Алан Лакейн - Искусство успевать (61 метод экономии Вашего времени)

Глава 7.

Как вам поможет расписание Если вы в прошлом чувствовали перенапряжение и перегрузки, то теперь, после того как вы добавили себе дела "А", вы возможно почувствуете двойную нагрузку по сравнению с тем, что было раньше. Предположим, что вы по-прежнему выполняете свои дела (моете посуду, ходите на работу, посещаете магазины), но теперь вы хотите делать еще больше (дела из группы "А", которые вы выбрали для себя в соответствии с рекомендациями. предыдущей главы). Для того, чтобы найти правильное решение, забудьте на несколько минут про ваши жизненные цели и начните с другого конца. Что вам надо делать сегодня? Разумеется, вам нужно время для таких важных жизненных дел, как еда и сон, и хотя время, необходимое для них, может быть различным, существует необходимый минимум для удовлетворения нормальных физиологических функций. Только если вы достаточно богаты, чтобы не зависеть ни от кого, или же вас кто-то полностью обеспечивает, вам не приходится работать для того, чтобы получать деньги на еду, одежду и жилье. Значит одевание, приготовление к выходу из дома, поездки на работу и обратно, пребывание на работе, -все это необходимо и требует много времени. Кроме того, вам нужно время для выполнения массы каждодневных, привычных дел: подъем с постели, чтение утренней газеты, разбор почты, посещение собраний и заседаний, наведение порядка на вашем рабочем месте, просмотр телевизионных передач, мытье посуды и т.д. Эти обычные, повторяющиеся изо дня в день дела зависят от вашего положения в организации, семье, а также от ваших общественных связей и обязательств. Необходимые дела и привычные, повторяющиеся действия, это каждодневные движения, которые вы совершаете почти автоматически, но однако именно они занимают большую часть вашего дня. Фактически они могут полностью завладеть вашей жизнью! Одна женщина, работавшая секретарем, жаловалась мне на то, что у нее никогда не хватает времени на выполнение некоторых заданий, которые давал ей ее начальник и которые ей особенно нравились. После консультаций со мной она поняла в чем дело; она посвящала весь день выполнению тех обязанностей, которые она должна была выполнять по долгу службы и которые от нее требовал начальник: отвечать на телефонные звонки, печатать под диктовку, составлять досье, принимать людей, отвечать на вопросы. Ее обычная трудовая нагрузка была столь велика, что она не могла выполнять задания, которые ей доставляли удовольствие. С аналогичными проблемами сталкиваются и домашние хозяйки. Задания, которые вы выполняете сегодня, в значительной степени предопределены тем, что уже стало частью непрерывного процесса: всем тем, что началось вчера, на прошлой неделе или в прошлый месяц. Сегодняшние дела состоят из тех, что тянутся непрерывно, а также являются результатом ваших специальных обязательств. Известный писатель, который прославился после написания первой своей книги, получал много приглашений в течение года после своего успеха. И хотя он желал провести свободный день вместе со своей семьёй или мечтал начать работу над новой книгой, он на многие месяцы вперед был связан обязательствами выступать с речами, лекциями, участвовать в телевизионных программах. Он никогда не мог позволить себе поваляться в постели, остаться вечером дома, почитать книгу. Вы также можете оказаться связанными обязательствами, которые были сделаны вами много месяцев назад. Неожиданные препятствия могут отнять у вас еще больше времени. Вы встаете утром и обнаруживаете, что вечером забыли выключить фары. Вследствие этого у вас сел аккумулятор. Поэтому вместо того, чтобы прибыть на работу за пятнадцать минут до начала, с тем, чтобы подготовиться к ней, вы приезжаете с опозданием на два часа. Вы узнаете, что к вам уже пять раз звонил мистер Джоунс и жаловался, что аппарат, который вы обещали ему доставить вчера, до сих пор не прибыл к нему, и вы, как сумасшедший, носитесь по кабинетам, чтобы узнать, в чем причина задержки. Необходимые дела, каждодневные занятия и прошлые обязательства, в соединении с помехами и кризисами могут разрушить надежды на то, чтобы найти несколько минут для приближения к вашей жизненной цели. Однако эти дела не должны совершать такие