1.4.2. Ограничения по срокам фактически отсутствуют (поскольку все должно было работать вчера), ограничения по средствам также не определяются, хотя, по всей видимости, существуют.
1.4.3. Оценки эффективности той или иной информации для корпорации (убытки из-за отсутствия информации, прибыли от ее наличия) не проводились или недоступны.
<…>
1.6. Проблемы автоматизации
1.6.1. Рабочие места. Отсутствие рабочих мест суммарной стоимостью не более $2000 на человека для специально нанятых высокооплачиваемых сотрудников удивляет. Очевидно, что производительность труда человека, не имеющего даже собственного стула, не может быть высокой при всем его желании работать, которое тоже быстро исчезает.
1.6.2. Интерфейсы. Получение информации и общение с руководством происходит через «игольное ушко» – постоянно загруженного финансового директора. По всей видимости, этот документ тоже осядет в его портфеле. Доступ к сотрудникам корпорации для получения информации напрямую затруднен в связи с загруженностью последних и, может быть, из соображений секретности.
Почему бы и нет? На одном из крупных предприятий мне отказались предоставить формы счета-фактуры, объясняя это соображениями секретности.
На другом после обследования консультантов просили вернуть все копии документов (отдельно оговорив«„включая электронные копии“«).
Секретность – вообще область интересная. Мне рассказывали, что одну девушку просили после перемены фамилии заново пройти инструктаж по безопасности. – Д. К.
1.6.3. Структура. Неопределенность статуса сотрудников, занятых автоматизацией, внутри фирмы, отсутствие определенных каким-либо способом должностных обязанностей мешают в любой области деятельности, а при построении систем управления это просто анекдот. («Врачу, исцелися сам»)
1.6.4. Финансовые ресурсы. Никому не приходит в голову выбирать себе автомашину «вообще» – каждый привязывает этот процесс к своему кошельку. Некоторые останавливаются на городском транспорте. У меня есть подозрение, что я оптимизирую выбор между «Роллс-Ройсом» и шестисотым «Мерседесом», когда денег хватит в лучшем случае на «девятку».
1.6.5. Сроки. Отсутствие реальных сроков выполнения работ, даже завуалированное фразой, что все нужно было сделать вчера, развращает и исполнителей, которые в любом случае не могут выполнить работу в срок, и руководителей, которые не заботятся о своевременном выделении ресурсов.
<…>
Теперь вы поняли, что если вы работаете в таких условиях, то здесь я вам не помощник. Дерзайте сами. Ведь именно вы – «высококлассный профессионал-постановщик».
Но предположим, что вы все-таки догадались, что вам нужно сделать.
Очень много сил уйдет у вас на попытки объяснить руководству, что в учете не надо изобретать велосипед.
«Зачастую исполнительный директор страшно горд тем, что придумал велосипед с шестиугольными колесами вместо использовавшегося им ранее велосипеда с квадратными колесами. Он и не подозревает, что у нормальных людей колеса давно круглые». Эту фразу я услышал в 1996 году от А. В. Ширченко. К сожалению, я попытался записать ее по памяти только лет через пять, и поэтому цитата может быть неточной.
Почему-то особенно тяжело доходит, что бухгалтерский учет итальянцы изобрели еще в XV веке для того, чтобы считать свои деньги, а вовсе не для того, чтобы морочить голову государству. Поэтому и ныне его можно эффективно использовать для той же цели.
Еще интереснее, если ругательства используются, но вот смысл в них вкладывается совсем другой. Например, мало кому можно объяснить, что «центр затрат» – это совсем не синоним выражения «подразделение, не приносящее дохода». – Д. К.
Страшно начальникам, не отличающим двойную запись от двойной бухгалтерии. Про водку они обычно знают все, а на бухгалтерскую проводку они и взглянуть боятся. Может быть, у вас что-нибудь получится, если вы клятвенно заверите руководство, что, несмотря на использование стандартных бухгалтерских методик и систем в отчетах, с которыми будут работать они, не будут встречаться бухгалтерские «ругательства» (типа баланс, актив, пассив, дебетовое сальдо и кредитовый оборот по субсчету)
Научитесь
Если, прочитав предыдущую часть записок, вы надулись от гордости за себя и свою профессию, то теперь самое время сдуться обратно. Потому что настало время учиться.
