Приказное делопроизводство
Типы приказной документации, способы ее систематизации, порядок и время рассмотрения дел
«Первоначально наиболее распространенной формой деловой документации было столбцевое делопроизводство. В XVII в. все более увеличивается значение в правительственном делопроизводстве книг, особенно в 1660‑е гг. Внешний признак столбца – соединение, склейка отдельных документов в единое “дело” в виде свитка. Документы писали на листах бумаги, разрезанных пополам. … Эти полосы подклеивались одна к другой. Места склеек, а также составные части такой бумажной ленты называли “сставы” (т. е. составы, связи)»[293]. На «сставе» подьячий или дьяк, подклеивающий следующий лист, ставил свою подпись для удостоверения подлинности документа. «По окончании дела к столбцу могли подклеить (в том же или в другом учреждении, куда его передали) столбцы других дел – и такой столбец становился уже комплексом (сборником) “дел”. Длина некоторых столбцов достигала десятков и даже сотен метров. Столбцы писались – в подавляющем большинстве случаев, – только с одной стороны листа. … Оборотная сторона сставов столбца служила для “рукоприкладств” лиц, привлеченных к рассмотрению дела»[294]. Такая форма делопроизводства, как мы понимаем, была не слишком удобной во многих отношениях и была окончательно отменена в 1700 г.[295] Более удобной оказалась сшивка листов дела в тетрадь, а отдельных тетрадей в книги. Оформленные таким образом дела гораздо удобнее хранить, да и работать с ними сподручнее. С начала XVIII в. такая форма ведения дел окончательно вытесняет столбцовую. Разрозненные материалы («рознь»), которые не входили в конкретные «дела», также особым образом классифицировались и объединялись в соответствии с каким-либо логически выделенным признаком. Например, «рознь» в Посольском приказе объединялась в особые «дела» по государственной принадлежности: «дацкая», «аглинская», «галанская» и др[296].
Вообще же, образцы составления документов помещались в специальных «образцовых книгах»; так же отдельные типы деловых бумаг и писем приводились в азбуках и «письмовниках», которые предназначались для чтения и переписывания т. е. в качестве учебных пособий[297].
Рассмотрим подробнее некоторые отдельные типы документов, использовавшиеся в делопроизводстве приказов в XVII в.
«Широкое распространение имели документы, носившие названия грамоты. Они были чрезвычайно многообразны как по форме, так и по содержанию и не всегда имели историко-правовую форму: могли означать и акт (как документ с определенной юридической нормой), и деловое письмо, и другие документы, создававшиеся в государственных учреждениях. … Грамотами признавали и делопроизводственные документы, исходящие от частных лиц, в которых фиксировались привилегии, имущественные или иные права и обязанности, условия сделки. Особо выделяются указные грамоты или указы. Это распоряжения от имени царя»[298].
Некоторые документы, содержавшие решение по тому или иному вопросу, выработанному коллективным органом (царем с Боярской думой, Земским собором), назывались «приговором».
Распоряжения должностному лицу, правительственные инструкции оформлялись в виде документа именуемого «наказом», или «наказной памятью». А такой же документ, выданный проверяющему, посланному для инспектирования кого– или чего-либо, назывался «доезжей памятью».
«Памятью» называли документ текущей переписки между равными по статусу учреждениями, например: приказами, воеводами и пр.[299]
«Отписки» – обязательная форма письменных сношений должностных лиц с государем или центральными учреждениями, донесения (сообщения) представителей местной правительственной администрации (воеводы, губные старосты, таможенные головы и др.)[300].
Отчеты должностных лиц, посланных для сбора информации по поводу чего-либо, назывались «обысками».
Объяснения частных и должностных лиц несудебного характера – «сказки».
«Речами» же назывались показания отдельных лиц. Внесудебный характер могли иметь и так называемые «расспросные речи» – отчеты должностных или частных лиц о выполнении ими поручений[301].
