Полезно предусмотреть в отчете место для комментариев и/или пояснений представителей объекта аудита. Попросту говоря, место, где представители объекта аудита могут высказать мнение о содержании отчета и его оценке внутренним аудитором. Такой раздел может придать отчету дополнительную объективность, продемонстрировать точки согласия и точки расхождения во мнениях, показать, что внутренний аудит стремится к открытому диалогу. Однако крайне важно, чтобы комментарии и/или пояснения сопровождались мнением внутреннего аудитора по поводу их обоснованности и правильности. В отчете последнее слово должно оставаться за аудитором, т. к. это полностью соответствует предназначению отчета.
Во многих отчетах присутствует раздел, посвященный информации общего характера (вводная часть). Его наличие скорее позитивно и может улучшить восприятие отчета. Последнее достигается в первую очередь за счет того, что во вводной части отчета обычно обозначают границы проекта, а также определяют структуру последующего материала, например с помощью оглавления или сводных перечней. Однако нередко ее захламляют бесполезной информацией. Например, всегда умиляет перечисление фамилий и инициалов всех участников команды внутренних аудиторов. Или, например, перечисление регламентов, которые героически были изучены аудиторами. В подавляющем большинстве случаев подобная информация как минимум не оказывает позитивного влияния на восприятие отчета. Полезно включать в общий раздел следующую информацию:
• цель проекта;
• масштаб проекта;
• описание проведенной работы;
• основные выводы (включая оценку существенности выявленных проблем);
• общую оценку системы внутреннего контроля процесса (если проект был посвящен аудиту процесса).
Набор дополнительных разделов не исчерпывается перечисленным выше. Вынесение того или иного материала в отдельный раздел способствует привлечению внимания к нему. Поэтому, если аудитор хочет обратить внимание на тот или иной аспект отчета, он может воспользоваться этим приемом.
Форматы и степень детализации отчета
Существуют следующие базовые форматы аудиторского отчета (в зависимости от масштаба проекта, аудитории отчета, цели проекта).
Детальная часть. Эта часть отчета содержит информацию и данные, которые аудитор считает нужным включить в отчет, включая любые части рабочей документации. В ней максимально подробным образом описываются причинно-следственные связи, следуя которым читатель должен прийти к выводам, сформулированным аудитором. Хорошей практикой является включение в детальную часть подробной расшифровки всех расчетных показателей. В целом эта часть отчета рассчитана на представителей линейного менеджмента, т. е. на тех людей, которые способны разобраться в приводимых деталях. Рекомендации внутреннего аудитора излагаются максимально детально и полно.
Свод для руководства. По большому счету это единственный формат, который стоит использовать для доведения результатов проекта до высшего руководства. Ключевой задачей при его использовании является нахождение оптимального соотношения между текстом и графикой (схемы, диаграммы и т. д.). На практике свод для руководства меньше по объему, чем детальная часть, в среднем в 7–10 раз. Рекомендации внутреннего аудитора могут указываться в урезанном объеме, без излишней детализации. По общему принципу детализация по возможности опускается. В состав отчета могут включаться также результаты анализа по тематике проекта в целом, например в виде аналитических обзоров общих тенденций.
Презентация. В основном этот формат имеет смысл использовать либо на этапе обсуждения отчета, либо когда результаты отчета просто озвучиваются для определенной аудитории. В обоих случаях аудитория составляет не менее трех – пяти человек. Также такой формат может просто понравиться высшему руководству независимо от количества участников презентации. Его сильная сторона заключается в расширенных возможностях использования визуальных эффектов.
Справка. Данный формат отчета универсален. Единственным ключевым требованием является адекватное и аргументированное изложение сути проведенной работы и выводов по ее результатам. В большинстве случаев отчет в формате справки формируется по результатам точечных проектов, суть задачи которых часто может быть представлена в виде одного вопроса. На практике в большинстве случаев результаты проекта продолжительностью менее одного месяца могут быть изложены в виде справки. В отличие от свода для руководства справка носит более сфокусированный характер. Также она может не содержать рекомендаций в том случае, если основная цель заключается в предоставлении дополнительной информации по требуемой тематике.
