За несколько верст не доезжая Москвы, посольство должно было остановиться в ожидании разрешения на въезд в столицу. В день, назначенный для въезда, из царской конюшни высылались возки или кареты и верховые лошади. Перед самой Москвой навстречу выезжали новые «московские» приставы. Начинались неизбежные споры и проволочки относительно того, посол или пристав первый выйдет из своей кареты или слезет с коня и Герберштейн очень хвалится тем, что обманул москвича, сделав вид, что первый готов сойти с лошади. Затем читались от имени царя приветствия, и пристав садился в карету к послу тоже предварительно поспорив, какое место в ней займет! В 1678 г. спор между польско-литовскими послами и приставами тянулся два часа: «шествие остановилось, доложили великому князю, и он... решил, чтоб два русских имели в средине поляка, во втором ряду два поляка — москвича и т. д.», С этого момента приставы, или «попечители», как их называли иностранцы, не отходили почти от своих опекаемых, заботились об их устройстве и снабжении, служили посредниками между ними и Посольским приказом и одновременно разведчиками, через которых московское правительство старалось узнать намерения послов и получить сведения об европейской ситуации. Приставы получали соответствующие инструкции из приказа, о чем говорить и как отвечать на те или иные вопросы. Въезд послов в Москву происходил с большой пышностью, при большом стечении народа. Вдоль всего пути стояли конные служилые люди и боярские холопы в богатом вооружении, на роскошно убранных конях, и выстроена была пехота со знаменами и пушками. Вся эта обстановка должна была внушать послам представление о богатстве и могуществе московского царя.
Уже в XVI веке для помещения особенно часто приезжавших в Москву послов, крымских, ногайских и польско-литовских, существовали особые дворы; остальные располагались в частных домах. С начала XVII века в Китай-городе, на Ильинке, был устроен особый Посольский двор. Послов стремились изолировать, под предлогом охраны их личности к ним приставлялась стража, которая никого не пропускала к ним; не разрешалось им и выходить со двора. «Заперли передний двор, — рассказывает участвовавший в голштинском посольстве к царю Михаилу Олеарий, — и приставили 12 стрельцов с тем, чтобы до первого представления [царю] никто из нас не выходил из дому, и чтоб никто из посторонних не входил к нам; но приставы ежедневно посещали послов и справлялись, не нуждаются ли они в чем. Кроме того, в нашем дворе постоянно находился при нас русский переводчик, который распоряжался стрельцами для наших услуг и рассылал их за покупками разных вещей, потребных для нас». Но после аудиенции голштинским послам было объявлено, что им разрешено выходить из своего помещения, что город открыт для них, и что если они пожелают выехать куда-нибудь, то им пришлют лошадей.
В течение XVII века полутюремный режим послов в Москве постепенно был смягчен. Им разрешалось даже приглашать и самим посещать знакомых. Конечно, в отношении послов враждебных Москве держав продолжали принимать всяческие предосторожности.
В день аудиенции к послам являлись назначенные для того придворные со свитой. Опять возникал спор о том, где встретить этих посланников. Приставы настаивали на том, чтобы послы встречали их у подножья лестницы. Послы видели в этом умаление чести их государей и делали вид, что их задерживает то одно, то другое, и старались ухитриться встретить гостей посредине лестницы. Приставы поспешно переодевались в нарядное казенное платье, чтобы сопровождать послов во дворец. Для послов подавали опять лошадей с царской конюшни или (в XVII веке) царскую карету. Шествие двигалось с большой торжественностью. Впереди шли стрельцы, затем следовали подарки царю — причудливые серебряные сосуды, кони, всякие «заморские диковинки». Перед послами секретарь посольства или кто-нибудь другой из их свиты вез, высоко подняв в руке, верительную грамоту, завернутую в камку (шелковая материя), затем уже ехали послы в сопровождении приставов. Вдоль пути опять выстраивались войска. Все улицы бывали усеяны народом, сбежавшимся поглазеть на пышную церемонию. Русские видели в этом многолюдстве, с одной стороны, проявление могущества их царя, а с другой — выражение уважения к послам. Потемкин в Париже, когда ехал на королевскую аудиенцию, обиделся, что на улице по этому случаю было мало народа.
