Именно так создается время: вы выбираете его отрезок и определяете, сколько действий произойдет в указанный период. Для большинства людей эта истина будет непривычна.
Для чего нужен тайм-менеджмент? Для того чтобы просто успевать больше сделать.
Человек проживает рабочий день. Он трудится с комфортной для него скоростью. Успевает сделать какой-то объем дел. Но хочет справляться с большим. Это происходит по различным причинам. Либо он перегружен и не успевает. Либо хочет просто повысить производительность труда. Может быть, у него сдельная оплата или горят сроки проекта.
Комфортная скорость изменения – весьма субъективное понятие. То, что для одного слишком медленно, для другого – непереносимо быстро. Спросите российских мотоциклистов. Вы услышите (на полном серьезе): «Я попал в плотное движение и плелся со скоростью 160 км/ч». А те же 160 км/ч доведут какую-нибудь бабулю до инфаркта, особенно если посадить ее на мотоцикл. Ощущение скорости может быть разным: что-то видится молниеносным, другое – крайне замедленным. Наркоману день кажется пятью минутами, настолько он неспешен.
Анекдот. Сидит наркоман на балконе, мимо пролетают один за другим три огненных шара. Он очень удивляется, начинает думать об этом странном явлении… Возвращается в комнату. Мать спрашивает: «Что ты делал на балконе трое суток?».
Для пятилетнего ребенка наоборот: один день тянется столько же, сколько для взрослого – целая неделя. Он гулял во дворе все утро! Это было дли-и-нное-длинное утро, наполненное массой приключений. А через двадцать лет тот же человек просыпается, почесывается, завтракает, только садится работать – уже и обедать пора. Замечали?
Составлять расписание дня вы, возможно, умеете. Тут вам на помощь придут хорошие компьютерные программы, благо их множество – Outlook, Any.do, Evernote, Глеб Архангельский и т. п. А вот пробовали ли вы изменить свое ощущение времени?
Я бываю иногда на телевидении. Один раз в студии слышал разговор тележурналистов: «До эфира еще полно времени, 30 секунд, докурить успею» (со скучающим выражением лица). А для кого-то 30 секунд – вжик!
Человек, печатающий со скоростью 30 знаков в минуту, успеет напечатать в 10 раз меньше, чем тот, чья скорость печати составляет 300 знаков. Они могут работать вместе и получать одинаковый оклад. Они могут писать хорошие планы у себя в ежедневниках. Но механическое планирование вторично перед скоростью жизни. Это и есть подлинная основа тайм-менеджмента – ощущение времени и, как следствие, количество изменений в его единицу. А программы и ежедневники помогут и быстрому, и медленному стать немного собраннее. Их потенциал в данном вопросе очень ограничен: при помощи ежедневника вы не сможете обеспечить, чтобы человек сделал в 20 раз больше, а «прокачав» его скорость – сможете.
«Он много успевает». Так говорят о том, для кого характерна высокая скорость жизни.
Кто-то хаотично делает массу лихорадочных движений, на самом деле мало что доводя до ума. Этот человек пытается действовать со скоростью большей, чем для него комфортна. «Я печатаю 600 знаков в минуту! Правда, такая ерунда получается…».
Кстати, значительно увеличить оптимальный порог скорости и улучшить время реакции мне помогла дианетика. Лично я прочитал книгу «Дианетика: современная наука о разуме», применил на практике и полностью достиг обещанных в ней результатов. Так что могу смело заявить: проверено, мин нет, смело рекомендую, за слова отвечаю. Если вы ее не читали, обязательно ознакомьтесь. Она есть в любой библиотеке, много где продается (рекомендую издания 2007 года и позже, в которых сделан великолепный перевод оригинального текста. Более ранние переводы тяжелы и неточны, читатели путаются и получают ложные представления). По этой книге есть заочный курс, его можно пройти онлайн очень дешево, почти даром (просто напишите моим сотрудникам с сайта www.consulter.org, и они помогут вам его начать). Одно лишь чтение книги ничего не даст вам в плане увеличения скорости – потребуется внедрение ее советов в жизнь. Эта рекомендация как раз относится к тем жизненно важным данным, без которых теория может остаться лишь привлекательной идеей, никогда не воплотившись. Выпустить книгу о человеческом факторе и умолчать о том, что способствовало решению такой проблемы у меня лично и у огромного количества моих друзей, было бы по меньшей мере не честно. Ваше чувство времени и скорость реакции улучшатся.
Есть множество административных принципов, которые хоть и менее действенны, чем повышение внутренней скорости восприятия, тем не менее, помогают «запихнуть» в одну единицу времени побольше всего.
Самый первый из них (как советует Л. Рон Хаббард) – не делать одно дело два раза. Это достигается за счет того, что вы даже не начинаете браться за то, что не готовы прямо сейчас довести до конца. Вам приходит почта. Вы прочитываете ее и откладываете. Через несколько часов возвращаетесь к ней, читаете еще раз и отвечаете. Видите? Вы сделали работу дважды. Первый раз можно было даже не читать, если не имелось возможности тут же ответить. В то время как вы читали, можно было выполнить что-то еще. Так вы и экономите время.
Следующий инструмент – планирование. Система планов (стратегические, тактические, краткосрочные) с выполнимыми задачами и конкретными сроками организовывает, помогает скоординировать деятельность и произвести меньше ненужных действий.
В стандарте администрирования «Бережливое производство» (Lean production) приводятся различные типы излишнего движения. Такие данные есть и в других хороших стандартах, например в Hubbard management system. Но это не тема настоящей главы. Я просто хотел отметить, что само искоренение таких движений приводит к экономии времени.
Также в тайм-менеджменте можно использовать оптимизацию способов коммуникации, ведь именно на нее тратится наибольшее количество лишнего времени. Вам очень поможет стандарт «Модель административного ноу-хау» ассоциации WISE.
Вот некоторые принципы, которые в нем используются:
90 % рабочей коммуникации может и должно осуществляться письменно.
Вашу почту следует разделить на входящую (непрочитанную), отложенную (прочитанную, по которой нет немедленного решения) и исходящую (подготовленную для отправки). Общение в организации производится через коммуникационный центр, то есть вся коммуникация проходит через распределитель, в том числе бумажная.
