• Упрощайте сложные проблемы, выводы, концепции, планы и решения.
• Не бойтесь того, что первые лица сочтут вас «простаком». Им нет дела до вашей личности – их интересует результат.
• Не пытайтесь подать проблему или решение «абсолютно правильно». Просто предложите хорошее, эффективное решение. Больше беспокойтесь о сути, чем о форме.
• Избегайте излишнего упрощения, делающего ваши отчеты и предложения отрывочными и непонятными.
• Не верьте сложным гипотезам. Проверяйте их, прежде чем на них опираться.
• Если хотите найти простое, но эффективное решение, идите «в поле» – подойдите к проблеме вплотную.
• Правильно определяйте проблему. Решайте ту проблему, которая требует решения, а не ту, которую вы умеете (или формально обязаны) решать.
Пишите понятно
• Пишите короткими предложениями. Одно предложение – одна мысль.
• В одном абзаце группируйте мысли (предложения) на одну тему.
• В предложениях выделяйте субъект, действие и объект. Используйте прямые связи между субъектом, действием и объектом.
• Без необходимости не нарушайте логику «причина – событие – следствие».
• Не злоупотребляйте непонятной терминологией и размытыми понятиями. Используйте простой бизнес-язык.
Часть 5. Как сократить все лишнее?
Сокращайте все, что не имеет отношения к цели и главным мыслям документа
• Чем короче документ, тем выше шанс, что занятый руководитель внимательно прочтет его.
• Для сокращения документов используются те же основные принципы, что и для создания.
• Чтобы сократить все, что не имеет отношения к цели и главным мыслям, используйте принцип пирамиды:
• сформулируйте цель документа;
• найдите главные мысли – пункты верхнего уровня;
• сохраните только те главные мысли, которые имеют прямое отношение к цели документа;
• рассортируйте всю остальную информацию (детали) – сделайте ее подпунктами главных мыслей;
• оставьте только те подпункты, которые критически необходимы для аргументации и иллюстрации главных мыслей.
• Одну и ту же идею можно выразить текстом, таблицей или графически. Выбирайте экономную форму, которая наиболее прямо и быстро доносит мысль до адресата. Не стремитесь к украшательству.
• Если ваш отчет или предложение содержит варианты решения, предлагайте к рассмотрению лишь те из них, которые действительно имеют смысл. Не пытайтесь показать все теоретически возможные варианты.
• При сравнении вариантов используйте лишь те критерии, которые действительно важны для принятия решения.
Когда длинный документ невозможно сократить, сопровождайте его выжимкой (executive summary)
• Цель выжимки – донести до читателя главные мысли основного документа, не вынуждая читать сам документ.
• Содержание и структура выжимки полностью зависят от цели и содержания основного документа.
• Выжимка должна быть полностью понятна без ссылок на основной текст.
• Размер выжимки – не более одной страницы А4.
• Как правило, выжимка – это первая страница основного документа (после обложки, перед оглавлением) или тело электронного письма (при этом основной документ находится во вложении).
• Если ваш документ можно прочитать за 5 минут и он составлен хорошо, отдельная выжимка не нужна.
Первые лица – это люди, которые находятся на вершине организаций и принимают важные для вас решения. Например, это инвесторы или члены совета директоров, рассматривающие вопрос о финансировании вашего проекта. Это генеральные директора или вице-президенты, у которых вы просите ресурсы или перед которыми отчитываетесь о выполнении важных поручений. Это руководители клиентских организаций, которые думают о том, заключать ли договор с вашей фирмой.
Первые лица очень заняты. Как правило, на рассмотрение каждого конкретного вопроса у них есть всего несколько минут. В их напряженный график трудно вставить личную встречу. Поэтому самые распространенные способы общения с ними – короткие текстовые документы и электронные письма: отчеты, запросы и предложения.
Вот одно из таких писем (пример взят из жизни и изрядно сокращен, имена и названия изменены). Руководитель отдела маркетинга обращается к генеральному директору своей компании:
Уважаемый Иван Владимирович!
За время своего существования наш портал FreeDesign привлек множество специалистов-фрилансеров и корпоративных клиентов и принес значительную прибыль нашей компании.
Мы успешно помогаем заказчикам получать, а специалистам оказывать следующие услуги:
1. Графический дизайн корпоративных буклетов и POS-материалов.
2. Создание корпоративного стиля и его элементов – корпоративных шаблонов.
3. Изготовление ответственных презентаций.
<…>
26. Создание корпоративных видеороликов.
Существуют различные варианты дальнейшего развития нашего портала FreeDesign. Нам необходимо думать о дальнейшем совершенствовании платформы, расширении ее функциональности, особенно в части библиотек портфолио и тендерной площадки.
<…>
Еще одной важной задачей является привлечение на портал новых специалистов и клиентов. В этой связи мы могли бы подумать не только о России и странах СНГ. Однако все эти перспективы требуют серьезного исследования.
По Вашему запросу о результатах маркетинговой деятельности за первое полугодие я буду готова предоставить подробный отчет в пятницу. Хочу обратить Ваше внимание на факты несоблюдения сроков предоставления описаний новых услуг нашими программистами. В частности, в прошлом месяце в ответ на свой запрос я получила безобразную отписку с предложением обратиться к руководству. Подобные случаи сильно мешают в нашей работе и тормозят деятельность в области продвижения услуг компании.
С уважением,
Вероника Петрицкая,руководитель отдела маркетинга
Это пример плохого письма: здесь собраны вместе типичные недостатки, присущие таким документам. Чтобы увидеть их более ясно, посмотрим на письмо глазами адресата.
Во-первых, совершенно непонятна цель письма. Чего пытается добиться автор: произвести впечатление на генерального директора, напомнить о своих заслугах в проекте? Предложить к рассмотрению перспективы развития портала? Показать, что пятничный отчет не забыт? Пожаловаться на смежников-программистов?
К сожалению, многие авторы отчетов и предложений вообще не формулируют цели своих документов. Причины разнообразны: одни не видят в этом необходимости, другие не умеют формулировать цели правильно, третьи убеждены в том, что цели может ставить лишь первое лицо.