Как уже говорилось, у большей части аудиторских отчетов может быть весьма разношерстная аудитория. По этой причине имеет смысл формировать отчет в нескольких форматах одновременно.
Существует обширная литература, посвященная деловому письму. Однако в ней вряд ли найдется упоминание о специфических моментах написания аудиторских отчетов. Существует ряд нюансов, как до написания отчета, так и во время и после написания отчета, которые влияют на качество аудиторского отчета. Кратко рассмотрим ключевые нюансы.
• Необходимо четко представлять позицию ключевых топ-менеджеров по тематике предстоящего проекта – если есть известные проблемы, то необходимо знать их позицию по возможным путям решения. При наличии расхождений мнений топ-менеджеров по конкретному вопросу у аудитора появляется дополнительное время на поиск интегрирующего решения. Также у аудитора появляется понимание того, к каким действиям менеджмент готов для управления той или иной проблемой. Это позволяет разработать более действенные рекомендации и снижает противодействие их внедрению. Аудитор должен понимать, что озвученная позиция топ-менеджеров может отличаться от их реальной позиции. В любом случае позиция топ-менеджмента – это ориентир, а не буквальное руководство к действию.
• Нужно определить максимально точно, какого эффекта отчет (проект) должен достичь – либо просто поведать о чем-то, либо доказать какую-то реакционную точку зрения на известную проблему. Чревато оказаться неспособным соответствовать ожиданиям. По этой причине без полной уверенности в собственных силах внутреннему аудиту не стоит создавать у пользователей результатов проекта завышенных ожиданий. От них зависит содержание работы по проекту. Чем обширнее ресурсы в распоряжении руководителя ПВА, тем более детализированными и многозадачными могут быть его проекты. В любом случае заблаговременное выяснение ожиданий позволяет совместить желаемое и действительное до того, как их несовместимость осложнит жизнь внутреннему аудитору.
• Необходимо знать пользователя отчета. Это позволит учесть субъективные факторы при формировании отчета. Во многих ситуациях они имеют огромное значение. Нередки ситуации, когда незначительный на первый взгляд субъективный фактор (например, (!) вид и размер шрифта) отвлекает от качественного аудиторского отчета.
• Нужно постоянно тестировать свои действия на соблюдение принципа «затраты/выгоды» – усилия и затраты должны генерировать максимальный результат. Способность эффективно соблюдать этот принцип приходит с опытом и повышением профессиональной квалификации. Крайним негативным проявлением его несоблюдения является отсутствие материала для отчета после всех ресурсов, выделенных на проект. Чтобы следовать этому принципу, необходимо уметь видеть цепочки причинно-следственных связей между действиями команды внутренних аудиторов и их последствиями. Это не всегда просто, поскольку, например, в случае многих детальных тестов не всегда понятно, какие будут получены результаты. Именно поэтому оптимальное сочетание опыта и квалификации имеет решающее значение. Опытный аудитор может получить конкретный результат, однако максимизировать его способен только высококвалифицированный аудитор. Как минимум аудитор обязан постоянно спрашивать себя: «Что я хочу получить на выходе и что я получу в результате этих действий?» Например, при аудите процесса «Закупки» в зависимости от того, как сформирована выборка, можно получить разный результат. Так, можно выбрать наиболее существенные позиции для последующего тестирования. Таким образом, вроде бы покрывается большая часть закупок. Однако если крупнейшие закупки приходятся на долю однородных материалов от монополистов, то значительная часть рисков, особенно связанных с процессами самой компании, снимается – альтернативы источников закупок нет, монополисты подвержены дополнительному контролю со стороны государства (Федеральная антимонопольная служба), на стоимость однородных материалов оказывает влияние ограниченное количество заранее известных факторов и т. д. Другими словами, аудитор проделает большую работу, однако вряд ли обнаружит какие-либо существенные недостатки, поддающиеся исправлению. Совсем другое дело, когда для цели тестирования выбираются позиции с существенными рисками перегибов (например, запасные части на автомобили широко распространенных марок или строительные работы). Еще лучше, когда аудитор хорошо разбирается в нюансах закупок таких позиций. Он также проделает большую работу, но получит результат достойный отчета и плана мероприятий, а также полезный для компании в целом.
