• цифры, имена, конкретные ссылки;
• повышенное внимание к личности адресата (неоднократное обращение по имени, указание на исключительность адресата);
• доверительный стиль (выражение личного мнения; использование слов «я», «мы» вместо «наша компания»; употребление эмоционально окрашенной, эмоциональнопозитивной лексики);
• информация об имеющемся позитивном опыте.
Эти моменты не обладают самостоятельной значимостью. Но благодаря их использованию возникает особое звучание письма, обладающее ощутимой силой воздействия.
«Фишки», повышающие убедительность
Информация по конкретной ситуации:
• цифры;
• даты;
• имена;
• точное наименование (документов, товаров, компаний и пр.).
Любое деловое предложение, содержащее конкретную информацию, звучит более убедительно, чем письмо с общими описаниями и фразами.
Сравните:
Используйте конкретную информацию – этим вы повысите степень интереса и доверия к вашему деловому предложению!
Фишка вторая. Внимание к личности адресата
• Обращение к адресату по имени.
• Указание на исключительность адресата.
Обращение к адресату по имени
Любое деловое письмо, начинающееся с персонального обращения, звучит более выигрышно, чем письмо без персонального обращения!
Сравните:
Повторное обращение к адресату по имени в тексте письма влияет на лояльность адресата и активизирует внимание.
Сравните:
Указание на исключительность адресата
Указывая в письме на исключительность адресата, мы демонстрируем нашу осведомленность и внимание. И этим косвенно влияем на степень лояльности и доверия к нам и нашему предложению.
Сравните:
Проявляйте искреннее внимание к вашему адресату, транслируйте вашу заинтересованность в нем и осведомленность о его деловых интересах.
Фишка третья. Стиль письма
• Первое лицо (я, мы).
• Действительный залог.
• Позитивная лексика.
• Эмоционально окрашенная лексика.
Первое лицо (я, мы)
Письмо – деловое предложение, написанное от первого лица (я, мы), звучит более доверительно и эмоционально, чем письмо, написанное «компанией».
Сравните:
Действительный залог
Прежде чем проиллюстрировать влияние действительного залога на степень выразительности делового предложения, поясню: речь идет о глаголах. В русском языке у глагола есть две формы залога.
1. Действительный (или активный).
2. Страдательный (пассивный).
Об одном и том же действии можно написать по-разному.
Страдательный залог придает тексту более официальный, дистанцированный, обезличенный характер. И поэтому чаще используется в переписке, где важно соблюдать формализованный, официальный стиль общения.
Действительный залог обладает большей живостью, динамикой и конкретикой. Он придает деловой информации некий доверительный оттенок и косвенно влияет на выразительность письма.
Сравните:
Позитивная эмоционально окрашенная лексика
Деловая переписка априори предполагает оперирование безэмоциональной, фактической информацией. И поэтому дозированное и уместное использование эмоционально окрашенной лексики может стать дополнительным инструментом работы с вниманием адресата, его эмоциями и степенью интереса к нашей информации.
При этом следует иметь в виду, что эмоции и чувства в деловом письме не должны превалировать над главным содержанием письма.
Фишка четвертая. Экспертное мнение, экспертный совет
Большинство людей, находясь в ситуации выбора, склонны прислушиваться к мнению экспертов: позитивная оценка знающего и опытного человека придает уверенности, служит своего рода гарантией надежности и правильного решения. Используйте в своих деловых предложениях варианты фраз, приведенных ниже.
«Как человек, не первый год работающий в этой сфере, с уверенностью могу Вам порекомендовать именно этот вид…»
«По опыту работы с этой программой могу сказать, что это один из лучших…»
«Поверьте моему опыту…»
«Мой профессиональный опыт позволяет мне с уверенностью посоветовать вам…»
Внимание! Используя этот сильный инструмент, будьте правдивы!
Фишка пятая. Указание на имеющийся позитивный опыт
Достаточно часто, находясь в ситуации выбора, человек нуждается в информации о том, что кто-то такой выбор уже делал и получил хорошие результаты. Это также следует учитывать и применять в своих деловых предложениях.
Посмотрите на варианты использования этого приема в отрывках из писем.
Из письма-предложения о сотрудничестве с журналом: «В качестве экспертов в нашем издании уже выступают такие авторы, как Светлана Петрова, Ростислав Голобас, Михаил Милованов. Мы рады пригласить Вас в эту команду».
Из письма-предложения о сотрудничестве в вопросах интернет-рекламы: «Мы вели размещение рекламных компаний таких клиентов, как P&G, Берлин-Хеми, Bayer, так что в успешности размещения Вы можете быть уверены».
Из письма-предложения о разработке рекламной кампании: «В числе наших клиентов: Sony Ericsson, Google, Emirates, JTI».
Говорите в письмах об опыте вашего успешного сотрудничества, о положительных результатах применения вашего продукта/услуги/сервиса. Этим вы повысите степень доверия к вашему предложению.
Фразы типа «большое количество позитивных отзывов», «многолетняя практика» будут звучать убедительно, если к ним добавить конкретные цифры.
Фишка шестая. «Язык пользы»
Получая деловые предложения, любой адресат ищет в них прежде всего ответ на вопрос: «Какую пользу я от этого получу?» И чем быстрее получает такой ответ, тем лояльнее становится к восприятию дальнейшей информации.
Поэтому если ваша цель – пригласить к сотрудничеству, или убедить в необходимости предпринять какие-то действия, или склонить к принятию определенного решения – используйте в письме «язык пользы».
Например:
«Для того чтобы Вам было легче принять решение о сотрудничестве с нами, коротко расскажу, чем наше сотрудничество может быть Вам полезным».
«Выступая как эксперт на страницах наших изданий, Вы сможете легко и быстро приобретать в лице наших читателей потенциальных участников Ваших тренингов».
«Сотрудничая с нами, Вы сможете периодически на льготных условиях (которые мы предлагаем лишь некоторым нашим партнерам) размещать на нашем сайте рекламу программ Вашей тренинговой компании. Это позволит Вам экономить рекламный бюджет и рассказывать о Ваших программах большему числу Ваших потенциальных клиентов».
Из письма-предложения руководителю провести обучающие семинары по информационным технологиям для владельцев малого бизнеса.
ГОТОВЫЕ КЛИШЕ (ИСПОЛЬЗУЙТЕ, ЧТОБЫ ПИСАТЬ БЫСТРЕЕ)
Варианты фраз-анонсов в начале делового предложения:
• Для того чтобы Вам было легче принять решение, расскажу…
• Для того чтобы Вы оценили, чем мы можем быть Вам полезными…
• Для того чтобы Вам было легче разобраться в наших видах вкладов…
• Для того чтобы у Вас было представление о спектре наших услуг, коротко расскажу…
• Для того чтобы Вы располагали информацией для принятия решения, коротко сообщу…
Фразы-клише при рассказе о конкретных свойствах/особенностях продуктов/услуг/сервиса:
• Это позволит вам…
• Это дает Вам возможность…
• то есть Вы можете…
• то есть Вы получаете…
• таким образом Вы сэкономите…
Итак, назовем полный арсенал «фишек», позволяющих сделать письмо выразительным.
1. Конкретика:
• цифры;
• даты;
• имена;
• точное наименование (документов, товаров, компаний и пр.).
2. Внимание к личности адресата («личный план»)
• обращение к адресату по имени;
• указание на исключительность адресата.
3. Стиль письма:
• первое лицо (я, мы);
• действительный залог;
• позитивная лексика;
• эмоционально окрашенная лексика.
4. Экспертное мнение, экспертный совет.
5. Указание на имеющийся позитивный опыт.
6. «Язык пользы».
А теперь, пожалуйста, опознайте эти инструменты в отрывках уже знакомого вам письма.
Отрывок № 1.
Здравствуйте, Тамара!
Это Виктор Иванов. Я звонил и предлагал Вам выступить в качестве эксперта для нашего журнала «Новости для вузов». Спасибо Вам за приятное общение и за предварительное согласие ознакомиться с моим предложением более подробно!
Использованы следующие инструменты.
1. Конкретика (имя, название).
