Приведу несколько примеров структур процессов управления для руководителей, находящихся на различных должностях.
Пример. Структура процессов управления начальника отдела продаж (ОП)
Ежедневный контур управления:
• проведение ежедневных совещаний:
• проверка интенсивности работы сотрудников за предыдущий день;
• проведение совещаний с сотрудниками по итогам встречи с клиентом;
• подготовка отчета по проведенным встречам;
• выборочная проверка и согласование коммерческих предложений по сделкам;
• подготовка личного отчета по работе за день;
• анализ продаж за неделю, формирование и согласование отчета:
• подготовка и проведение совещания ОП;
• определение целевых сегментов.
Ежемесячный контур управления:
• анализ продаж за месяц, формирование и согласование отчета;
• корректировка плана посещения выставок и семинаров на месяц;
• аудит соблюдения стандартов сотрудниками ОП;
• подготовка ежемесячного бюджета ОП;
• подготовка и проведение совещания ОП.
Ежегодный контур управления:
• анализ результатов работы отдела за год;
• проведение собрания по результатам года;
• подготовка годового бюджета ОП;
• формирование графика отпусков сотрудников ОП;
• формирование плана выставок на год (участие, посещение);
• подготовка предложений по корректировке системы оплаты и стимулирования труда ОП.
В этом примере отражены в основном административные процессы, то есть процессы управления подразделением. В меньшей степени – процессы управления процессами.
Пример. Структура процессов управления начальника транспортного отдела (ТО)
Ежедневный контур управления:
• анализ доставок за предыдущий день;
• анализ отчетов диспетчеров, контроль дисциплины;
• учет и контроль пробега автомобилей;
• учет и контроль норм выработки;
• планирование внутренних доставок.
Еженедельный контур управления:
• контроль состояния автотранспорта;
• анализ деятельности ТО за неделю;
• планирование внешних доставок.
Ежемесячный контур управления:
• корректировка потребности в автотранспорте на квартал/месяц;
• анализ работы водителей и экспедиторов за месяц;
• закрытие табелей по сотрудникам ТО;
• формирование отчетности и анализ деятельности ТО за отчетный период;
• анализ, разработка/корректировка графиков доставки.
Ежеквартальный контур управления:
• корректировка потребности в автотранспорте на квартал/месяц;
• заключение договоров на услуги;
• приобретение/замена автомобилей;
• корректировка системы оплаты водителей и экспедиторов;
• анализ, разработка предложений и корректировка графиков доставки по дистрибуции;
• формирование отчетности и анализ деятельности ТО за квартал.
Ежегодный контур управления:
• планирование потребности в автотранспорте на год;
• формирование бюджета ТО на год;
• формирование графика отпусков сотрудников ТО на год;
• формирование графика ТО и ремонта автотранспорта на год;
• формирование отчетности и анализ деятельности ТО за год.
В этом примере встречаются как процессы управления процессами, так и процессы управления подразделениями.
Пример. Структура процессов управления вице-президента компании по функциональному направлению
Ежедневный контур управления:
• рассмотрение текущих проблем и принятие оперативных управленческих решений в пределах своих полномочий[123];
• формирование поручений сотрудникам управления;
• выполнение срочных поручений вышестоящих руководителей компании.
Еженедельный контур управления:
• проведение еженедельной планерки с директорами департаментов управления (по пятницам с 12.30 до 13.30);
• согласование и предоставление отчета управления на планерку функционального блока;
• анализ еженедельных отчетов сотрудников по приоритетным проектам.
Ежемесячный контур управления:
• получение и анализ отчетов по работе сотрудников за месяц;
• планирование выделения ресурсов на следующий месяц (например, планирование командировок сотрудников);
• контроль выполнения планов и достижения КПЭ[124] сотрудниками управления;
• проведение секторной группы по функциональному направлению (15-е число месяца).
Ежеквартальный контур управления:
• корректировка плана по выделению ресурсов на следующий квартал;
• согласование и утверждение планов сотрудников управления на квартал;
• контроль исполнения планов сотрудников за предыдущий квартал;
• контроль достижения сотрудниками управлении запланированных КПЭ;
• согласование/корректировка плана проведения аудитов;
• участие в экспертной группе.
Ежегодный контур управления:
• формирование личного плана работы и КПЭ на год;
• разработка и утверждение плана проведения аудитов функциональных подразделений в регионах на год;
• согласование и утверждение планов сотрудников управления на год;
• согласование и утверждение КПЭ сотрудников на год;
• контроль исполнения планов сотрудников за прошедший год;
• оценка и утверждение фактически достигнутых сотрудниками КПЭ;
• формирование плана разработки (пересмотра/актуализации) нормативно-методических документов, регламентирующих процессы управления;
• формирование плана управления на год с выделением ресурсов.
Этот пример в основном содержит процессы управления подразделением.
Пример. Структура процессов управления директора по производству
Ежедневный контур управления:
• анализ отчета по производству за сутки, принятие оперативных решений;
• проведение оперативного совещания с ИТР[125] департамента производства;
• обход производственных участков;
• контроль расстановки производственного персонала;
• согласование/реализация решений по несоответствующим материалам (в рамках своей компетенции).
Еженедельный контур управления:
• подготовка к еженедельному совещанию у президента;
• согласование плана производства и графика загрузки оборудования на следующую неделю;
• анализ отчета по человеческим ресурсам, формирование заявки на человеческие ресурсы;
• анализ и согласование отчета по производству за неделю;
• согласование заявок на закупку ТМЦ.