Все фирмы функционируют приблизительно одинаково? Вы все и так хорошо знаете? Тогда скажите, какая разница существует между терминами «заказчик» и «клиент»?
Если не знаете, то вам, наверно, рано писать задание для автоматизации учета в морге или крематории.
Простенький вопрос: может ли уменьшение розничной цены привести к уменьшению объема продаж в штуках? Нет? Вы уверены?
Ответ. При внедрении информационной системы в компании, владевшей газетными киосками в метро, киоскеры стали жаловаться на снижение продаж из-за того, что цены на газеты были заданы с точностью до копеек: возня со сдачей приводила к формированию очереди, и покупатели уходили в соседний киоск, где те же газеты стоили дороже, но не было очереди. Цены округлили до полтинника в большую сторону, и количество продаж увеличилось.
К сожалению (или к счастью – как для кого), чтобы разработать хорошую систему, вам следует быть не только прекрасным знатоком всех областей ИТ – вы еще должны разбираться в работе каждого подразделения своей фирмы не хуже, а лучше руководителя этого подразделения. Только тогда предлагаемые вами решения будут если не оптимальными, то хотя бы работоспособными.
Еще один пример. У фирмы, на которую вы работаете, есть два магазина: в центре Москвы и у кольцевой дороги вокруг Урюпинска. Соответствующий менеджер убеждает вас, что цены в этих магазинах одинаковы, всегда были одинаковы и будут одинаковы вечно.
Вы должны понимать, что в этом случае вечность может закончиться через неделю, и если:
– цены в магазинах не будут выравниваться системой автоматически до окончания вечности;
– цены в магазинах не смогут стать разными сразу после ее окончания, то вы спроектировали систему плохо.
Одновременно с изучением надо тем или иным способом описать существующую технологию работы фирмы. Это очень нудно, но необходимо. Тому, что это делать необходимо, меня учили в институте еще при советской власти, тридцать лет назад. Технологию редко кто описывал по-человечески раньше, ее редко описывают нормально и сейчас. Причиной тому служит кажущаяся бессмысленность этой работы: старая технология после описания сразу же изменяется, а новая всегда тоже отличается от описанного в проекте варианта. Да и средств отразить все нюансы технологии не существует.
Тем не менее я продолжаю считать не только полезным, но и необходимым скрупулезное описание технологии функционирования организации как на этапе обследования, так и на этапе проектирования.
Утешением вам может служить то, что на этом этапе вы в первый раз можете принести существенную пользу своей фирме (правда, я не уверен, что это оценят. Не исключено, что, напротив, скажут: «Сует нос куда не надо»). Следующий раз будет только после внедрения, а будет ли еще внедрение…
В качестве средства описания мне до сих пор нравятся старые добрые структурно-информационные временные схемы (СИВС), так как на них даже руководству видно, через какое место организован документооборот, но используемые средства определяют скорее эстетику документации. А вот если вы не можете описать технологию никак, это, очевидно, характеризует или вас, или фирму.
В отзывах на первую интернет-публикацию записок достаточно часто спрашивали, где можно почитать про СИВСы. Все поисковые сервера Интернета при попытке что-нибудь о них узнать, дружно отправляют меня к моим же запискам. Похоже, что вся информация так и осталась в 1970-х…
Это не так. Сейчас это именуется dataflow diagram (или audit diagram, или еще как угодно в зависимости от рассказчика) и используется при описаниях процессов. Один из примеров СИВС-подобной нотации – ARIS EEPC, используемая в одноименном продукте (к сожалению, сильно недешевом). – Д. К.
СИВСом называлась диаграмма, по оси абсцисс которой откладывалось время, а по оси ординат – организации, структурные подразделения или сотрудники. Когда меня учили, на СИВСе отображали документы и действия с ними. Я размещаю на СИВСе все объекты, которые существенны в бизнес-процессе, включая пачки денег и товары, если это необходимо. Получается очень наглядно и понятно даже неспециалисту. Не слишком хорошо удается отобразить только циклы. Для их отображения я просто выделяю участок диаграммы, под которым пишу текстом «Повторяется 10 раз» или «Повторяется, пока все не согласятся с текстом»
В последние годы для рисования СИВСов я использую Microsoft Visio. Пример приведен ниже.
