Например, фирмы-экспоненты в качестве критерия часто выбирают и эффективно используют привлечение на стенд большого числа посетителей, увеличение количества контрактов, минимизацию материальных, временных или иных затрат при существующих ограничениях на финансы, экспонаты и обслуживающий персонал. Поэтому для достижения каждой цели выбирается оптимальная стратегия и разрабатывается план, на основе которого формируется более детальная программа действий.
Планируйте деятельность персонала на выставке на каждый день. Ставьте перед сотрудниками конкретные цели и прилагайте все усилия для их достижения.
Исходя из выбранной стратегии работы на выставке разрабатываются организационная структура и философия участия, штатное расписание каждого эшелона, обязанности и мотивация труда сотрудников.
Алгоритм процесса можно представить следующим образом:
– описывается каждая цель;
– оценивается непротиворечивость целей между собой;
– выбирается оптимальная стратегия из всех возможных для каждой цели;
– разрабатывается организационная структура выставочной команды.
Основными целями для устроителя, как правило, являются увеличение или стабилизация прибыли, повышение имиджа и возрастание роли выставочной деятельности.
Главные цели для экспонента – продвижение продуктов, расширение рынка, увеличение или поддержание объема продаж, создание конкурентных преимуществ, повышение имиджа и общественного статуса.
Основными целями отдельного посетителя являются: получение новейшей информации, поиск новых продуктов, новых технологий, оценка соотношения цена – качество, демонстрация собственной значимости и т. д.
Выставка как большая и сложная система может быть описана концептуальной моделью. Однако этого описания недостаточно, поскольку она будет проходить в конкретном регионе или городе.
Прежде всего необходимо знать месторасположение выставки, удаленность от центра города, станций метрополитена. Кроме того, необходимо быть в курсе движения городского транспорта и маршрутных такси, которые проходят недалеко от выставочного павильона, мест удобной парковки автомобилей, оценить степень удобства доставки, разгрузки и погрузки экспонатов.
Особое внимание следует уделить самой территории выставки – размеру (большая она или маленькая), количеству выставочных павильонов (следует проанализировать взаимосвязь возможных переходов между павильонами), расположению стендов, количеству проходов в каждом павильоне. Вся эта информация будет вам необходима при:
– выборе выставки, в которой вы хотите принять участие;
– определении оптимального количества эшелонов, в частности при рассмотрении необходимости наличия первого эшелона;
– определении размеров и выявлении оптимальных зон «полигона» для работы первого эшелона;
– корректировке и (при необходимости) рекламной кампании в зависимости от месторасположения стенда в павильоне, наличия конкурентов, их территориальной близости или удаленности от вашего стенда;
– определении типа и размеров стенда, который вы выберете.
Таким образом, территория выставки и ее местоположение являются во многих случаях отправной точкой для принятия последующих решений.
В отечественной практике в настоящее время используется ограниченное число типов выставочных стендов, которые можно увидеть на выставках.
Типы стендов зависят от того, как они территориально расположены, как они соприкасаются с соседними стендами – как они открыты по отношению к проходам.
Обычно различают следующие виды стендов:
– стенд в ряду;
– угловой стенд;
– головной стенд;
– блок-стенд;
– стенд на открытой площадке.
Стенд в ряду, как правило, открыт только с одной стороны. Слева и справа обычно размещаются соседние стенды.
Иногда стенд открыт на две стороны, то есть на два параллельных прохода.
В зависимости от соотношения длины и глубины стенда различают узкие и глубокие или широкие и менее глубокие стенды в ряду. Стенд в ряду имеет минимальную стоимость, за остальные типы стендов надо доплачивать.
Угловой стенд открыт с двух сторон. Одна сторона открыта на один проход, а другая – на поперечный проход. Одна стена граничит с другим угловым стендом, другая с соседним стендом в ряду.
Наличие двух открытых сторон увеличивает обзорность углового стенда. Стоимость углового стенда выше, чем стоимость стенда в ряду, при одной и той же площади.
Головной стенд открыт на три стороны. Он существенно превосходит стенд в ряду и угловой стенд, поскольку позволяет посетителю войти с трех сторон, то есть с любого из трех проходов.
Блок-стенд (изолированный стенд) окружен проходами со всех сторон. Он привлекает практически всех посетителей, поскольку расположен отдельно от всех остальных. Блок-стенд качественно превосходит все другие стенды. Он является идеальным для представительских целей. Такой стенд значительно более сложен по сравнению с другими в оформлении и размещении рекламы. Блок-стенд имеет более высокую стоимость по сравнению с остальными и требует дополнительных затрат на монтаж и оборудование.
Стенд на открытой площадке, как правило, предназначен для очень крупных изделий (машин, оборудования, спецтехники и т. п.), которые обычно демонстрируются в практической деятельности. Часто экспоненты используют крытые помещения или тенты для проведения переговоров.
Организаторы выставки определяют количество рядов, ширину проходов, возможности кругового обхода с учетом территории, наличия павильонов, существующей инфраструктуры, количества экспонентов, ожидаемого числа посетителей. В результате такой предварительной проработки с учетом поступивших на предыдущей выставке заявок и вновь поступающих заявок формируется предварительный план размещения стендов в павильоне.
Окончательный план по количеству рядов, ширине проходов, размещению стендов в павильоне вырабатывается согласно временному плану устроителей выставки.
Хорошими для расположения стендов считаются места:
– направо от входа;
– в центральной части выставочной площади;
– наиболее приближенные к входу;
– на пересечении главных проходов;
– на пересечении главных и второстепенных проходов;
– в главных проходах;
– на пересечении второстепенных проходов.
Невыгодными для расположения стендов считаются места:
