Использование мастера Добавление сетевого размещения является простым способом, однако (по крайней мере, на компьютере автора этой книги) данный способ приводит лишь к отображению неустранимой ошибки в программе rundll32.exe. Надо заметить, что на операционных системах более ранних версий, чем Windows Vista, этот способ работал. Кстати, на таких операционных системах папки нужно создавать не в папке Мой компьютер, а в папке Сетевое окружение. Поэтому, если данный способ не будет работать и у вас, то можно воспользоваться другим вариантом – мастером Добавление веб-папки.
Использование этого мастера – дело очень простое. Достаточно указать нужный адрес вида http://<имя компьютера SharePoint>:23998/<имя рабочей области>/ Shared%20Documents/ в поле Введите добавляемый адрес первого шага данного мастера. Однако для этого нужно еще найти мастер Добавление веб-папки, который отображается при выборе пункта Создать ► Веб-папку контекстного меню папки Web Folders. А вот папка Web Folders отображается только в том случае, если вы уже вошли в папку Shared Documents на <имя компьютера с SharePoint>, и только в поле Папки окна Проводника (рис. 3.17).
Рис. 3.17. Отображение папки Web Folders и самого пункта Создать ► Веб-папку
Работа с документами, расположенными в рабочей области
Документы, расположенные в рабочей области, могут редактироваться сразу несколькими пользователями. При этом, в отличие от проекта «Документы Google», рассмотренного ранее, каждый пользователь видит содержимое только того документа, который открыл. Изменения же, сделанные другими пользователями, не отображаются в редактируемом им документе в режиме реального времени. Эти изменения могут быть добавлены только после того, как другой пользователь, работающий с документом, сохранит его измененную версию в рабочей области. После этого программа, в которой вы в данный момент редактируете документ из рабочей области, сообщит вам о том, что ваша версия не является самой новой, и предложит вам загрузить более новую версию.
Одновременная работа нескольких пользователей над одним документом может привести к различным конфликтам. При обнаружении таких конфликтов программа, в которой вы редактируете документ из рабочей области, спросит у вас, какую именно версию документа нужно оставить (либо нужно объединить изменения, сделанные разными пользователями).
Несмотря на то что сервер SharePoint и продукты Office довольно корректно обрабатывают возникающие конфликты, их желательно избегать. Специально для этого создана специальная форма открытия документа из рабочей области – открытие с извлечением документа. Если вы извлекли документ из рабочей области, то никто другой не сможет работать с ним до тех пор, пока вы не поместите его обратно в рабочую область. Имеется в виду, что другие пользователи не смогут изменять содержимое документа до тех пор, пока вы не поместите излеченный документ в рабочую область. А вот открывать документ в режиме чтения они смогут.
По умолчанию документ, извлеченный из рабочей области, сохраняется в папке Черновики SharePoint (%userprofile%DocumentSharePointЧерновики SharePoint), однако вы можете самостоятельно определить папку, где будут сохраняться извлеченные документы, либо же выбрать вариант их сохранения на самом веб-сервере SharePoint. Для этого применяется область Параметры автономного редактирования для файлов на сервере управления документами, расположенная на вкладке Сохранить окна Параметры Word (для его открытия нужно нажать Кнопку Office, а в открывшемся меню – кнопку Параметры Word).
Но перейдем непосредственно к рассмотрению способов открытия документа из рабочей области. Мы разберем только два таких способа: при помощи веб-страницы рабочей области и при помощи папки Shared Documents на <имя компьютера с SharePoint>.
Папка Shared Documents на <имя компьютера с SharePoint>. Еще раз напомню, что для открытия документов из рабочей области при помощи папки Shared Documents на <имя компьютера с SharePoint> необходимо использовать пункт Открыть контекстного меню нужного документа.
Если файл, который вы пытаетесь открыть, не был извлечен другим пользователем, то его открытие из рабочей области не будет ничем отличаться от открытия обычного файла. В противном случае перед вами отобразится окно с предложением либо открыть файл только для чтения, либо создать локальную копию файла и внести изменения в него из рабочей области позже, либо уведомить вас, когда файл будет доступен.
По умолчанию файл, открытый таким способом, из рабочей области не извлекается. Однако вы можете извлечь его из рабочей области самостоятельно. Для этого достаточно воспользоваться пунктом Сервер ► Извлечь кнопки Microsoft Office (рис. 3.18).
Рассмотрим назначение других пунктов списка Сервер.
○ Вернуть – появляется только после извлечения документа из рабочей области и предназначен для возвращения измененного документа в рабочую область. Вы можете и не пользоваться этим пунктом – как только вы попытаетесь закрыть извлеченный из рабочей области документ, программа сама предложит вам вернуть его в рабочую область.
○ Отменить извлечение – также появляется только после извлечения документа из рабочей области. С его помощью вы можете вернуть в рабочую область извлеченный документ без тех изменений, которые вы сделали после его извлечения из рабочей области.
○ Просмотреть журнал версий – веб-сервер SharePoint следит за версиями документов рабочей области, предоставляя вам возможность просматривать список всех версий документа, а также позволяя их между собой сравнивать и открывать любую из доступных версий документов. Все это делается при помощи данного пункта.
Рис. 3.18. Команды для работы с документами из рабочей области
Когда вы возвращаете извлеченный документ на сервер, программа из пакета Office, в которой вы редактировали документ, попросит вас указать примечание к новой версии документа и в некоторых случаях – выбрать, какая версия документа создается: промежуточная или основная. Считается, что основная версия должна содержать значительные изменения по сравнению с предыдущей. Промежуточная же версия должна содержать лишь косметические изменения, например исправление грамматических ошибок.
○ Показать задачи рабочего процесса – позволяет просмотреть список задач, которые были назначены на выполнение (при помощи ссылки Add new task (Добавить новое задание), расположенной в области Tasks (Задания) страницы рабочей области веб-сервера SharePoint).
○ Сведения об управлении документами – отображает поле Управление документами, при помощи которого можно настроить основные параметры работы с открытым в данный момент документом из рабочей области.
○ Параметры служб Excel – отображается только в программе Microsoft Excel при работе с таблицами из рабочей области. С его помощью можно указать листы, которые разрешено отображать в обозревателе (по умолчанию отображается все содержимое таблицы), а также определить ячейки, которые будет разрешено редактировать во время просмотра с помощью служб Excel.
Страница рабочей области. Открыть документ из рабочей области можно и непосредственно на странице этой области. Для этого предназначены пункты списка, отображаемого при щелчке кнопкой мыши на поле Name документа, который вы хотите открыть (рис. 3.19). Среди них можно выделить следующие пункты.
○ View Properties– позволяет изменить название документа из рабочей области, а также его описание либо же удалить данный документ. Кроме того, с помощью данного пункта вы можете просматривать и удалять промежуточные и основные версии выбранного документа, а также выполнять другие действия над документом: извлекать его из рабочей области и помещать обратно, настраивать оповещения.
○ Edit In <приложение Office> – открывает соответствующую программу из поставки Microsoft Office для редактирования в ней заданного документа. При этом документ не будет извлечен из рабочей области, и вам придется самостоятельно его извлекать либо при помощи пункта Извлечь программ из поставки Office, либо при помощи пункта Check Out рассматриваемого списка.
○ View in Web Browser – доступен только для таблиц Excel и позволяет просмотреть содержимое соответствующей таблицы непосредственно в окне браузера. Следует учитывать, что данный пункт меню будет работать только в том случае, если на компьютере установлены службы Excel. Если при попытке воспользоваться данным пунктом отображается сообщение об отсутствии доступа, то свяжитесь со своим администратором и попросите установить службы Excel.
