5. Заложите резерв времени 40 %, чтобы план стал на 100 % реальным.
Инструменты планирования рабочего дня
Уровень дневного масштаба, или ОПЕРАТИВНЫЙ. Это планирование на день грядущий. Рекомендуемые инструменты планирования:
– Держать в «голове»
– Е-mail
– Список дел
– Секретарь
– Метод Швабры
– В-АВВ
– Карта мыслей
– 4 по 25
– Принцип очереди
Держать в «голове»
Когда применим данный метод планирования на день? Когда несколько дел? Вы уже знаете правило семи, и, наверное, первая мысль – «пять – девять дел можно удержать в голове». Совершенно верно, удержать. То есть помнить такое количество дел реально. Однако где место для того, чтобы думать? Если ваше сознание будет занято только тем, чтобы помнить, какие задачи следует выполнить, то ресурсы для «думания» исчерпаны. Поэтому рекомендуем отказаться от затеи использовать сознание как записную книжку. Пользоваться таким методом следует, только когда на день – одна задача. Или на выходных, в отпуске. Когда вам не столь критичны результаты и плотность дел низка.
Как только в голове оказываются даже две задачи, в случае дефицита времени они вступают в конфликт, и одна из них будет вытеснена, будет забыта. Только одна задача может полноценно храниться в сознании даже в состоянии стресса, позволяя вам свободно думать над ее решением и выполнять действия, ведущие к достижению поставленной задачи. Поэтому для руководителя этот инструмент неприемлем. Разве что вам безразличны результаты вашей работы – тогда можете «держать планы в голове».
Е-mail
Почтовый клиент зачастую используется как органайзер. Самые распространенные – The Bat, Outlook, Outlook Express. Приходит письмо, в нем описание задачи. Читаем, выполняем, удаляем, переходим к следующему письму. Достаточно удобно. Осталось только исправить ошибки работы с почтой – и можно считать, что подходящий органайзер у вас под рукой.
Первая базовая ошибка: УДАЛЯТЬ ПИСЬМА. Все пришедшие вам письма нужно сортировать и сохранять. По крайней мере, пока не завершится проект, по которому идет переписка.
Пример структуры папок в почтовом клиенте
Предлагаю рассмотреть один из оптимальных алгоритмов работы с почтой.
1. Создаем папку «!_Work». Восклицательный знак вначале позволяет всегда быть этой папке быть в самом верху, что облегчает визуальный поиск и ориентировку.
2. В ней создаем структуру папок под проекты, в которых вы участвуете. Названия категоризируем по проектам либо людям. То есть у вас появляется ряд папок, поименованных именами людей, либо по названиям проектов.
3. Когда подготовлена структура папок, следует освоить последовательность сортировки.
4. Нажимаем отправить/получить. Допустим, получаем 19 писем, они – в папке «Входящие».
5. Во-первых, бегло просматриваем их на предмет спама, ненужных писем. Их удаляем. То есть зачищаем наш ящик от задач «С». Удалили 9 писем, осталось 10.
6. Оставшиеся письма прочитываем и определяем, какой они категории – «А» или «В». Если письмо «В» – перемещайте его в папку «!_Work». Переместили 7 писем, осталось 3.
7. Теперь следует оценить оставшиеся 3 письма категории «А» по критерию «время, необходимое для написания ответа». Если ответ займет не более нескольких минут, сразу их отпишите и положите в проектную папку архива. Ответили на 2 письма, осталось 1.
8. Теперь приступайте к работе с письмом категории «А».
9. Выделите в течение дня 1–3 окна для ответов на письма из папки «!_Work». Рекомендую утвердить такие окна утром, перед обедом и вечером. Их длительность и количество – по вашей потребности.
Представленный выше алгоритм прост, удобен и очень функционален. Такая схема позволяет держать в регулярном порядке вашу переписку. В любой момент времени можно получить доступ к нужному письму. Позволяет по завершении проекта легко создать архив и облегчить объем почтовой программы.
Когда завершена работа с проектом, просто откройте почтовую папку, выделите все письма в ней. Захватите мышью и перенесите их в папку на диске. Каждое письмо будет представлено как отдельный файл. Далее заархивируйте файлы, и получится один архивный файл со всей вашей перепиской по данному проекту.
