Это умный электронный архив, где работают такие передовые IT-инструменты, как, например, data mining извлечение данных. По сути, это поиск скрытых корреляций между конкретными массивами данных, скажем, между динамикой продаж групп товаров и бонусными программами для продавцов. А есть еще knowledge mining извлечение знаний, более интеллектуальная функция, позволяющая, скажем, связывать воедино данные, почерпнутые из различных текстов и таблиц. Один клик, и на ваш планшет доставляется весь интеллектуальный бэкграунд, необходимый для принятия качественных решений.
Обычно, когда говорят о «мобилизированных» компаниях, рисуют картинку с пальмой, где среди белоснежных песков сотрудники увлеченно работают над своими задачами. Один из собеседников «Итогов» трудится как раз в таком режиме. Он отмечает, что свежие креветки и улыбчивые аборигенки стимулируют далеко не только служебное рвение. Самостоятельно поддерживать предельный рабочий энтузиазм в таких условиях способны только работники с железной внутренней самодисциплиной. Если вы не из таких, не беда поручите контроль за собственным графиком выполнения служебных дел или за работой подчиненных электронным системам. Причем эти данные современные IT-системы умеют агрегировать в персональные показатели KPI (Key Performance Indicator) ключевые показатели эффективности, связывая их с финансовыми результатами компании.
Cпециалистам по HR здесь все карты в руки: быстрый компьютерный анализ тысяч резюме, техники онлайновых знакомств и вовлечения виртуальных персонажей в командные стратегии, включая работу с лидерами и развитие мотивации рядовых сотрудников. Team building в форме «стрелялок» c участием основных рыночных конкурентов и никаких профсоюзных движений, потому что отношения каждого сотрудника с компанией предельно формализованы, тщательно взвешены, просчитаны и приведены к точному размеру вознаграждения.
Это ж какая жизнь наступит! Ни тебе харасcмента, ни притеснения молодых мам, и возраст уже не имеет никакого значения! Автомобильные пробки исчезнут как пережиток устаревших производственных отношений! Ничто, кажется, не мешает наступлению золотого века офисной информатизации.
Удалиться-то легко…
Рассказывает Дмитрий Лисогор, директор департамента бизнес-решений SAP СНГ: «В нашей компании все сотрудники, работающие с клиентами, а их более 12 тысяч, в удаленном режиме со своих айпэдов получают доступ к CRM-системе, почте, новостному журналу. Задачи такого масштаба можно решить, если применять средства централизованного управления всем жизненным циклом мобильного устройства, а также использовать корпоративную промышленную платформу для построения различных мобильных приложений». «Задача включения планшетников в бизнес-процессы не выглядит сложной, согласен Григорий Липич, генеральный директор компании ABBYY Россия. Достаточно воспользоваться такими технологиями, как VPN и удаленный рабочий стол, чтобы, к примеру, на планшете получить доступ ко всем тем же информационным системам, которые доступны на обычном офисном компьютере». А еще можно использовать корпоративное облако. «Идеальный вариант вся корпоративная информация находится в Сети и может быть доступна сотрудникам из любой точки мира», полагает Павел Плотников, директор по маркетингу корпорации «ЭЛАР». Но добавляет, что на такое мало кто решится без специальных систем защиты информации.
«Включение мобильных устройств в состав информационной системы это серьезный вызов, разъясняет Николай Федотов, главный аналитик InfoWatch. Тем не менее задача эта решаемая, что доказано в развитых странах. Не только гражданские, но даже военные организации и спецслужбы Запада вовсю применяют служебные мобильные устройства, ухитряясь сохранять при этом не только «гражданскую» конфиденциальность, но самую серьезную военную секретность».
Правда, придется смириться с тем, что пользоваться своим любимым домашним планшетом или менять их как перчатки, не удастся, определять тип «железа», софта, модель устройства будет служба безопасности, а сотруднику в лучшем случае разрешат выбрать цвет. А для большого количества нынешних угроз информационной безопасности, рассказывают специалисты, есть отличное контрсредство шифрование содержимого носителя.
Правда, сегодня в нашем законодательстве в сфере систем электронного документооборота (СЭД) имеются существенные пробелы. Скажем, понятие электронной цифровой подписи (ЭЦП) есть, а четкого определения электронного документа, который подписывают ЭЦП, по сути нет.
