Инструменты редактирования позволяют добавлять примечания в документы и отслеживать внесенные правки. При этом пользователь может видеть все вносимые изменения и определить, нужно ли применять эти исправления или нет.
Часто при создании серьезной работы хочется отменить все внесенные изменения, так как в какой-то момент начинает казаться, что предыдущий вариант текста был лучше. В принципе, это результат слишком усердной работы, но иногда такое чувство верно. Особенно если вспомнить, что «лучшее – враг хорошего». В таком случае, исправив текст, мы буквально беремся за голову и начинаем лихорадочно вспоминать, как же он выглядел до наших бессмысленных корректировок. Используя режим рецензирования редактора Word, вы избавите себя от подобных проблем.
Основным отличием этого режима редактирования от обычного является возможность сохранения всех вносимых исправлений. Причем это касается как содержимого документа (удаление и добавление текста), так и формата документа (изменение шрифтов, параметров страниц и т. д.). Исправления будут отображаться на экране и помещаться в специальный список. А при желании вы сможете в любой момент отменить исправление или же, наоборот, принять его.
Рассматриваемый режим удобен на завершающих этапах создания работы, когда содержание набрано, текст отформатирован, а в документ вносятся последние исправления, которые в любой момент можно отменить и вернуться к предыдущему варианту.
Еще одним важным преимуществом режима рецензирования является разделение правок, вносимых разными пользователями. Например, вы можете показать текст коллегам или научному руководителю и в любой момент отобразить те исправления, которые внес кто-либо из них. А далее, в зависимости от ситуации, можно будет принимать эти исправления либо отклонять их.
Для работы с инструментами редактирования и исправления предназначена вкладка Рецензирование.
Вставка примечаний
Примечания удобны при работе с текстом в тех случаях, когда нужно оставить некоторые замечания по поводу написанного. Они также являются средством совместного редактирования документов. Обычно примечания на бумаге представляют собой текстовые пометки на полях. В электронном документе они тоже записываются на полях в виде выделенных текстовых блоков, которые называются выносками.
С помощью примечаний можно зафиксировать мысли по поводу отдельных абзацев, обратить внимание на сомнительные или требующие доработки фрагменты. Это очень удобно при написании курсовой или дипломной работы, так как все «проблемные» места будут соответствующим образом помечены.
Для вставки примечания в документ на вкладке Рецензирование предназначена кнопка Создать примечание, при нажатии которой фрагмент текста будет выделен цветом, а на полях документа появится выноска Примечание – здесь можно будет ввести нужный текст.
В группе Примечания вкладки Рецензирование размещены кнопки Следующее примечание и Предыдущее примечание, с помощью которых можно легко перемещаться по вставленным в документ примечаниям.
Примечания – это очень удобный инструмент, чтобы оставлять заметки, касающиеся дальнейшей работы с текстом, а также средство совместного редактирования документов. Если вас попросили прочесть текст, вы можете воспользоваться инструментом Примечание и не исправлять чужие ошибки, а просто оставить свои мысли по поводу некоторых отдельных фрагментов. Если же вам мешает отображение примечаний на полях, вы можете их скрыть, воспользовавшись кнопкой Показать. Переключатель Выноски установите в положение Никогда. Теперь необходимо будет подвести указатель мыши к необходимому фрагменту, чтобы примечание отобразилось на экране.
Удалить отдельное примечание можно с помощью пункта Удалить примечание соответствующего контекстного меню. Чтобы удалить примечания, добавленные только одним пользователем, установите отображение его исправлений – для этого с помощью кнопки Показать исправление в появившемся меню выберите пункт Рецензенты и укажите имя нужного автора. Для удаления всех примечаний этого автора нажмите кнопку Удалить примечание группы Примечания и выберите пункт Удалить все примечания документа.
Режим исправлений
Еще одной возможностью, которая предоставляется текстовым редактором Word, является работа в режиме исправлений. Перед началом работы с примечаниями и исправлениями необходимо задать их отображение в окне документа.
