Станислав Абрамов - Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя

Старайтесь сделать все так, чтобы не потратить много времени на переделку.

Не подменяйте стремление к цели выполнением срочных, но мелких задач.

Руководствуйтесь принципом Парето (см. выше Правило 80/20).

Говорите «нет» тем, кто напрасно отнимает ваше время.

Передавайте дела другим вместе с правом на ошибки, на которых учатся.

Обращайтесь за помощью к специалистам, если какая-то проблема им известна лучше.

Ставьте себе сроки выполнения работы, сообщайте друзьям об этих сроках.

Организуйте рабочее место, сделайте его удобным.

Система регистрации и хранения бумаг должна быть понятна, а папки доступны.

Будьте кратким в телефонных разговорах.

Интересные идеи заносите в дневник или карточки, которые должны быть всегда под рукой.

Ежедневно важные дела стремитесь сделать раньше, давая на них больше времени.

Легкую работу откладывайте на конец дня.

Поменьше плодите бумаг, каждую бумагу берите один раз.

Выделяйте три часа в месяц для разбора пустяковых дел.

Не зацикливайтесь на хронометраже, восстанавливайте по памяти, что не успели записать.

В будние дни рано ложитесь спать и рано вставайте.

Не ешьте много за обедом, чтобы не спать во второй половине дня.

Старайтесь ходить на работу пешком.

Не увлекайтесь телевизором.

Используйте время ожидания, для расслабления, планирования и тренировки памяти.

Для творческой работы отводите первую половину дня.

По выходным дням старайтесь не думать о работе.

В книге Дэвида Аллена[9] развернута система технологических приемов приведения личных дел в порядок, организации продуктивной сбалансированной жизни. В США эта система пользуется большой популярностью. Её основные положения:

1. Организовать поступающую информацию, держать её в упорядоченных списках, а не в голове, чем значительно уменьшается стресс.

2. Группировка действий отличается от привычного деления по темам, а опирается на контекст, т. е. в широком смысле на среду, в которой существует объект, связанный с информацией: компьютер, телефон, по дороге в машине, поезде.

3. Критерии выбора действия:

3.1. Контекст (обстоятельства и возможности на текущий момент);

3.2. Самочувствие, готовность для данного действия;

3.3. Приоритеты (важность в настоящее время).

4. Определение следующего шага в проекте, состоящем из совокупности ряда задач.

5. Естественная модель планирования:

5.1. Определение сути и принципа работы над проектом;

5.2. Мысленное представление цели, конечного результата;

5.3. Генерация идей, в том числе «мозговой штурм»;

5.4. Организация выполнения;

5.5. Определение ближайших действий.

6. Еженедельный обзор для просмотра (многочисленных!) списков задач, идей, проектов, «большая чистка», отброс устаревшего и не актуального.

Вот в этом месте я говорю себе, хорошо, что ты познакомился с методом Дэвина Аллена сейчас, когда он не смог соблазнить тебя встать на путь составления и пересоставления многочисленных списков и превратиться в заорганизованного менеджера!

В данной главе мы выходим за пределы собственно тайм-менеджмента (ТМ), т. е. технологии организации времени. Сделана попытка изложить популярно теоретические основы, на которых мы хотели бы построить свой ТМ, а именно Системность, Операционный менеджмент, Теорию мотивации личности, а также Игровой подход.

Читателям, которые интересуются только практической стороной создания собственной Системы Планирования и Контроля (СПК), эту главу можно пролистать по диагонали.

Развивая лаконичное определение капитана Мерфи, можно сказать, что Система – такая штука, которую мы:

1) выделили из её окружения;

2) разделили на части;

3) организовали связи в единую структуру;

4) вложили эту структуру как нечто целое в рамку ещё большего объекта.

Вдобавок, в случае искусственных систем, –

5) мы изготовили эту штуку для наших целей.

Возьмём хотя бы молоток, известный людям с каменного века как инструмент и как боевое оружие, – чем не система? Он выделен из своего окружения, инструментального ящика. Разделён на части, – головку молотка и рукоятку, – связанные между собой, вложен как нечто целое в нашу руку – часть вышестоящей, надеемся, разумной системы.

Но говоря о Системе, чаще всего подразумевают сложное устройство, организацию, совокупность взаимосвязанных элементов, действующих как единое целое для достижения поставленных целей. Автомобиль – это больше, чем сумма деталей, и согласно формуле Остапа Бендера, не роскошь, а средство передвижения.

В основу Системного подхода положено то соображение, что составная часть системы влияет на другие части и всю систему в целом. Поэтому при рассмотрении отдельной части необходимо учитывать ее взаимосвязи со всей системой, а также с окружающей средой, надсистемой.

• Целостность – система выступает как единое целое в определенных границах пространства и времени.

• Обособленность – система обособлена, отделена своими границами (корпусом, стенами и пр.) от внешней среды.

• Синергичность – принципиальная несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих её компонентов (неаддитивность). Возможности системы превосходят сумму возможностей составляющих ее элементов.

• Иерархичность – деление на подсистемы и элементы, где каждый компонент системы Б может рассматриваться как система В; при этом сама система Б будет элементом некоторой надсистемы А (суперсистемы).

Внутренность иерархичной Системы обычно неоднородна, отдельные её составляющие части называются Подсистемами. Подсистема может также делиться на более мелкие части, или подсистемы уровней 1, 2, 3 и т. д. Самые мелкие, неделимые составляющие, принято называть элементами.