.
К числу обязательных к трудоустройству документов относятся:
– Паспорт. (Если он по каким-то причинам отсутствует, то документ, удостоверяющий личность, в котором есть фотография);
– Трудовая книжка. (Трудовая книжка, в соответствии со Ст. 66 ТК РФ должна быть у каждого сотрудника, отработавшего в компании более пяти дней. Если Вы принимаете сотрудника без опыта работы, значит, трудовую книжку Вы должны завести ему сами. Если сотрудник устраивается к Вам по совместительству, требовать с него трудовую книжку, Вы не праве);
– Регистрация по месту пребывания. (Согласно ТК РФ, работодатели не вправе отказывать в трудоустройстве гражданину, не имеющему регистрации, за исключением граждан иностранных государств. Если Вы принимаете сотрудника на должность, которая предполагает материальную ответственность, то лучше все же подстраховаться и попросить соискателя позаботиться о регистрации);
– Документы воинского учета (военный билет, приписное свидетельство). (Данные документы являются обязательными при трудоустройстве для военнообязанных лиц (возраст с 18 до 27 лет). Для призывников таковым будет удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, для запасников – это военный билет либо временное удостоверение, выданное взамен военного билета);
– Пенсионное свидетельство и ИНН (Исходя из норм действующего законодательства, гражданин не являющийся индивидуальным предпринимателем, ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика) может не получать, посему требовать ИНН Вы не в праве. Нужно заметить, что получить его можно довольно быстро в налоговой инспекции по месту жительства. Если сотрудник до Вашей компании нигде не работал, то получением страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, придется озадачиться Вам);
– Документы об образовании (диплом, сертификаты, свидетельства и т. д.). (Данные документы необходимы в том случае, если Вы принимаете человека на должность, требующую специальных знаний, специальной подготовки);
– Медицинская книжка. (Обязательна в торговле).
Итак, теперь, когда новенький сотрудник трудоустроен, важно «обезопасить» с ним отношения. Что это значит? Это значит, что новичком должны быть подписаны все необходимы документы, к коим относятся:
– заявление о приеме на работу;
– трудовой договор;
– должностная инструкция;
– договор и полной (индивидуальной или коллективной) материальной ответственности;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– Положение о технике безопасности, охране труда и пожарной безопасности;
– Положение о ДКС (дисконтной карте сотрудника, если у Вас таковая имеется), которая дает возможность всем сотрудникам сети покупать товар со скидкой и т. д.
Не стоит также забывать о безопасности увольнения. Юридически неграмотные действия HR-ра могут повлечь за собой ряд негативных последствий для компании, в том числе и финансовых. Посему, всегда помним следующее:
1. В последний рабочий день сотрудника, ему необходимо выдать на руки трудовую книжку и другие документы, связанные с его трудовой деятельностью, по письменному заявлению увольняющегося. После того, как сотрудник отдаст заполненный обходной лист (т. е. сдаст все товарно-материальные ценности, числящиеся на нем: документы, денежные средства, печати, форменную одежду и т. д.), с ним необходимо произвести окончательный расчет.
2. Если сотрудник (являющийся материально-ответственным лицом), подавший заявление об увольнении потом заболел и, придя в последний рабочий день, потребовал расчет, Вам придется не сладко. Дабы избежать негативных последствий, лучше заранее проявить беспокойство: издать приказ о назначении комиссии для инвентаризации и назначить временно ответственное лицо. О проводимой инвентаризации болеющего необходимо известить телеграммой, вызвав его при этом на работу. Если болеющий сотрудник не явится для участия в инвентаризации, нужно составить об этом акт, проведя инвентаризацию без его участия. Когда же он придет увольняться и получать расчет, его необходимо под роспись ознакомить с актов проведенной инвентаризации. Если в ходе проверки были выявлены какие-либо недостачи, и сотрудник готов их возместить, Вы оформляете письменное согласие сотрудника на удержание из его расчета той суммы, что числится в недостатке. Если же сотрудник отказывается возмещать недостачу, спор будет решаться в судебном порядке, при этом важно все грамотно письменно зафиксировать.
3. Если увольнение сотрудника из компании происходит по статье ТК РФ, важно четко соблюсти все условия и процедуры увольнения, правильно документально оформив обоснования нарушений, дабы потом, в случае обращения уволенного по статье в суд, избежать нежелательного исхода судебных процедур.
4. Излишне говорить, о том, что все нарушения трудовой дисциплины, которые бывали у сотрудника в процессе работы в Вашей компании, должны быть не только зафиксированы, но и сохранены, дабы в случае проблемного увольнения, они помогли решить спор в Вашу пользу. Отказ сотрудника от дачи объяснений, не является препятствием к взысканию. Если сотрудник отказался такое объяснение давать, об этом (в присутствии сотрудников компании) составляется акт. Все приказы о наложении дисциплинарных взысканий, подписанные провинившейся стороной, хранятся в личном деле сотрудника.
5. Если в день увольнения сотрудник по каким-то причинам не явился за трудовой книжкой, либо отказался ее получать, Ваша задача состоит в том, чтобы направить ему (в этот же день) по почте письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на ее отправку по почте. Как только данное уведомление отправлено, с Вас, как с работодателя, снимается вся ответственность за невыдачу трудовой книжки.
В дополнении к вышесказанному мне хотелось бы кратко прокомментировать еще две актуальные темы: взаимоотношения между службой персонала и службой безопасности, а также этичность применения полиграфа.
Продуктивность работы, как и успешность любого бизнеса, напрямую зависит от того, насколько подразделения, входящие в организационную структуру компании смогли выстроить эффективные коммуникации. Взаимоотношения HR-ров и безопасников не являются исключением. Представителям и той и другой стороны, следует помнить, что они находятся «в одной лодке», посему грести в разных направлениях им, как минимум, не выгодно. В любой сложной ситуации важно найти компромиссное решение и выстроить продуктивный диалог. На мой взгляд, единого стандарта взаимодействия не существует. И это правильно. Ведь специфика бизнеса, корпоративная культура, конкурентная среда (и прочее) у каждой компании свои.