«Различные прошения, заявления, жалобы назывались “челобитными” или “челобитьем” (от слов “челом бить” – кланяться). Челобитные обычно подавали частные лица или корпорации»[302].
Поскольку все приказы русского государства имели судебные функции, то особенно отметим такие типы судебно-следственных материалов относящимся к «речам», как «расспросные речи», но уже судебные; «сыскные речи» – показания свидетелей на допросе; «пыточные речи» – из названия которых ясно, при каких обстоятельствах они записывались[303].
Многие виды деловых записей в XVII в. делались в специальные книги. В учреждениях велись, например, «приходные книги» и «расходные книги» – важнейшие документы «бухгалтерской» отчетности того времени. Сохранились книги хозяйственного описания земель, переписей населения, податных окладов, составленные в основном в целях организации налогового обложения («писцовые», «переписные», «дозорные», «платежные», «книги сошного письма», «межевые книги», «даточные книги» – книги записей пожалований земельных владений служилым людям, и другие типы подобным образом оформленных служебных записей[304].
В приказах XVII в. существовал весьма точно определенный порядок прохождения деловых бумаг. Рассмотрим, например, как проходила по приказным инстанциям челобитная. «При поступлении в приказ челобитной от частного лица документ направляли дьяку, рассматривавшему права данного лица на обращение в приказ по данному вопросу. При положительном решении дьяк ставил подпись на обороте челобитной (иска, жалобы) и писал фамилию “старого” подьячего, которому надлежало оформить и подготовить дело к рассмотрению по существу требования, давал непосредственные указания своим подчиненным о проведении определенных действий: наведении справок, подготовке конкретных выписок из книг и других документов, необходимости отправления “памятей” в другие приказы и т. д. После того, как “старый” подьячий решал, что дело полностью готово к рассмотрению, дело поступало дьяку. Последний, если соглашался с мнением подьячего о готовности дела, ставил помету “к вершенью”, если же приходил к мнению о необходимости дополнительной работы с делом, он ставил помету “к розыску”. Дела с пометами “к вершенью” в определенные дни поступали на рассмотрение судей приказа. Дьяк устанавливал очередность рассмотрения дел, он же давал необходимые пояснения по существу дела и рекомендации по его решению. Окончательное решение дела зависело от судей, однако резолюции о решении проставлялись дьяком от имени судей»[305].
Трудно не согласиться с мнением О. В. Новохатко, что «одним из основных критериев эффективности работы любого учреждения является скорость прохождения информации внутри этого учреждения, по его вертикальным и горизонтальным уровням, то есть скорость прохождения документов, оперативность принятия решений руководством и исполнения этих решений подчиненными»[306]. Так какова же была скорость рассмотрения дел в приказах? Оказывается, что оперативность рассмотрения дел зависела от их важности для российского государства (как ее понимали государственные служащие того времени). На примере документооборота Разрядного приказа О. В. Новохатко проследила скорость прохождения бумаг разных типов. «Ответы на грамоты, в которых сообщалось о нападениях на южные рубежи, составлялись в максимально короткие сроки. Информация городовых воевод о нападении … почти всегда доводились до сведения верховной власти, поэтому в сроки от 3 до 8 дней, за которые в Разряде готовили ответы на отписки воевод, непременно входил и доклад царю и Думе, а также нередко подготовка выписки. Если же о содержании отписки не докладывали “в верх”, то решение по отписке принималось в Разряде в день ее получения, а ответную грамоту отправляли на следующий день или через день после указания руководства Разряда. … По менее срочным вопросам укрепления южных рубежей распоряжения Разряда направлялись в города в сроки от недели до месяца»[307]. Скорость обработки информации внутри системы органов центрального управления была такой, что ей можно позавидовать и в век всеобщей компьютеризации и Интернета: «памяти из Разряда в другие приказы по «пограничным» делам направлялись в день получения отписки»[308].