Многие используют почтового клиента как органайзер. Написали себе письмо – вот и задача, которую нужно сделать. Выполнили ее – переместили в папку «Сделано». Руководитель Дмитрий использует этот способ так. Если он на работе и вспоминает, что ему необходимо сделать дома, он пишет себе письмо на домашний адрес. А когда он находится дома и приходят мысли по работе, чтобы не забыть сделать их – фиксирует в письме и направляет на рабочий адрес.
Список дел и карта мыслей
Это два структурно разных способа выкладки, представления информации на бумаге. В таблице приведены сравнительные данные по каждому инструменту.
Список дел известен нам со школы. Все наши планы и заметки мы делаем именно им. Поэтому этот инструмент уже хорошо отработан, как привычка. Другое дело – карта мыслей. Для многих людей этот загадочный инструмент встречается впервые. В двух словах суть его такова. В центре листа рисуем кружок. В круг ставим дату. Отводим черту от поверхности центрального кружка в любую сторону и фиксируем название задачи или действия, которое мы планируем выполнить. Обводим его в круг или овал. И таким образом набрасываем следующие задачи. Как спутники запускаем на орбиту вокруг нашей даты задачи, требующие нашего участия. Важно при зарисовке не придерживаться последовательности заполнения орбиты, типа слева направо или наоборот. Этот метод требует произвольности, а не последовательности.
Подводя итоги, следует понять границы применимости каждого из методов. Если у нас задачи привязаны к точному времени: 12.00, 15.05, – то их фиксируем списком дел. Напротив каждого прописываем время начала выполнения. А вот задачи типа «если Петрович подготовит отчет, то внести его в реестр отчетной документации» очень удобно фиксировать картой мыслей. Чтобы организовать на основе списка дел и карты мыслей удобный планировщик на день, следует лист разделить на две половины. На одной – создать шкалу времени с утра до вечера. На второй – свободной – рисуйте карту мыслей задач, не имеющих четких временных точек старта. При этом в течение дня по мере появления новых задач вы быстро определяете, куда ее записать. Задайте вопрос: когда ее нужно сделать? Если время не задано – «в течение дня, главное – сегодня», насаживайте «новый Чупа-Чупс» на ядро карты мыслей и обводите овалом. Если же «в 13.15 начать отзвон по клиентам», то напротив шкалы времени фиксируете, что делать.
Руководителю рекомендуется овладеть обоими методами, так как в его работе регулярно встречаются задачи, требующие то «аналитики», то «творчества». Практикуя рисование карт мыслей в течение двух-трех недель, вы сможете перевести это на уровень навыков.
Секретарь
Отличный инструмент. Один только минус – удовольствие дорогое. Хороший секретарь, или, точнее, помощник руководителя, требует отнюдь не слабой оплаты труда. Рекомендуется для высшего управленческого звена: председателей правления, директоров. Секретарь хорош, если секретарь обладает слепым методом набора, навыками быстрого чтения, отлично разбирается в офисных приложениях и Интернете. Умеет сортировать и приводить в порядок информацию как в электронном, так и в бумажном виде. Кроме того, должен буквально с полуслова понимать руководителя, чтобы экономить время на коммуникацию. Умело отсеивать входящий мусор, точно фиксируя, кто, когда и с какой целью звонил. Он также должен уметь планировать график руководителя, то есть обладать навыками тайм-менеджмента, хорошо общаться и сглаживать острые углы, легко работать в стрессе и конфликтных ситуациях.
Метод швабры
Реальная история. Англия, 50-й год прошлого века. Вице-президент Бетл-Хим Шваб вызывает консультанта Ли и просит дать совет по лучшему управлению делами. Недолго думая, Ли предлагает следующее:
– Напишите список дел, которые собираетесь делать завтра. Теперь выберите из них самое важное, самое ценное. Завтра утром приступите к нему. Ни на что не отвлекайтесь, пока его не завершите. После выполнения снова пересмотрите список. Возможно, появились новые задачи, которые требуют решения. Выберите на этот раз самую важную задачу и незамедлительно приступайте к ее выполнению. И в такой последовательности работать до конца дня.
Даже если вы не дойдете до конца списка, вы выполните самые важные задачи. Работайте так каждый день, и результаты не заставят себя ждать.
«Насколько сочтете этот совет ценным, столько мне и заплатите», – с этими словами Ли удалился.
Иллюстрация метода швабры
