На характер и цель деятельности организации влияет его информационная система, вид производимого и перерабатываемого информационного продукта. Если задача организации состоит в производстве информационного продукта, оформленного в виде документов, то для нее важнейшим элементом деятельности является хранение информации, связанной со спецификой деятельности и необходимой для принятия управленческих решений. К таким информационным организациям относятся, например, нотариальные конторы, туристические фирмы, информационные агентства. Для снабженческо-сбытовых контор важно знать рынки сбыта, изготовителей продукции, цены на продукцию. Основные информационные потребности офисов можно удовлетворить с помощью типовых аппаратно-программных средств, среди которых программные средства текстовой, табличной и графической обработки информации, ПК и средства оперативного размножения документации, электронные коммуникационные средства.
8.5. Организационно-технические и периферийные средства информационных систем
Любая информационная система должна обладать адекватными средствами сбора первичных данных, которые точно отражают состояние предметной области и протекающие в ней процессы. В финансово-кредитных организациях производится подсчет суммы выдаваемых кредитов, определяются размеры подлежащих выплате процентов, подсчитывается количество денежных купюр. На промышленных предприятиях рассчитывается количество поступившего извне сырья и материалов; время, затрачиваемое на работу производственного и транспортного оборудования; расход электроэнергии и т. п.
При ведении хозяйственной или административной деятельности следует зафиксировать свойства, присущие объекту, над которым совершается действие. Объект необходимо идентифицировать, измерить, определить во времени, отметить дополнительными специфическими характеристиками. Идентификатором может являться инвентарный номер производственного оборудования.
Каждый из процессов получения и кратковременного хранения данных можно реализовать с помощью различных технических средств. Измерительные приборы и счетчики используются для подсчета физических величин, а регистраторы, информация на которые может поступать автоматически с датчиков, производят учет и контроль работы оборудования, состояния климатических и химических процессов и т. д. В качестве комплексных средств сбора и регистрации первичных данных можно использовать специализированные автоматизированные системы сбора информации и ПК.
К средствам регистрации информации и создания документов относятся копиры, принтеры и т. д. Среди основных технических характеристик копировальных устройств выделяют: скорость копирования; максимальный размер оригинала и копии; допустимость масштабирования; наличие автоподатчика бумаги и возможность автоматической раскладки копий; гарантированный объем копирования.
Средства хранения информации включают в себя оргтехнику (хранение бумажных документов), картотеки, шкафы или стеллажи разной конструкции (хранение папок), специальные коробки-футляры, ящики (хранение машинных носителей информации) и др.
Средства оперативной связи и передачи информации обеспечивают процессы обмена информацией как между внутренними объектами организации, так и с внешними. Внутри– и межучрежденческие средства связи и передачи информации позволяют воспроизводить и пересылать сообщения в речевой, визуальной, звуковой и документированной формах. Среди них выделяют телефонные и факсимильные аппараты, пейджеры, видеоконтролирующие и записывающие установки и системы и др.
Средства обработки документов включают в себя машины для переплетно-брошюровочных работ, физического уничтожения документов, нанесения на документы защитных покрытий, сортировки, подсчета документов и других технологических процедур.
Фальцевальные и листоподборочные машины, резальные и скрепляющие устройства применяются для автоматизации переплетно-брошюровочных работ. Фальцевальные машины помогают в подготовке документов к складыванию в конверты или тетради; листоподборочные машины позволяют механизировать операции подбора документов; резальные устройства разделяются на бумагорезальное оборудование и конвертовскрывающие приспособления. В торговых предприятиях часто используются электронные кассовые аппараты и контрольно-кассовые машины.
8.6. Понятие бизнес-графики
Раздел компьютерной науки, связанный с созданием и применением средств обработки графических изображений, называется компьютерной графикой.
Рисованное изображение, которое обычно связано с текстом, является иллюстрацией, или средством оформления текста. Иллюстрации подразделяют на числовые и текстовые. Количественную сторону экономических явлений можно охарактеризовать иллюстрациями чисел (показателями); текстовые иллюстрации описывают неоцифрованный качественный остаток. Для изготовления иллюстрации показателей применяют диаграммы, цветовую и тоновую закраску и другие способы отображения показателей на географических картах. Среди текстовых иллюстраций выделяются иллюстрации понятий. Они предназначены для графической интерпретации экономических абстракций. Обычно понятия представляют в текстовом виде, т. е. вербально. Иллюстрация помогает дополнить вербальную форму понятия, облегчить его осмысление, способствует выявлению новой информации. Например, пересечение понятий можно иллюстрировать кругами, наложенными друг на друга.
Текст является основным типом и средством объединения данных с помощью механизма OLE и его сетевых расширений. Он может быть линейным и нелинейным, например таблица, базы данных, гипертекст и т. п.
Средства оформления текста по использованию графики подразделяют на традиционные и нетрадиционные. К традиционным относятся средства оформления символов и фоны текста. Средства оформления символов можно разделить на четыре группы:
1) гарнитура, являющаяся индивидуальным неповторимым обликом шрифта;
2) начертание, которое представляет собой набор подчеркиваний, объемности, анимации и др.;
3) цветовая палитра, являющаяся стандартной палитрой из шестнадцати цветов, а также серебряного и серого;
4) плотность символов – по горизонтали и вертикали.
Гарнитуры по уровню применения графики разделяются на три группы:
1) простые (строгой формы), обладающие одинаковой шириной, типа Courier и дватипа пропорциональных – рубленые (Arial) и с засечками (Times);
2) специальные (особо оформленные), обычно рукописные, славянские и др.;
3) тематические наборы рисунков – шрифты Wingdings и др.
Средства оформления фона текста состоят из четырех основных групп:
1) узор, который является неким набором способов штриховки;
2) цвет узора, представляющий собой стандартный набор цветов;
3) цвет фона, являющийся стандартной палитрой, обладающей дополнительными оттенками черного;
4) граница вокруг текста.
Возможности обрамления определяются единицами текста. Например, фрагмент можно ограничить рамкой; абзац и страницу – с помощью рамки и черты. Граница абзаца и фрагмента отделяется прямолинейными отрезками, а страницы еще и рисунками. При этом границу можно установить объемную, с тенью и т. д.
Нетрадиционные средства оформления применяют при оформлении титульных листов, заголовков разделов и других коротких текстов – надписей. Надпись, называемую также конвертом, можно деформировать. Для этого ее выполняют объемной и с тенью. Ее создают как объект Windows с двумя особенностями:
1) при изменении ее размеров кегль изменяется;
2) установить границы наборного поля невозможно, т. е. текст переводится на новую строку принудительно.
По этой причине надписи называют графическим, фигурным текстом. Фигурный текст в MS Office 95 создается с помощью программы WordArt. Это может быть круговая, кольцевая, лепестковая надпись. Запуск программы WordArt осуществляется кнопкой на панели Рисование, которая расширяет традиционные возможности управления фоном текста и изображений.
8.7. Использование графики в бизнесе
Средства коммерческой графики применяют для решения аналитической и психологической задач. Аналитическая задача представляет собой своего рода помощь в поиске рациональных, т. е. достаточно выгодных и надежных, решений. Психологическая задача необходима для того, чтобы обеспечить документу солидность, убедительность, способствовать его согласованию и утверждению.
Наглядное представление коммерческих показателей, например бизнес-документов, помогает убедить инвесторов, вкладчиков, спонсоров и других лиц в правильности коммерческой политики, стимулирования капитальных вложений и т. д.
