3. Техническое обеспечение площадки. Должное внимание техническому обеспечению площадки должно уделяться всегда, в особенности если планируется проведение шоу-программы. Наличие сцены, звуковой аппаратуры, соответствующего освещения и профессионального диджея просто необходимы — на этом лучше не экономить. Диджей не только обеспечит техническую возможность качественной работы артистов, но и проведет дискотеку, если она запланирована на вашем мероприятии.
4. Выбор ведущего или ведущих.
5. Разработка шоу-программы, репетиция.
6. Праздничное оформление.
Теперь рассмотрим структуру корпоративного праздника подробнее.
Сценарий мероприятия строится из нескольких блоков. Самые простые блоки — начало мероприятия и конец. Более важно грамотно заполнить середину, чтобы в программе не было «провалов» и гости не заскучали. Например:
— первый блок: 19.00–20.30. Съезд гостей, аперитив, приглашение занять свои места на банкете. Поздравление от руководства компании, награждение особо отличившихся сотрудников. Здесь уместна фоновая музыка, например, джазовый коллектив, камерный струнный оркестр.
— второй блок: 20.30–22.00. Продолжение банкета, начало конкурсно-развлекательной программы, шоу-программа.
— третий блок: 22.00–22.40. В это время обычно выступает приглашенная «звезда», которая является своеобразным контрапунктом праздника. Если приглашение «звезды» не планируется, то в это время начинается дискотека.
Наконец, хорошим финалом корпоративного праздника может стать незабываемый фейерверк.
Предложенная структура — классический вариант проведения корпоративного праздника. Конечно же, любое мероприятие станет более интересным и насыщенным, если для него разработать индивидуальный тематический сценарий по мотивам сюжетов известных кинофильмов, книг или событий.
Сценарий корпоративной вечеринки должен быть всегда. В противном случае все усилия организаторов будут хаотичны и непоследовательны. Даже если вы уверены, что четко себе представляете когда и где будет происходить то или иное действие, даже если мероприятие представляет из себя «простейший» брифинг — заранее подготовленный сценарий поможет более четко представлять, что происходит в данный момент, и тем самым избавить всех участников мероприятия от возможных накладок и ненужных волнений. Кроме того, при наличии сценария проще отслеживать и изменять регламент мероприятия.
Если в мероприятии будет задействовано большое количество участников, необходимым этапом подготовки становится репетиция. Она незаменима также и в том случае, если предполагается задействовать сложное техническое обеспечение или планируется задействовать несколько площадок.
Как правило, репетиция проводится не позднее, чем за день до мероприятия, либо (если мероприятие запланировано на поздний вечер) утром в день события — только в этом случае сохранится возможность оперативно что-то изменить в сценарии.
Поддерживайте постоянный контакт с персоналом организации, предоставляющей зал для проведения мероприятия. Вы всегда должны знать, где в данный момент находятся люди, ответственные за ту или иную часть оказываемых вам услуг.
Контролируйте количество спиртного, которое предлагается гостям. Как правило, наступает определенный момент, когда только ваше вмешательство поможет сохранить контроль над мероприятием и не дать его гостям пожалеть назавтра о злоупотреблении спиртными напитками.
Будьте внимательны и предупредительны не только к тем, кого обслуживаете вы (это само собой подразумевается), но и к тем, кто обслуживает вас, то есть к подрядчикам. Обязательно поблагодарите персонал гостиницы, ресторана или компании-субподрядчика за проведенное мероприятие, и в следующий раз вам будет обеспечено не только внимательное отношение, но и скидка.
Корпоративные мероприятия проводятся не только для повышения сплоченности и, как следствие, работоспособности коллектива. Корпоративные мероприятия нужны и для того, чтобы заявить о компании. В этом могут существенно помочь качественные фото с корпоративного праздника, которые после завершения мероприятия можно разместить в средствах массовой информации, для создания Интернет-сайта или для оформления промо- и бизнес-продукции.
Организация корпоративного праздника — это ответственный и в то же время творческий процесс. Необходимо организовать корпоративный отдых так, чтобы он был не только веселым и запоминающимся, но и полезным в деле укрепления корпоративных отношений. Активная развлекательная программа, участие артистов и звезд эстрады, фото- и видеосъемка — все это и многое другое весьма полезно для вашего успешного корпоративного праздника.