О выезде с Посольского двора царь уведомлялся гонцами; и далее, по мере приближения процессии, все время давали знать во дворец, а из дворца делались распоряжения либо ускорить, либо задерживать шествие. В одном случае литовские послы сильно запоздали и заставили царя Ивана IV дожидаться, пока они дослушивали обедню «у своих попов». Царь обиделся и тут же приговорил с боярами другой раз царю итти к обедне и заставить послов «дожидаться того, как государю обедню отпоют». Это был вопрос не только такта, но и этикета. Послы слезали в некотором расстоянии от Красного крыльца. В 1566 г. литовский гонец захотел слезть у самой лестницы и пытался подъехать к ней «сильно», но стрельцы его не пустили, и царь не оказал ему никаких знаков внимания потому, что он «приехал на двор невежливо». На лестнице и в покоях, через которые проходили послы, стояли дворяне, приказные люди и гости (купцы) «в золотном платье» и в меховых шапках и низшие чины в «чистом платье». Парадное «золотное» платье выдавалось по этому случаю из царских кладовых и по миновании надобности возвращалось обратно, причем в случае какого-либо изъяна неаккуратный придворный подвергался жестокому наказанию.
Во дворце послов встречали назначенные к тому бояре. В зависимости от политического значения государства, от которого приезжали послы, таких встреч бывало несколько (до трех). Прием происходил в различных палатах дворца — в Столовой, в одной из Золотых подписных, иногда в Грановитой. Царь принимал, сидя на престоле «в большом наряде», т. е. в кафтане из золотой парчи, в «шапке Мономаха», со скипетром в руке, иногда с «царским яблоком» в другой. Перед престолом стояли «рынды», молодые люди в белых кафтанах с серебряными топориками в руках. Вдоль стен сидели на лавках бояре в роскошных кафтанах и меховых «горлатных» шапках.
Послы представлялись в шляпах. Только во второй половине XVII века в Москве стали требовать, чтобы послы являлись с непокрытой головой. Из-за этого произошел конфликт с Швецией, окончившийся тем, что обе стороны обязались соблюдать один и тот же порядок представления послов с непокрытой головой. Точно так же и с Польшей договорились в 1671г. чтобы послы являлись на аудиенцию без шапок. Другим требованием, которое сильна возмущало иностранцев, было, чтобы послы приходили во дворец без шпаг. Повидимому, это был порядок, заимствованный от татарских ханов. Послов «являл», т. е. представлял, один из окольничих (второй думный чин после бояр). Посол «правил поклон», т. е. осведомлялся о здоровье царя, и произносил приветственную речь. В ответ царь вставал и спрашивал о здоровье государя, от имени которого прибыл посол; корону он при этом не снимал. Когда в 1658 г. царь Алексей спросил о здоровье венгерского короля, не сняв короны, то послы заявили протест. Им ответили, что царь принимал послов не в шляпе, а в венце, которого не снимают даже в церкви во время богослужения. После обмена взаимных приветствий посол вручал «верющую» (верительную) грамоту, которую принимал посольский дьяк. Затем царь допускал послов к руке. «Пока мы подходили, — описывает эту церемонию один из членов цесарского посольства к Алексею Михайловичу в 1661 г., — царь перенес скипетр из правой в левую руку и протянул нам правую для целованья; князь Черкасский (двоюродный брат царя) поддерживал ее, а царский тесть Илья Милославский так и сторожил и кивал нам, чтобы кто-нибудь из нас не дотронулся до нее нечистыми руками». По окончании этой церемонии царь обмывал руку из стоявшего тут же серебряного рукомойника, что очень обижало иностранцев. «Точно обмывается для очищения», — говорил Поссевин. К целованию руки допускались только христиане. Мусульманским послам вместо этого царь клал руку на голову. После целования руки послам ставили скамейку против престола., Посидев немного, послы излагали в краткой речи цель своего приезда и «являли» подарки, привезенные царю. В 1692 г. среди подарков, привезенных персидскими послами, были живые лев и львица, которых доставили во дворец «порознь» в во дворец, конечно, не вводили, а только подержали немного у Красного крыльца.
