выполнить за три дня, – это жатва, задача, которая требует больше времени, – посев.
Что, если внутри задач посева (красных) есть и другие задачи?
Вопрос: когда я разделяю задачу посева на более мелкие, то первые из них неизбежно более срочные, чем остальные. В этом случае к красным пунктам примешиваются другие цвета. Это нормально?
Ответ: когда вы декомпозируете посев (красный), внутри оказываются задачи жатвы (зеленые) и прополки (синие). Так посев из красного превращается в многоцветный (лучше всего раскрашивать задания тогда, когда вы уже привыкли к кодированию, чтобы не запутаться). Таким образом, важные задачи посева, которые выделены в ходе утреннего часа, могут включать в себя мелкие, конкретные задачи жатвы и прополки.
Как провести исследование конкурентов с помощью цветовой кодировки?
Вопрос: какого цвета задачи по анализу конкурентов – просмотру их домашних страниц и сбору информации?
Ответ: в широком смысле это посев – вклад в развитие нового направления бизнеса. Но если вы не знаете, на что обращать внимание, и просто просматриваете сайты, то, скорее всего, по прошествии времени задача станет заготовкой. Важно разделить посев на мелкие этапы, например такие:
• определите, что именно вы будете искать на сайтах конкурентов (посев, красный);
• составьте сравнительную таблицу (посев, красный);
• найдите информацию по ключевому слову (синий, прополка – задача явно неважная, но без нее никак);
• заполните сравнительную таблицу (черный, заготовка – ее можно заполнить в любой момент).
Когда вы привыкнете к цветовому кодированию, сможете с легкостью распределять вложенные задачи по цветам. Однако на начальном этапе подобное исследование можно рассматривать как посев (если у вас достаточно ресурсов, вы можете визуализировать процедуру, цветом обозначив задачи, которые следует выполнить).
Как обозначить срочную рабочую консультацию?
Вопрос: является ли срочная рабочая консультация, предложенная во время работы, жатвой, потому что она срочная? Или это прополка (синяя) или заготовка (черная)?
Ответ: предлагаемая консультация является жатвой для той стороны, которая ее предложила. Для тех, кому ее предлагают, это может быть и прополка, и заготовка. Поскольку цель цветовой кодировки заключается в том, чтобы добиться ощущения выполненных задач и самореализации на работе, вы можете раскрасить задачу в соответствии с собственными ощущениями.
Например, если вы в спешке отвечаете на жалобы, которых легко было избежать, и возникает ощущение, что вы зря потратили время и силы, то это вполне может быть прополка.
Как упоминалось выше, ключом к цветовой кодировке является принятие решений на месте, а не правильная или неправильная классификация. Так что вы можете судить по выбору, который сделали в самом начале.
Убираем лишние задачи с помощью еженедельной и ежемесячной сортировки
Как уже говорилось, иногда задач жатвы становится слишком много, и даже когда хочется перейти к посеву, зеленые пункты всё копятся и копятся, что приводит к стрессу. Возникает необходимость сортировать задачи раз в неделю, раз в месяц, а также раз в три месяца – полгода. Напишите все действия, которые вы откладываете, к которым вам нелегко приступить, и те, к которым вы хотели бы приступить, но не можете.
В частности, выделите время для еженедельного пересмотра задач по следующим пунктам. Лично я пользуюсь обновленным списком из «Блокнота утренней деятельности» и посвящаю этой работе 30 минут утреннего часа в понедельник.
• с кем нужно связаться,
• проекты на будущее,
• что я хочу делать в будущем,
• темы, которые я хочу изучить,
• книги и другие материалы, с которыми я хочу ознакомиться,
• другое важное.
Через неделю вы увидите, что некоторые задачи выполнены, а другие вообще не продвинулись. На этом этапе надо решить, стоит ли переносить задачу на следующую неделю или нет. Совершенно нет смысла держаться за задачи, с которыми ничего не случится, если вы не отодвинете их на следующую неделю.