Режим отображения исправлений в документе устанавливают в поле Отобразить для проверки панели инструментов Рецензирование. Наиболее наглядным режимом является Исправления в исходном документе. При его использовании удаленные фрагменты отображаются в основном тексте, изменения в форматировании – в выносках, а вставленные фрагменты – и в выносках, и в основном тексте.
Чтобы начать отслеживать исправления, воспользуйтесь кнопкой Исправления группы Отслеживание. Теперь вы будете видеть все изменения, которые вносятся в документ (рис. 2.23). Чтобы примечания и исправления отображались в виде выносок, нажмите кнопку Выноски и в появившемся меню выберите пункт Показывать исправления в выносках. В этом случае исправления будут указаны на полях документа. Если же вы не хотите отображать исправления и примечания в выносках, выберите пункт Показывать все исправления в тексте. Чтобы отобразить в выносках только примечания и форматирование документа, воспользуйтесь пунктом Показывать только примечания и форматирования в выносках.
Рис. 2.23. В режиме исправлений все правки отображаются на полях
По мере внесения исправлений в текст и добавления примечаний они будут отображаться в хронологическом порядке с указанием времени внесения на специальной панели Область проверки, расположенной в нижней части окна редактора.
На этой панели в строке Итоги вы можете увидеть общее количество внесенных правок. А воспользовавшись кнопкой Показать детальные итоги, вы увидите сводный отчет по изменениям – количество вставок, удалений, переносов текста, количество применений форматов и добавлений комментариев.
Выйти из режима отслеживания изменений и вернуться в обычный режим работы с документом можно, повторно нажав кнопку Исправления.
С помощью кнопки Показать исправления можно установить параметры просмотра документа, а именно задать отображение примечаний, удалений и добавлений, рукописных примечаний, элементов форматирования и др.
Обратите внимание: с помощью этой кнопки также можно задать отображение исправлений, внесенных как всеми пользователями, работающими с документом, так и отдельными. Для этого нажмите кнопку Показать исправления и выберите пункт Рецензенты, далее укажите имена пользователей, чьи исправления вы хотите отобразить. В результате в окне программы будут показаны правки, внесенные только заданными пользователями.
На вкладке Рецензирование в группе Изменения размещены кнопки, с помощью которых можно перемещаться по внесенным правками: для перехода к предыдущему исправлению воспользуйтесь кнопкой Назад, для перехода к следующему – кнопкой Вперед. Выделив исправления с помощью этих кнопок, вы можете принять или отменить их.
Кроме этого, можно принять или отклонить сразу все изменения, которые были внесены в документ. Для этого предназначены пункты Принять все исправления документа и Отклонить все исправления документа соответственно....
Примечание
В видеоуроке «Урок 2.14. Вставка примечаний и исправлений», который находится на компакт-диске, прилагаемом к книге, показано, как вставлять примечания и отображать исправления в документе Word 2007.
2.9. Режим структуры и работа с большими документами
Любую работу гораздо проще выполнять, разделив ее на части. В особенности такой принцип подходит для написания реферата, научной, курсовой или дипломной работы. Разделив задачу на несколько подзадач, вам будет проще следить за ее выполнением, да и вся работа получается лучше, если концентрироваться поочередно на каждом разделе.
Удобнее всего начинать работу с плана, постепенно уточняя и детализируя его, превращая в готовый текст. Вначале создают общий план, потом постепенно расписывают его пункты и в какой-то момент доходят до такого уровня детализации, при котором весь текст будет продуман до мелочей. Теперь, чтобы написать работу, надо просто расшифровать каждый пункт.
Этот способ очень удобен еще и потому, что в текстовом редакторе Word существует специальный режим работы, в котором удобно управлять таким развернутым планом. Речь идет о режиме структуры, в котором можно отобразить иерархию разделов и подразделов вашего текста.
Режим структуры позволяет, с одной стороны, видеть план, а с другой – работать непосредственно с текстом. Однако перед использованием данного режима необходимо верно отформатировать документ.