разрушения. Все зависит от того, сумеете ли вы справиться с этими неизбежными пожирателями времени и готовы ли вы сохранить часть времени за собой. Я не знаю другого пути, кроме следующего: чтобы увеличить вероятность того, что вы осуществите ваши жизненные цели, вам надо планировать время на каждый день. Разве у кого-нибудь есть время на планирование? Как бы вы ни были заняты, вы всегда должны уделять время планированию. Чем меньше у вас свободного времени, тем более важным для вас является тщательное планирование времени. Потратьте на планирование всего десять минут в начале или конце дня и эти затраты с лихвой компенсируются для вас. Иногда вам покажется, что вы очень заняты, и вы решите, что у вас нет времени на планирование. Однако подумайте: если вы не распланируете свой день, у вас останется очень мало времени, а может быть и вообще его не останется; если вы не распланируете время, вы, без сомнения, не сможете отличить важные дела от неважных. Даже, если вы ограничите свою деятельность лишь самыми важными делами (из группы "А"), вероятнее всего вы не сделаете самые важные из них. Поэтому, хотя вы думаете, что у вас нет времени на то, чтобы планировать свои дела, когда вы заняты, вы все равно израсходуете время, но беспорядочно, бездумно. Поэтому я утверждаю: когда у нас не хватает времени для планирования, мы должны выделять время для планирования. Лучше всего с планирования начинать ваш день, или же им его заканчивать. Существует много преимуществ в том, чтобы открывать день с планирования, на свежую голову. По мере того, как вы работаете над планом, вы все более активно включаетесь в процесс его составления, а затем и выполнения. Продумав, что необходимо сделать, вы легко переходите к воплощению плана в реальность. Когда вы ясно определили приоритеты дня, у вас меньше вероятности того, что вы отвлечетесь в сторону при их осуществлении. Планирование в конце дня обладает другим преимуществом: вы знаете пункт отправления. С этой точки обзора вам легче оценить перспективу на завтрашний день. Кроме того, если вы уже распланировали весь день на завтра, утром уже не придется ломать голову над тем, что делать, и вы не потеряете время. Другим преимуществом планирования накануне вечером является то, что ваше подсознание будет работать в течение ночи и, когда вы прибудете на работу, то будете вооружены многими идеями, готовыми для воплощения в жизнь. Очевидные преимущества есть и у вечернего планирования, и у утреннего планирования. Поэтому я предлагаю вам планировать и то и другое. Можете ли вы позволить так использовать время? У меня было несколько клиентов, которые тщательно записывали, сколько времени они израсходовали на то или иное дело в течение недели. Они были добросовестными людьми и их беспокоили вопросы, связанные с расходом времени и планирования, еще больше, чем обычных людей. Они были убеждены в необходимости планирования и были готовы потратить на это столько времени, сколько было необходимо. Они обнаружили, что тратили на планирование менее четырех часов в неделю. И пришли к выводу, что планирование не требует много времени, но результаты очевидны: они добивались большего в выполнении дел из группы "А-1", а обыденные дела все меньше вторгались в их жизнь. Планирование помогало им сосредоточиться на важных вещах. Некоторые начальники, с которыми я имел дело, взяли за правило: никогда не уходить с работы, пока они не приготовят план на следующий день. Утром за пятнадцать минут до начала рабочего дня они вносили необходимые добавления и окончательные уточнения. (Разумеется, по мере того, как в течение дня возникали помехи, вызванные непредвиденными обстоятельствами, они вносили поправки и изменения в осуществление этих планов.) Я составляю почти все мои планы рано утром. Хотя я тщательно занимаюсь планированием, оно никогда не отнимало у меня более трех с половиной часов в неделю. Я встаю около 5 часов утра, пока все еще спят в доме, и посвящаю это самое тихое время суток подготовке своих планов. В ходе составления планов я каждое утро смотрю на список моих жизненных целей и отмечаю, какие дела из группы "А" я смог бы сегодня осуществить для продвижения к моим жизненным целям. Остальное время до завтрака я трачу на осуществление дел из группы "А". Завершение этой книги принадлежало к таким делам и большую часть работы над ней я проделывал до того, как просыпалась моя семья. Я рекомендую использовать вечер пятницы для того, чтобы проанализировать работу в течение недели и составить предварительные планы ваших занятий ближайшие семь дней. При этом планы на понедельник должны быть составлены с учетом отдельных деталей. Используйте утро понедельника для уточнения своего плана и начала работы над целями "А" этой недели. Как найти отрезок времени для осуществления первоочередных целей Одним из главных способов планирования является составление расписания. Но расписание означает не только точное распределение, имеющихся в вашем рас-поряжении, дел, которые вы обязаны сделать: заседания, встречи, завершение работ в назначенные сроки. Это также означает, что вы выделяете время для выполнения первоочередных дел "А". Самым главным принципом, которым следует руководствоваться при составлении расписания на неделю, является выделение отрезка времени, специально для дел "А". Выделяйте для этих целей большие отрезки времени чтобы вы могли преодолеть инерцию и набрать скорость в их выполнении. Определите один день недели (допустим, утро вторника или четверга) для реализации главных дел. Даже если ваш день бывает разбит вторжениями неотложных занятий, вы все же сможете сохранить в неприкосновенности большие отрезки времени для осуществления особенно важных дел "А". Для того, чтобы найти больше времени для дел "А", выделяйте в течение каждого дня особое время для них и не допускайте в эти отрезки времени все малозначащие дела (из группы "В"). Для того, чтобы создать большой плацдарм для развертывания операций, начните с того, что завладейте хотя бы небольшим отрезком времени протяженностью в пятнадцать минут, предназначенного лишь для дел "А". Постепенно вы сможете расширить этот плацдарм и приучить себя к тому, что главные дела должны получать приоритет. Постарайтесь создавать ниши для времени "А" таким образом, чтобы они занимали одни и те же часы каждый день недели: допустим, с 9.30 до 10.30 утра каждый день с понедельника до пятницы. Можно выделять и большие отрезки времени регулярно раз в неделю: допустим, в среду с 2 до 5 часов дня для выполнения дел "А". Один муж страдал от привычки своей жены принимать приглашения от всех подряд: ему стало казаться, что он почти не бывает вместе с ней дома. Тогда он взял ее еженедельник и на всех вечерах во вторник написал: "занята". Когда жена, в очередной раз приняв чье-то приглашение, стала смотреть, в какой день она сможет пойти в гости, она обнаружила, что по вторникам она "занята". Так муж смог обрести общество своей супруги на один вечер в неделю. В литературе по управлению временем я читал о том, что для контроля над временем вам надо тщательно записывать все, что вы делаете каждую минуту в течение 24 часов в день и 168 часов в неделю. Я решительно не согласен с таким подходом. Такой учет не только требует много времени и крайне обременителен с точки зрения постоянного наблюдения за своими действиями, но, кроме того, я убежден, что это - пустая трата времени. Допустим, вы поняли, что вам следует изменить ваше питание. Вы уже интуитивно почувствовали, что должны сократить количество жареной пищи, немного увеличить количество протеина и свежих овощей. Было бы пустой тратой времени, если бы вы стали вести учет всего, что вы съедите прежде, чем примете решение об изменении своего рациона питания. С другой стороны, если вы будете ежедневно учитывать, сколько жареной пищи вы съели в течение месяца, то это поможет вам понять необходимость сократить в потребление жареной пищи и увеличить в потребление овощей. Вы немедленно получите выигрыш, улучшив ваше здоровье, и в то же время вы не будете обременены тягостным занятием постоянного контроля за всем, что вы едите. Аналогичным образом следует решать вопрос и в отношении контроля над временем. Я считаю, что гораздо лучше устанавливать выборочный контроль. Полезнее обратить внимание на отдельные виды расходов времени, которые, как вам кажется, являются особенно расточительными. Как подсказывает мне мой опыт, люди, которые стараются учитывать все на свете, в конце концов запутываются в своем учете и отказываются от него через пару