Если вы решили организовать полноценное корпоративное мероприятие с концертом, дискотекой, играми и развлечениями, лучше поручить это дело специалистам. Может быть, в летнее время года вы и сами неплохо справитесь с приглашением артистов или диджеев, но если мероприятие намечается зимой или в канун Нового года, то тут возможны любые, самые неприятные сюрпризы: ваши артисты могут заболеть, их могут перекупить, а найти других за два дня до праздника вам вряд ли удастся. Агентство же при данных обстоятельствах непременно пришлет замену, соответствующую вашим предварительным запросам.
В случае, когда решено всей компанией выбраться куда-нибудь для проведения торжественного мероприятия, следует учитывать, что чем ближе знаменательное событие, тем труднее все как следует организовать: подобрать желаемый банкетный зал; пригласить именно тех артистов, которых хотелось бы увидеть и услышать; заказать необходимые аксессуары для оформления (от воздушных шариков до композиционных фейерверков); приобрести подарки и сувениры идр.
Поэтому самый простой и наиболее надежный способ организовать достойный праздник для всего коллектива — это обратиться за помощью к специалистам по организации корпоративного отдыха.
Прежде чем составить развлекательную программу корпоративной вечеринки, они внимательно выслушают ваши пожелания и познакомятся с традициями вашей фирмы, с настроением сотрудников, их тематическими предпочтениями.
Искусство поведения на корпоративном празднике заключается в том, чтобы выказать всем дружеское расположение, продемонстрировать все свои таланты, которые, быть может, в рабочее время вам трудно проявить. Мобилизуйте свои творческие возможности. Впечатление, которое вы произведете на окружающих, должно быть приятно всегда и во всех отношениях. Вспомните все, чему вас учили когда-то в детстве: читайте стихи, сочиняйте шарады, танцуйте, разыгрывайте и импровизируйте. Но при этом не забывайте, что даже во время самого беззаботного праздника вы все-таки находитесь в рабочем коллективе.
Как правило, тон торжествам задает начальник рабочего коллектива. Однако это не означает, что он обязан быть тамадой, но выступить с приветственным словом, поблагодарить коллектив за старание — его первейшая обязанность. Вообще, достойное поведение начальника благостно влияет на атмосферу коллективных празднеств и не позволяет сотрудникам переходить грань дозволенного.
Стихи, тосты, игры и поздравления — «обязательная» часть любого застолья. Праздник не должен быть ограничен только произнесением тостов и рюмочкой под них, а также поглощением различных деликатесов. В программу вечеринки можно включить показывание фокусов, розыгрыши, конкурсы и игры. И огромное значение в проведении такой программы имеют фантазия и умение тамады развлекать гостей. Чтобы праздник состоялся по-настоящему, чтобы у всех присутствовало хорошее настроение, необходимы какое-то общее занятие или игра, в которой участвовали бы практически все присутствующие: если не все будут игроками, то хотя бы заинтересованными зрителями обязательно. В этом случае игры, конкурсы и любые другие развлечения украсят праздник, сделают его общим для всех.
Во время проведения праздничного мероприятия особенно важен тот момент, что гостей необходимо вовлекать в игры, не прибегая к уговорам и принуждению. Возможно, под давлением гость и согласится поиграть, но не получит от этого удовольствия и уж точно на глаза ведущему больше не захочет попасться.
Но для того чтобы участниками было как можно большее количество присутствующих, ведущий должен подготовить и вовремя предложить увлекательные занятия. Лучше предлагать игры с простыми правилами и без особенных заумных задач, так как праздник на то и праздник, чтобы отдыхать.
Игры должны быть оригинальными и не очень известными публике, с использованием атрибутов, соответствующих празднику. Если это Новый год, то пусть будут елочные украшения, мишура и серпантин. Очень хорошо, если ведущий подготовит сценарий развлечений заранее, но строго следовать ему совсем не обязательно, возможность импровизировать по ходу празднества нужно всегда иметь в виду. Тогда это поможет вовлечь в игру либо в любое другое развлечение как можно больше участников. Для этого у ведущего должно быть в запасе много всевозможных вариантов игр и развлечений из собранной им коллекции.
