5.6.5. Разработка и презентация первой версии НМД
Ответственный разработчик готовит первую версию НМД и отправляет ее в электронном виде согласующим руководителям и помощнику ГД (рис. 5.6.2).
Рис. 5.6.2. Разработка и презентация первой версии НМД
Помощник ГД помещает эту версию НМД в электронный архив. Название файла должно содержать название документа (допускаются незначительные сокращения), статус (проект), дату и номер версии.
Согласующие руководители и инициатор разработки НМД рассматривают проект НМД в течение двух рабочих дней.
Ответственный разработчик организует и проводит презентацию проекта НМД для согласующих руководителей и инициатора разработки.
Презентация нужна, если документ новый и сложный. Для новых версий уже существующих документов и/или при незначительных изменениях ее можно не проводить. На презентации рассматривается структура документа и раскрываются основные моменты его содержания. Затем проходит обсуждение проекта документа. Во время презентации согласующие руководители получают интересующую их информацию по документу, задают вопросы и т. п. В результате им проще формулировать замечания к документу, которые должны быть представлены ОР.
Согласующие руководители и инициатор разработки готовят и представляют ОР замечания по проекту НМД в течение трех рабочих дней после проведения презентации. ОР взаимодействует с согласующими руководителями и инициатором разработки в рабочем порядке (устно, по e-mail).
Эта работа может проводиться при помощи системы электронного документооборота, или BPMS.
Ответственный разработчик получает замечания, формирует сводку замечаний.
Ответственный разработчик формирует вторую версию проекта НМД и вносит в нее необходимые изменения, предоставляет ее помощнику ГД, проверяет необходимость проведения совещания по согласованию проекта НМД. Совещание проводится в случае, если замечания по НМД противоречат друг другу и не могут быть учтены одновременно.
Помощник ГД помещает вторую версию НМД в электронный архив.
5.6.6. Согласование проекта НМД
При необходимости ОР организует и проводит совещание по согласованию проекта НМД (рис. 5.6.3). Согласующие руководители и инициатор разработки принимают в нем участие.
Рис. 5.6.3. Согласование проекта НМД
Согласование версии НМД всегда вызывает вопросы. Чем больше согласующих лиц, тем дольше и сложнее проходит этот этап.
Пример. Двадцать шесть версий проекта НМД
В крупной известной компании в рамках одного из проектов нужно было подготовить несколько десятков регламентирующих документов. Каждый документ представлял собой регламент объемом от 12 до 30 и более страниц.
Как правило, в список согласующих лиц включались шесть-восемь руководителей подразделений, один-два специалиста по организационному развитию и начальник отдела организационного развития.
Формальной процедуры согласования проектов документов в компании не было. Все делалось «на коленке» – файлы отправлялись через Outlook с сопроводительным письмом в произвольной форме. Затем разработчикам приходилось буквально отлавливать менеджеров на их рабочих местах. Большинство из них явно проявляло бурную активность: кучи документов, перегородки, облепленные желтыми и красными стикерами, постоянные звонки и электронные письма. Приходилось ловить момент, когда менеджер не говорит по телефону и не отправляет e-mail, и вежливо напоминать про такой-то документ и необходимость его согласования. Ответ, как правило, был один: «Приходите завтра, а лучше через неделю. А кстати, разве Иванов (Петров, Сидоров…) не может его посмотреть и согласовать?»
У специалистов по организационному развитию была своя «фишка». Получат документ на согласование, пробегут глазами пару страниц, сделают замечания и отправят разработчику. В следующей версии читаются уже третья-пятая страницы и т. д. Когда появляется четвертая или пятая версия, специалист забывает, какие изменения внес на первой или второй странице, и делает новые правки и замечания и т. д.
Впечатляющий итог таких согласований – от 26 до 40 версий документов – наверняка не предел для этой компании!
Пример. «Оптимизация» процесса на основе обобщения лучшего опыта
Крупная компания имела несколько филиалов в разных городах. Руководство приняло решение стандартизировать деятельность всех филиалов. Для этого был выбран ряд процессов, в том числе процесс управления договорами.
Специально созданная рабочая группа проанализировала этот процесс в трех филиалах и выявила лучшие практики работы. Каждый филиал имел свои положительные и отрицательные особенности. По итогам был разработан проект регламента управления договорами, который объединял все лучшие наработки. Приступили к согласованию документа.
В процессе согласования со стороны менеджмента филиалов возникали критические замечания. Разработчикам многое пришлось убирать. После двенадцати итераций документ стал весьма формальным, зато устраивал всех.
Однако кто-то из руководителей филиалов пролоббировал следующее решение головного офиса: каждый филиал имеет право адаптировать общий регламент к своим конкретным условиям. В результате регламенты были откорректированы настолько, что новыми остались лишь две вещи: структура документа и его обложка.
Формализованная процедура согласования НМД, четкие требования по формулировке замечаний, учету замечаний и т. п. необходимы, чтобы снизить бесконечное количество согласований, существующее в современных компаниях.
В рассматриваемой нами процедуре управления НМД должно быть три, максимум четыре итерации документа.
По итогам совещания ОР готовит протокол. Если на совещании не удается прийти к общему мнению по формулировке спорных пунктов документа, протокол передается ГД. В протоколе обязательно указывают пункты, по которым не удалось достичь соглашения.
ГД принимает решение по редакции спорных пунктов и передает его ОР (в электронном виде).
Не стоит чересчур нагружать ГД такого рода проблемами. Однако рассматриваемая процедура предназначается для небольшой и средней компании. Если организация крупная и/или документов много, лучше рассмотреть возможность согласования и утверждения НМД различными должностными лицами, например по направлениям деятельности.