дней, не совершив никаких изменений в своем образе жизни. Мне кажется, что учет ради учета не дает эффекта, но выборочный учет ради того, чтобы повлиять на исполнение вами определенного дела, может оказаться довольно полезным. Измените ваш рацион времени Точно так же, как вы меняете ваш рацион питания, вы можете произвести изменения в рационе вашего времени. Если вы чувствуете, что работа занимает слишком много времени в вашей жизни, а семья и ваши личные интересы - слишком мало, постарайтесь уходить с работы вместе со всеми и перестаньте работать сверхурочно. Постарайтесь оставить в вашем расписании больше выходных вместе с семьей. Слишком много гольфа и слишком мало общественной деятельности? Вам не нужны слишком сложные расчеты для того, чтобы сократить время на гольф. Слишком много времени на ведение домашних дел и недостаточно времени на творческие занятия? Пусть в течение двух дней в вашем доме соберется немного больше пыли. Вам не стоит вести учет, но вам следует составлять расписания вашей деятельности. С помощью тщательно составленного расписания вы сможете найти много времени для того, чтобы сделать все то, что вы хотите. Помните: всегда найдется достаточно времени для важных дел. Самые занятые люди могут найти время для того, чтобы делать то, что они хотят, не потому что у них больше времени, чем у других, а потому что они умеют "делать" время с помощью тщательно подготовленных расписаний. Если вы постараетесь выполнить одно и то же дело в одно и то же время каждый день, вы безусловно сбережете много энергии. Вы сохраните энергию, сокращая время на ненужные сомнения и колебания. Вы будете совершать простые операции по привычке. Привычка же будет порождать энергию: вы будете автоматически набирать инерцию движения в выполнении различных творческих дел, поскольку будете твердо знать, что вы обычно занимаетесь ими в определенное время. У Вас есть два вида самого плодотворного времени При составлении расписания следует обратить особое внимание на наиболее плодотворное время вашего дня. Плодотворное время для внутренней работы это та часть дня, когда вы работаете с наибольшей производительностью: утром, днем или вечером. Плодотворное время для внешней деятельности - это та часть дня, в течение которой вы можете наилучшим образом общаться с другими людьми, с вашими- коллегами по работе, вашими партнерами по общественным организациям, вашими родными дома. Плодотворное время для внутренней работы - это те часы дня, когда вы способны к наибольшей внутренней сосредоточенности. Я знаю "жаворонков", которые не способны создавать оригинальные идеи после 7 утра и знаю "сов", творческие силы которых особенно проявляются от 10 вечера до полуночи. Если бы вам предложили выбрать два часа в сутках, когда вы мыслите наиболее ясно, какие бы часы вы выбрали? От 10 утра до полудня? От 4 до 6 дня? Два часа, которые вы выберете - это вероятно ваше самое плодотворное время для внутренней работы. Постарайтесь в течение ближайших двух недель проверить, способны ли вы к внутренней сосредоточенности в наибольшей степени в течение этих часов. Постарайтесь защитить самое плодотворное время от внешних помех для осуществления ваших главных дел. По мнению большинства деловых людей их самое плодотворное время для внутренней работы - это первые часы рабочего дня. Однако именно в это время они читают газеты, отвечают на рутинную корреспонденцию и телефонные звонки, болтают со своими коллегами. Гораздо лучше оставить такие дела для "неплодотворного времени". Одна домашняя хозяйка испытывала подъем энергии после того, как ее муж и дети уходили из дома. Она носилась по дому, убирала постели, перемывала посуду, подбирала игрушки и к 11 утра завершала все домашние дела. Затем она падала от усталости и отдыхала до 2.30 дня, когда ей было нужно забирать детей из школы. Ее намерения были похвальными: она считала, что если избавится от своих неприятных дел, у нее останется много времени для приготовления декоративных свечей, любимого занятия свободное время и которое приносило ей известный доход. Однако к тому времени, когда она заканчивала домашние дела, она так уставала, что ей уже не хотелось что-либо делать. Кроме того, так как она к 11 часам наводила полный порядок, то ей не хотелось