заданным заголовком придет в ваш почтовый ящик, так что вы получите список задач, просто просмотрев почту на рабочем месте или в кафе. На ходу я тоже отправляю все свои заметки по электронной почте с помощью Captio.
Подготовьте специальный блокнот и ручку
Подготовку к утреннему часу я рекомендую начать с «формы».
Для постановки задач вам нужны всего лишь листок бумаги и ручка, но ваша мотивация только усилится, если вы выберете лучшую, удобную и эргономичную ручку и прекрасный блокнот, который легко носить с собой. Необязательно выбирать исключительно дорогую брендовую ручку и записную книжку (впрочем, если вам нравятся вещи известных производителей, почему бы и нет?). Возьмите блокнот, который вам сразу же захочется открыть с утра.
Лично я выбрала такие три блокнота:
• для ежедневных, еженедельных и ежемесячных задач я использую «Блокнот утренней деятельности», который выпускается уже в течение десяти лет;
• для задач на ближайшие три-шесть месяцев (см. ниже) беру Life Noble Note Plain, размер B6, чистые листы без линовки;
• для «утренних страниц» (см. ниже) использую блокнот Midori с бумажной обложкой, чистые листы [4].
Для цветовой кодировки задач у меня четырехцветная шариковая ручка Lamy 2000 L401 [5]. У многих четырехцветных ручек дизайн так себе, а эта выглядит стильно и вызывает у меня приятные эмоции. Однако у нее вязкие чернила, и при письме требуется сильно нажимать, поэтому я использую специальные запасные стержни. Их множество, я предпочитаю модель Jetstream SXR20005. Но у нее нет зеленого цвета, для него я использую стержень Zebra core Sherbo 4C-0.7 B-BR-8A-4.
Обратите внимание, что стержни Jetstream выпускаются под множеством серийных номеров. К ручке Lamy подходит SXR20005.
Задачи на три – шесть месяцев я записываю карандашами Tombow Play Color, в наборе 12 цветов.
Как максимально эффективно использовать первые полчаса: три этапа постановки задач
А теперь поговорим о том, как ставить задачи и сортировать их. «Утренний час» подразумевает ежедневные, еженедельные, ежемесячные дела и задачи на три-шесть месяцев. Поскольку порядок действий во всех случаях одинаковый, объясню на примере ежедневных задач.
1. Выпишите все задачи, которые пришли вам в голову.
2. Раскрасьте их четырьмя цветами в соответствии с системой посева.
3. Рассортируйте посев на мелкие «семена» и выберите те дела, которые можете сделать сразу же.
Шаг 1. Выпишите все задачи, которые пришли вам в голову
8 апреля. Задачи на сегодня
• Утренняя проверка почты
• Ответ на запрос компании В
• Рассмотрение повестки дня планового совещания
• Посещение планового совещания
• Подготовка протокола планового совещания
• Создание предложения
• Обед с господином А
• Обеденная проверка почты
• Подготовка предложений для новых деловых партнеров
• Написать пост о хобби в блог
• Подкачать мышцы пресса 100 раз
• Перевести плату за семинар
Шаг 2. Раскрасьте их четырьмя цветами в соответствии с системой посева
8 апреля. Задачи на сегодня
• Утренняя проверка почты (зеленый)
• Ответ на запрос компании В (зеленый)
• Рассмотрение повестки дня планового совещания (синий)
• Посещение планового совещания (синий)
• Подготовка протокола планового совещания (синий)
• Создание предложения (синий)
• Обед с господином А (красный)
• Обеденная проверка почты (зеленый)
• Подготовка предложений для новых деловых партнеров (зеленый)
• Написать пост о хобби в блог (зеленый)
• Подкачать мышцы пресса 100 раз (зеленый)
• Перевести плату за семинар (черный)
На самом деле текст можно выделять по-разному (подчеркивать, или ставить цветные галочки, или обводить цветной ручкой и т. п.), главное, чтобы вам было понятно.
