13. Если нужно выбрать состояния рабочего процесса, введите исходное, промежуточное и итоговое состояния.
14. Снимите оба флажка Отправлять сообщения электронной почты (Send E-mail Message). Остальные параметры оставьте без изменения и щелкните и ОК.
Теперь, если щелкнуть на раскрывающемся списке рядом с документом, появятся варианты выбора, при помощи которых можно отправить редактору документ, готовый к одобрению.
Закройте обозреватель.
Одно из наиболее серьезных затруднений в работе – это незнание того, что информация изменилась. Службы SharePoint помогают решить эту проблему, позволяя подписываться на оповещения. Когда изменяется документ, на который подписан пользователь, этот пользователь получает по электронной почте сообщение о том, что документ изменился.
Например, Билл Мэлоун может получать уведомления о том, что документ OakChest. docx изменился. В следующем упражнении вы настроите оповещения для этого документа и получите оповещение после его изменения.
Используйте документ Oakchest. docx из папки с файлами занятий для этой главы. Файлы занятий находятся в папке DocumentsMicrosoft PressSBS_WSSv3Chapter 05.
Убедитесь, что имеете достаточно разрешений для извлечения, изменения и возврата документа в библиотеку документов, а также для создания оповещения на узле. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.
Откройте узел SharePoint, на котором хотите настроить оповещение для документа. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК.
1. Щелкните на ссылке Дубовая мебель (Oak Furniture) в области быстрого запуска. Откроется страница библиотеки документов Дубовая мебель (Oak Furniture).
2. Наведите указатель мыши на документ, для которого хотите создать оповещение. В данном примере используется документ OakChest.docx. Когда справа от имени документа появится стрелка, щелкните на ней.
3. Выберите команду Оповестить меня (Alert Me).
На открывшейся странице можно выбрать время и частоту оповещений.
4. Оставьте значения параметров без изменения и щелкните ОК.
Внимание! Если на сервере не настроены параметры электронной почты, откроется страница с сообщением об ошибке. Если открылась эта страница, вы не сможете выполнить оставшиеся шаги.
Вы вернетесь на страницу библиотеки документов Дубовая мебель (Oak Furniture).
5. Наведите указатель мыши на документ OakChest. docx. Когда справа от имени документа появится стрелка, щелкните на ней.6. Выберите команду Изменить в Microsoft Office Word (Edit in Microsoft Office Word).
7. Когда появится окно предупреждения, щелкните и ОК, чтобы открыть файл в Word.
8. Щелкните на кнопке Office и выберите команду Извлечь (Check Out). Теперь можно изменять этот документ.
9. Щелкните на кнопке Office и выберите команду Сохранить (Save).
10. Щелкните на кнопке Office и выберите команду Вернуть (Check In).
11. В появившемся диалоговом окне щелкните ОК
12. Закройте Word.
Через некоторое время вы получите два сообщения электронной почты. В первом сообщении говорится о том, что оповещение успешно создано. Во втором сообщается, что документ OakChest.docx был изменен.
Закройте обозреватель.
Работа с документами в режиме оффлайн
Службы SharePoint позволяют работать с оффлайновыми документами двумя способами. Первый способ – скопировать документы в клиентское приложение Microsoft Office Outlook. Второй способ – синхронизировать документы при помощи рабочей области Microsoft Office Groove.
Используйте документ Oakchest. docx из папки с файлами занятий для этой главы. Файлы занятий находятся в папке DocumentsMicrosoft PressSBS_WSSv3Chapter 05.
Убедитесь, что имеете достаточно разрешений для извлечения, изменения и возврата документа в библиотеку документов. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.
Откройте узел SharePoint, на с которого хотите скопировать документа для работы в режиме оффлайн. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК.
Чтобы работать с документами в режиме оффлайн при помощи Office Outlook, можно выполнить следующее.
1. С домашней страницы узла группы откройте страницу библиотеки Дубовая мебель (Oak Furniture).
2. В меню Действия (Actions) выберите команду Подключиться к Outlook (Connect to Outlook).
Появится диалоговое окно с вопросом о том, доверяет ли вы этому источнику и хотите ли подключить эту библиотеку документов к Outlook.