нарушать его, вытаскивая свою аппаратуру для приготовления свечей. В результате ей казалось, что у нее нет времени для занятия своим любимым делом. В качестве стороннего наблюдателя я без труда обнаружил, что она делает существенную ошибку при составлении расписания. С помощью простой перестановки местами домашних дел и изготовления свечей она нашла два часа самого плодотворного времени для своего любимого занятия. Исследователь-химик, который проводил вторую половину дня, листая научные публикации и выполняя мелкие административные обязанности, совершал ту же ошибку. Он был "совой" и набирал силу после обеда. Когда он передвинул рутинные занятия на первую половину дня, то освободил свою вторую половину дня для самой творческой работы. Плодотворное время для внешней деятельности - это часы, когда ваше окружение готово для бесед, встреч, собраний. Это время, когда вы можете поймать вашего начальника и поговорить с ним по острому и давно назревшему вопросу прежде, чем он исчезнет в недельную командировку. Коммивояжеры установили, что их самое плодотворное время для внешней деятельности период от 9 утра до 5 дня, когда они встречаются лицом к лицу со своими покупателями. Поэтому они отодвигают малозначительные, рутинные дела на время до или после этого периода. Важно заранее убедиться в том, что вы сможете повидать людей, с которыми вы решили встретиться. Домашняя хозяйка заранее договаривается о приеме у зубного врача или записывается к парикмахерше. Она знает часы работы различных магазинов. Она договаривается с другими мамами о том, кто по очереди встретит детей, возвращающихся из школы. Начальник уверен, что когда он хочет поговорить с кем-то по телефону, этот человек находится на своем рабочем месте. Он должен знать, когда его коллеги свободны для того, чтобы побеседовать с ним, и воспользоваться этим временем. Большинство людей не очень хорошо умеют поставить себя на место другого и поэтому не склонны принимать во внимание чужие расписания. Однако, если вы будете проявлять внимание к нуждам других людей, вы сами получите от этого большие выгоды. Я знаю одного служащего, который приходит к своему начальнику в обеденный перерыв, потому что он знает его привычку не уходить перерыв и ограничивать свою полуденную еду парой бутербродов. Его подчиненный захватывает в кабинет начальника что-нибудь перекусить для себя, и они соединяют поглощение бутербродов с деловыми беседами. Другая возможность поймать начальника появляется в тот момент, когда он только снял свою шляпу и пальто и не успел погрузиться в другие дела. Эффективное расписание должно сохранить вам свободу Гибкость необходима для того, чтобы быть готовым отреагировать на любую новую ситуацию. Если вы составите такое расписание, в котором у вас не будет ни одной свободной минуты и ни одного перерыва, за исключением обеденного, вы будете возвращаться домой разбитым, нервным и напряженным до предела. Непредвиденные происшествия также требуют времени. Нежданные телефонные звонки, незванные посетители, письма, содержание которых резко изменяют ваши планы, - все это создает перегрузки. Опыт показывает, что хотя вы не сможете предугадать отдельные события, можно ожидать, что в течение дня на вас навалятся внезапные обстоятельства, которые отнимут у вас большую часть вашего времени. Вам нужно иметь резервный запас времени для того, чтобы использовать его в кризисных ситуациях и в ситуациях, внезапно возникших в течение дня. По этой причине всегда оставляйте хотя бы один час в запасе. Оставляйте окна и форточки в вашем расписании для того, чтобы отдохнуть от напряженной беседы, почитать почту, наверстать запущенные дела по оформлению всяческих бумаг. Постарайтесь как можно раньше, уже в начале дня избавиться от чрезмерно категоричных обязательств с тем, чтобы вы не столь волновались во время вторжения всевозможных неприятных обстоятельств в вашу размеренную жизнь. Жесткость в составлении и неуклонном исполнении расписаний порождает ощущение того, что ваша жизнь подчинена хронометру; а жизнь, в течение которой вы беспрестанно глядите на часы, может стать невыносимой. Соблюдение равновесия между расписанным и нерасписанным временем позволит вам вести свою жизнь более плавно, по возможности избегая резких колебаний.