Если вы решите перенести задачу, не приходите в отчаяние от того, что не выполнили ее, напротив, назовите это стратегической отсрочкой и попробуйте включить ее в список дел на следующей неделе. Аналогичным образом в конце месяца мы снова просматриваем задачи и проводим их переучет.
В ходе этого процесса вы сможете переключиться – не винить себя за то, что не всё сделали, а напротив, сосредоточиться на том, что нужно выполнить, и продолжить в следующем месяце.
Оставшиеся задачи – это стратегическая отсрочка
Ответственные люди чаще всего пытаются работать по полной, задерживаются допоздна или пытаются впихнуть все задачи в свое расписание. Многие находятся под гнетом представления о том, что не смогут спокойно лечь спать, если не выполнят все дела до единого, поэтому они, уже будучи усталыми, засиживаются над мелкими расчетами, делают ошибки, процесс затягивается… Я советую таким людям воспользоваться так называемой стратегической отсрочкой.
Начнем с того, что идея декомпозиции задач заключается в том, чтобы сосредоточиваться только на том, что вы не смогли сделать, и не впадать в депрессию.
Если вам никак не удается справиться с задачей и вы вносите ее в список снова и снова, наверное, за этим что-то стоит. Может быть, вы на самом деле не хотите этим заниматься или вам это в конечном итоге не нужно, тем более если дело идет без каких-либо проблем (заготовка, черный). Если вас гнетет тот факт, что вы никак чего-то не сделаете, возможно, лучше решить, что оно вам и не надо, и забыть об этом.
Задачи, которые вы не бросили и не хотите бросать, но которые вам необходимо выполнить, я предлагаю назвать стратегической отсрочкой и перенести на потом.
Составляя список оставшихся дел, мы записываем туда те задачи, которые хотим выполнять каждый месяц, но не выполняем и которые не доставляют нам никаких проблем. Однако благодаря списку стратегической отсрочки вы можете запросто отказаться от дел, которые навевают на вас тоску. Вместо того чтобы обвинять себя в лени и неумении, вы можете сознательно сказать себе: «Я выбрал вот эти задачи и выполню их в следующем месяце». Это поможет начать все с чистого листа.
От своего друга я узнала об этом методе, который называется AI: Appreciative Inquiry и был разработан в США, в Университете Чикаго. Ученые выяснили, что смена наименования действия помогает вам двигаться в правильном направлении.
Сделать 80 % – это нормально
Если вы пытаетесь идеально выполнять все дела с самого начала, то, чтобы отказаться от нового подхода, вам хватит и одного дня, в который вы чего-то не успеете. Именно поэтому я предлагаю поначалу принять следующее решение: выполнять восемьдесят, а не сто процентов задач – это нормально.
Попробуйте поработать так неделю и, если вы что-то не успели, определите объем работ, который хотите перенести на выходные.
Пересматривайте задачи раз в неделю или в месяц и при необходимости переводите их в стратегическую отсрочку.
В этом и заключается смысл поддержки мотивации. Таким образом вы можете сказать: «Не получилось в будние дни – получится в выходные» или «Я не могу выполнить данное задание на этой неделе, но выполню его на следующей». Тем самым вы не утратите мотивацию. Попробуйте поработать так неделю!
Меняйте детализацию мечты раз в три – шесть месяцев
Ежедневное разделение задач в ходе утреннего часа – это способ мышления, который поможет вам разобраться с текущими делами. Однако если мы будем сосредоточиваться только на них, то вскоре забудем обо всей картине в целом. Например, важно соблюдать диету, изучать иностранный язык, вести блог, готовиться к квалификационному экзамену, посещать семинары и т. д., но если вы будете заниматься этим слишком усердно, можете забыть, ради чего и для кого вы это делаете.
Поэтому, если в ходе утреннего часа вы сосредоточитесь только на текущих делах, вы не заметите никаких изменений в своей жизни. Единственной вашей целью станет исключительно решение повседневных задач. Чтобы бороться с этим, я рекомендую использовать интеллект-карты и диаграммы Ганта и анализировать вашу цель «с высоты птичьего полета» раз в три – шесть месяцев.
Добавление ветви интеллект-карты в диаграмму Ганта
