Третья тема, которую я если и затрагиваю, то «по касательной», – технические нюансы оформления документов. Вопросам деловой переписки посвящено много специализированной литературы. В большинстве организаций существуют требования к оформлению деловых документов. В каждом компьютере есть программы для проверки правописания.
Кроме того, большинство первых лиц простят вам оформительские огрехи в документе, который содержит всю необходимую им информацию в сжатом, хорошо структурированном виде. И они будут гораздо менее снисходительны к вам, если ваши запросы или отчеты безупречно оформлены, но многословны, непонятны или бестолковы. Первые лица очень заняты. И поэтому суть – основные мысли, которые вы хотите донести, – для них важнее формы.
2. Алгоритм создания документа
1. Соберите и проанализируйте информацию по тому вопросу, которому будет посвящен ваш документ. Изучите своего адресата.
2. Сформулируйте цель документа.
• Задайте себе вопрос: «Какую именно реакцию на свой документ я хочу получить от адресата?» Ответ на этот вопрос и есть цель документа.
• Запишите цель.
3. Составьте список мыслей, которые вы хотите донести до адресата.
• Сформулируйте каждую мысль одним коротким предложением либо представьте ее в виде графика, схемы или таблицы.
• Структурировать и выделять главные мысли пока не нужно. Порядок перечисления мыслей – произвольный.
4. Создайте структуру документа.
• Если есть возможность, спросите первое лицо, на какие вопросы он/она хочет увидеть ответ в вашем документе.
• Воспользуйтесь принципом пирамиды или структурируйте документ с помощью вопросов.
5. Организуйте информацию в соответствии с созданной структурой.
• Сгруппируйте мысли по темам.
• Создайте иерархию пунктов и подпунктов – главные и вспомогательные мысли (детали).
• Сохраните только те пункты и подпункты, которые работают на цель документа. Удалите все остальное.
• Определите, какой информации не хватает для достижения цели документа.
6. Cоберите или сформулируйте недостающую информацию. Если необходимо, уточните цель документа.
7. Напишите связный текст. Там, где необходимо, включите визуализацию (таблицы, схемы, графики).
8. При необходимости создайте выжимку (executive summary).
9. Проверьте документ с помощью критериев проверки (см. вкладку). Скорректируйте, упростите и сократите.
10. Дайте документу и выжимке немного «отлежаться», затем перечитайте и еще раз покритикуйте себя. Внесите правки. Вариант: дайте прочитать и покритиковать текст человеку, мнению которого вы доверяете.
11. Отформатируйте, проверьте грамматику, стилистику, пунктуацию. Вариант: воспользуйтесь услугами корректора, дизайнера.
Последовательность действий важна. Очень часто авторы терпят неудачу потому, что взялись за создание документа «не с того конца». Например, они могут попытаться сразу написать связный текст (шаг 7) и лишь затем задаются вопросом о цели (шаг 2) и структуре (шаг 4). В этом случае автору придется сделать много лишней работы, и итоговый продукт будет напоминать «поток сознания», а не хорошо структурированный, краткий и содержательный документ.
Другая распространенная ошибка – смешение творческого и критического мышления. Шаги с 1 по 8 в основном требуют творческого (созидательного) мышления. На этой фазе процесса слишком строгая самокритика или критические замечания других тормозят работу, сковывают, а не помогают. Шаги с 9 по 11, напротив, требуют максимально критического отношения к уже созданному творению. Эта фаза процесса связана с улучшением сделанного, а не созданием нового. Следует своевременно переключаться между творческим и критическим режимами и не допускать доминирования «неправильного» мышления в конкретной фазе работы.
Представленный алгоритм предназначен для ситуации, в которой вы сами можете поставить цель и создать структуру документа. Когда от вас требуется создать типовой отчет или предложение, цель и структура которых заданы шаблоном, первые шаги будут несколько иными.
Вариант алгоритма при использовании шаблона структуры
1. Соберите и проанализируйте информацию по тому вопросу, которому будет посвящен ваш документ. Изучите своего адресата.
2. Уточните, детализируйте цель документа.
3. Выберите подходящий шаблон.
4. Организуйте информацию в соответствии с шаблоном (заданной структурой).
• Сгруппируйте мысли по темам (разделам).
• Создайте иерархию пунктов и подпунктов – главные и вспомогательные мысли (детали).
• Сохраните только те пункты и подпункты, которые работают на цель документа. Удалите все остальное.
• Определите, какой информации не хватает для достижения цели документа.
5. Cоберите или сформулируйте недостающую информацию. (Дальнейшие шаги полностью повторяют основной алгоритм.)
6. Напишите связный текст. Там, где необходимо, включите визуализацию (таблицы, схемы, графики).
7. При необходимости создайте выжимку (executive summary).
8. Проверьте документ с помощью критериев проверки (см. вкладку). Скорректируйте, упростите и сократите.
9. Дайте документу и выжимке немного «отлежаться», затем перечитайте и еще раз покритикуйте себя. Внесите правки. Вариант: дайте прочитать и покритиковать текст человеку, мнению которого вы доверяете.
10. Отформатируйте, проверьте грамматику, стилистику, пунктуацию. Вариант: воспользуйтесь услугами корректора, дизайнера.
3. Советы первому лицу: что сделать для того, чтобы получать хорошие отчеты и предложения
Чтобы получить дополнительную информацию, пишите по адресу: [email protected]
Чтобы получить дополнительную информацию, пишите по адресу: [email protected]
Компания «ЭКОПСИ Консалтинг» работает в области управленческого и HR-консалтинга, оценки и развития персонала в России и в странах СНГ с 1989 года. По данным рейтинга «Эксперт РА» за 2012 год, «ЭКОПСИ» занимает первое место по объему услуг среди специализированных консалтинговых компаний в России. Название «ЭКОПСИ» расшифровывается как «ЭКОномика и ПСИхология».
Кстати, сноски сильно отвлекают внимание, сообщая при этом обычно второстепенную, дополнительную информацию. Поэтому избавляйтесь от сносок в документах, адресованных занятым людям. Эта сноска – первая и последняя в данной книге.