Шаг 3. Рассортируйте посев на мелкие «семена» и выберите те дела, которые можете сделать сразу же
Подготовка предложений для новых деловых партнеров
• Изучить проблемы клиента
• Изучить клиентов клиента
• Продумать цели
• Составить приблизительный план
• Перечислить возражения и вопросы
• Подготовить ответы на них
• Подтвердить расписание события
• Подтвердить необходимый персонал
• Согласовать предварительный план с начальником
• Начать подготовку материалов
• Окончательная проверка материала → правки
• Отрепетировать презентацию
• Распечатать три цветные копии
1. Выписываем все задачи, которые пришли вам в голову
Прежде всего необходимо выписать все задачи, которые вы хотели бы выполнить сегодня, не рассуждая о том, чего вам хочется или что надо сделать. Цель в том, чтобы не тратить ценные ресурсы мозга на запоминание. Лист бумаги или блокнот станет внешним продолжением вашей памяти. В это время вы можете подумать так: «О, вот еще дело, пожалуй, займусь им завтра» или «Это лучше сделать на следующей неделе», но не останавливайте поток задач, записывайте буквально все, что приходит в голову. (О том, как управлять задачами на завтра и другие дни, я расскажу позже, в соответствующих разделах.)
Часто смутная ноша «не забыть» или «нужно сделать это» становится слишком тяжкой и заставляет нас откладывать дела. Так что надо записать все, чтобы избавиться от расплывчатых и неопределенных намерений.
Если вы задумаетесь о цветном кодировании уже на данном этапе, это остановит поток мыслей, поэтому цветные ручки пока можно отложить. Запишите задачи черной ручкой или карандашом.
Если у вас есть время на выписывание задач только во время дороги на работу, отправьте себе электронное письмо, используя приложение Captio. Не зацикливайтесь на том, чтобы сделать красивый перечень. Вне зависимости от количества и объема задач вам нужно всего лишь записать их все.
Ежедневные задачи часто можно разделить на пять категорий, так что если вам ничего не приходит в голову, то попробуйте начать с перечисления следующих пунктов:
• с кем вы хотите связаться,
• ваши текущие проекты,
• чем вы хотите заниматься в будущем,
• темы, которые нужно изучить,
• книги и материалы, которые вы должны изучить.
В «Блокноте утренней деятельности» изображена временная ось «4 утра – 9 утра». Однако, если вы будете использовать советы по раннему подъему, которые приведены в приложении, и научитесь рано вставать, вам не придется записывать другие дела на утро (например, пробуждение, завтрак и т. п.), кроме собственно постановки задач. Попробуйте использовать не только «Блокнот утренней деятельности», но и любой вертикальный блокнот, где на развороте указаны задачи на неделю, а на вертикальной шкале обозначено время с интервалами от 30 минут до часа.
Я использую вертикальную часть моего «Блокнота утренней деятельности», игнорируя ось времени, и составляю список задач на день.
Если ничего не приходит на ум, попробуйте «утренние страницы» в качестве подготовительного упражнения
Если у вас не получается заниматься сортировкой задач по утрам, попробуйте в качестве подготовительного упражнения так называемые утренние страницы. Эту практику придумала Джулия Кэмерон и описала ее в книге «Путь художника». Она заключается в том, что рано утром вы должны заполнить три страницы любым текстом, который пришел вам на ум.
Можно писать все что угодно и как угодно. Пишите и представляйте, как выплескиваете все свои мысли на бумагу. Не надо быть формальным. Можете честно фиксировать: «Мне сегодня не о чем писать, чем и как я смогу заполнить эти три страницы?» Пусть поток унесет вас, и вы продолжите писать.
Если вы выплеснете все свои мысли на утренних страницах, то сможете расписаться, а дальше уже естественным образом сформулировать «то, что я хочу сделать» и «то, что мне нужно сделать». Это поможет вам определиться, что сделать сегодня, что – на этой неделе, что необходимо выполнить в этом месяце, а что в будущем.
Другими словами, утренние страницы помогут вам раскрепостить свои мысли за счет открытого вопроса. А уже затем, распределяя задачи, вы сможете ответить на закрытые вопросы вроде «что я хочу сделать» или «что буду делать на этой неделе». Я советую этот метод, когда слишком тяжело заняться постановкой задач.
2. Раскрасим задачи четырьмя цветами в соответствии с системой посева
Напомню цветовую кодировку задач:
несрочное и важное → 1) посев, красный,
срочное и важное → 2) жатва, зеленый,
срочное и неважное → 3) прополка,