3. Нажмите кнопку Да (Yes), и список SharePoint будет автоматически создан в Outlook, а документы из библиотеки будут загружены в Outlook как вложения электронной почты.
Закройте обозреватель.
Другой способ перевести документы в режим оффлайн – синхронизировать их при помощи рабочей области Office Groove. Это более сложный способ, но имеет преимущество: при помощи одним рабочей области Groove можно синхронизировать различные списки с различных узлов. Чтобы синхронизировать документы в рабочей области Groove, выполните следующее.
1. Откройте клиентское приложение Groove. Ярлык для его запуска можно найти в меню Все программы Microsoft Office (All ProgramsMicrosoft Office).
2. В клиентском приложении Groove щелкните на ссылке Создать рабочую область (New Workspace).
Откроется диалоговое окно, в котором можно указать тип новой рабочей области и ее ввести имя.
3. В качестве имени новой рабочей области введите Дубовая мебель – оффлайновые документы и щелкните ОК.
4. В новой рабочей области в списке общих задач щелкните на ссылке Добавить инструменты (Add Tools).
5. В открывшемся диалоговом окне установите флажок Файлы SharePoint (SharePoint Files) и щелкните ОК.
6. Щелкните на автоматически появившейся кнопке Установить (Setup).
7. В поле Адрес (Adress) введите адрес URL узла SharePoint, к которому хотите подключиться (http://wideworldimporters), и щелкните Выбрать (Select).
После подключения клиентской программы Groove к узлу SharePoint в ней будут перечислены все списки и библиотеки этого узла.
8. Выберите библиотеку документов Дубовая мебель (Oak Furniture), дважды щелкнув на ее имени.
9. Щелкните на кнопке Выбрать (Select), и элементы библиотеки будут синхронизированы на локальном жестком диске.
Обратите внимание на то, что клиентская программа Groove синхронизировала и файлы, и папки, сохранив документы на локальном жестком диске. Эти действия можно повторить, чтобы подключиться к другим узлам SharePoint и синхронизировать их библиотеки и списки в общей рабочей области. Конечно, если вы будете делать это, нужно будет дать рабочей области другое, более подходящее название, а не то, которое используется в этом упражнении.
Закройте обозреватель и клиентское приложение Groove.
• Библиотеки представляют собой централизованное хранилище документов, форм и рисунков, облегчающее их совместное использование.
• Можно создавать библиотеки документов для документов, относящихся к определенной теме, и давать им соответствующие имена.
• Не забывайте извлекать документ из библиотеки перед его изменением.
• Изменять и возвращать документы можно при помощи приложений из пакета Microsoft Office.
• Если хотите получать уведомления о изменении документов, используйте оповещения.
Глава 6 Работа с параметрами библиотек
В этой главе вы научитесь:
• настраивать библиотеку документов;
• создавать новые столбцы;
• работать с типами содержимого;
• добавлять в документ метаданные;
• обеспечивать безопасность библиотеки документов;
• удалять библиотеку документов.
Как говорилось в главе 5, библиотеки документов – одна из самых полезных возможностей служб SharePoint. Дополнительные функции библиотек SharePoint, такие как работа с версиями, требование одобрения документов и параметры навигации, делают библиотеки документов SharePoint более привлекательными, чем обычные сетевые общие папки. Библиотеки SharePoint можно использовать для хранения нескольких версий документов, требования одобрения документов перед публикацией, сортировки и фильтрации данных.
Из этой главы вы узнаете, как управлять библиотеками документов и использовать их дополнительные функции. Вы научитесь использовать столбцы библиотек, типы содержимого и металл иные документа, включая информационную панель документа Document Information Panel, DIP) в приложениях из пакета Microsoft Office 2007. Также вы узнаете, как создавать представления библиотеки документов, обеспечивать безопасность библиотеки, использовать веб-папки для доступа к библиотеке, использовать функции обсуждения документов и удалять библиотеки. В упражнениях этой главы используется библиотека документов Дубовая мебель (Oak Furniture) и библиотека форм Заявки на покупки (Purchase Orders), созданные в главе 5.