Но проблема, скорее, в головах у людей: переход к электронным документам исторически у нас начался почему-то с цифровой подписи, и потому в обществе распространено мнение, что электронный документ это отсканированная копия «бумаги» с добавленной ЭЦП. Это непродуктивный подход. «Технология ЭЦП непопулярна в большинстве информационно развитых стран. В первую очередь потому, что достаточно сложна. А у нас к тому же отсутствует инфраструктура, обеспечивающая возможность ее проверки любым заинтересованным органом, говорит Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС. Аргумент же о высокой защищенности ЭЦП, который у нас так любят, столь же логичен, как и предложение не выходить на улицу без бронежилета».
Имеет смысл посмотреть на феномен электронного документа с других позиций. Поясняет Дмитрий Романов, директор по развитию технологий информационного менеджмента компании «АйТи»: «Сегодня по сложившейся юридической практике суды иногда принимают в качестве аргументов даже внутреннюю корпоративную электронную почту, что может повлечь за собой ответственность по статьям уголовного или административного кодекса. Раз так, электронное письмо можно считать электронным документом. Таковым может, по сути, оказаться любая запись в информационной системе (CRM, ERP и т. п.), позволяющая IT-средствами однозначно связать ее с конкретным человеком, ситуацией, временем и местом». И тогда, уверена Наталья Храмцовская, до 95 процентов всего объема корпоративных документов можно использовать в электронном виде. Правда, для этого необходимы четкие регламенты электронных взаимодействий, чтобы состояние данных информационной системы в каждый момент времени можно было точно соотнести с действиями конкретных сотрудников.
А такая модернизация не всем в компании может понравиться, замечает Павел Плотников: «В процессе создания регламента электронной пересылки на поверхность могут всплывать ранее незаметные недоработки в бизнес-процессах. Вот почему очень часто при внедрении систем электронного документооборота и ERP-систем внутри коллектива возникает мощный негатив потому что появляется новый инструмент контроля деятельности». И это не единственная точка возможного сопротивления «мобилизации» офиса.
Оно нам нужно?
Вряд ли кто-то будет спорить, что такие сотрудники, как, например, сервисные инженеры или торговые представители, должны оставаться частью офиса, даже находясь за сотни километров от него. Компания действительно теряет возможный доход, если такой сотрудник ожидает, пока планктон отобедает и выдаст ему бумагу с направлением в командировку с «живыми» подписями и печатями, вместо того чтобы мчаться на встречу с клиентом. А в отношении остальных эффективность «удаленки» неочевидна.
Большая прозрачность бизнес-процессов? Но бороться за прозрачность ради самой прозрачности это удел безудержных перфекционистов, к которым руководителей реального бизнеса вряд ли можно отнести. И доводы в пользу сокращения потребления бумаги не работают, поскольку, как мы уже поняли, переход к электронным документам затрагивает иные аспекты деятельности организаций.
Умные электронные архивы? Так они просто так на свет не рождаются. Предоставленные самим себе сотрудники порождают информационную свалку, разобраться в которой способны только они сами. Чтобы превратить ее в «умный» кладезь корпоративных знаний, нужна мощная поисковая система, учитывающая специфику организации, специальные процедуры классификации новой информации и размещения ее в электронном архиве. Для босса это дополнительная головная боль и финансовые затраты.
К тому же поставить на поток в интересах всех удаленных сотрудников весь интеллект электронного архива не удастся. ПО класса knowledge mining это не массовое приложение, а тонкий инструмент, который нужен, по сути, лишь отдельным специалистам или организациям, по долгу службы занимающимся научной или аналитической деятельностью.
Интересное наблюдение: программные системы становятся умнее, но вот зависимость от человека носителя знаний меньше не становится. «В истории науки и техники неоднократно предпринимались попытки создать средства, позволяющие автоматически перерабатывать произвольную информационную «руду» и получать на выходе ценную информацию. Но каждый раз выяснялось, что без предварительного обогащения руды, отсева мусора и пустой породы человеком ничего путного не получалось», замечает Наталья Храмцовская. «Знания тем и отличаются от просто «информации», что подразумевают наличие человека, субъекта, способного к активным действиям», размышляет Дмитрий Романов. Кстати, одна из недавних придумок IT-индустрии технологии поиска экспертов среди сотрудников организации. Зачастую ведь гораздо эффективнее задать несколько вопросов знающему человеку, чем перелопачивать сотни и тысячи электронных документов сомнительной релевантности.
