Когда в Тайную канцелярию поступало какое-либо обвинение или доношение, учинялось «следование»; совокупность всех производимых в его процессе действий, заносимых на бумагу, и образовала собой делопроизводственную форму — то, что ныне принято называть «дело»; такое же название существовало и в то время. Озаглавливались дела обычно именем обвиняемого — например: «О Ефиме Санине», «О Березине»; иногда же, когда дело было сложное, оно получало название по какому-либо другому признаку, например по месту действия, — так появилось «Новгородское дело», «Ревельское дело». Сам способ ведения дела обычно обусловливал и форму его.
Первую часть всякого «дела» составляют бумаги, в силу которых дело началось; обычно это или письма Макарова, или промемория из какого-либо присутственного места, или просто отметка о приказе кого-либо из министров. Вторую часть дела обычно составляют допросные и пыточные речи, то есть записи того, что обвиняемые и свидетели говорили на допросах и пытках; при этом речи эти закреплялись подписями допрашиваемых и пытаемых. Почти постоянно из этих «речей» делался краткий экстракт — выписка, которая докладывалась министрам во время слушания ими дел. Третью часть дела составляет определение Тайной канцелярии; в его тексте обычно встречается выражение «слушав сия выписки» — то есть идет речь о только что упомянутом экстракте. Вслед за определением-приговором обычно помещается объявление преступнику о его вине и присужденном наказании. Наконец, в самом конце дела часто есть заметка об исполнении приговора.
Таковы основные части каждого «дела» Тайной канцелярии. Но очень немного дел выдерживают в чистоте такой тип. Часты элементы, расширяющие и усложняющие состав дела: например, иногда после допросных речей Тайная канцелярия делает постановления о дальнейших шагах для продолжения допросов и розысков, или о вытребовании новых лиц, или об изменении самого процесса (например, о передаче всего дела в ведение другого учреждения), или о наведении каких-либо справок в других учреждениях. Тогда дело сильно разрастается. Довольно часто тут же прилагаются письма министров и секретарей друг к другу; в этих письмах они обмениваются мнениями по поводу данного дела.
Большое денежное хозяйство Тайной канцелярии также требовало делопроизводственных форм, и они, видимо, существовали. Приход и расход был более или менее выделен в особое делопроизводство; обычно оно вверялось одному канцеляристу, который и вел самостоятельно весь приход и расход. Как мы уже заметили, расходы, даже незначительные, производились обычно на основании определений. Все определения финансового характера переплетались, с приложением всей вызываемой ими переписки, в общие книги, отрывки которых дошли до нас. Кроме того, велись многочисленные записи и ведомости прихода и расхода в виде таблиц, обычно приурочиваемых к месячному сроку. Образованию этой последней формы способствовала необходимость отсылки ежемесячных ведомостей в ревизион-контору при Сенате. Эти ведомости звались «счетными выписками Канцелярии Тайных Дел денежного прихода и расхода». Первичными формами, по которым и составлялись эти «счетные выписки», были, во-первых, «тетрадь записная расходу», во-вторых, «тетрадь записная приходу» за соответствующий год, куда тщательно заносился всякий приход и расход, делаемый кассой. Таким образом, денежное делопроизводство Тайной канцелярии выражалось в трех формах: 1) книги «определений» с исполнениями по ним; 2) тетради (или книги) расхода и тетради прихода и 3) «счетные выписки».
Но кроме чисто денежных дел у Тайной канцелярии были дела хозяйственные — конечно, тоже связанные с денежными операциями. Это были, во-первых, дела, касающиеся собственно учреждения (забота о помещении, о колодниках, выдача прогонов, забота о канцелярских принадлежностях и проч.), во-вторых, дела по конфискованным у преступников имуществам. До нас дошли (хотя и в обрывках только) книги, в которые переплетены дела исключительно по конфискованным имуществам. Подавляющее количество этих дел возникало по челобитьям разных лиц, связанных с владельцами конфискованных имуществ какими-либо имущественными обязательствами.
Мы уже имели случай заметить, что в самые первые годы деятельности Тайной канцелярии состав ее «приказных людей» считался временным. Ни о каком постоянном штате не могло быть и речи; дьяки и подьячие набирались из разных мест, «на время», в том числе в каком они требовались для данного количества дел в данное время; по мере окончания дел приставленные к этим делам приказные отсылались обратно к старым местам своей службы. В 1719 году решено даже и жалованье подьячим Тайной канцелярии выдавать там, откуда они были взяты «для того, что оные подьячие взяты в помянутую Канцелярию на время».
Многие примеры ясно свидетельствуют, что штат «приказных людей» Тайной канцелярии был неустойчив и совершенно случаен. Однако по мере того, как ее компетенция определялась точнее — особенно с 1722 года, когда Тайная канцелярия как будто приняла определенные, до известной степени, функции, — постепенно устанавливается некоторый штат приказных людей, и в этом штате намечаются границы прав и полномочий каждого из видов приказных.
До нас дошел штат 1723 года, то есть как раз времени наступления сравнительной устойчивости в строе Тайной канцелярии. По этому штату имеется секретарь Иван Топильский; канцеляристы: Гуляев, Русинов, Кириллов, Шурлов; подканцеляристы: Вителев, Басов. Всего приказных людей было семь человек. Секретарь был как бы правителем делопроизводства Тайной канцелярии; следующей по рангу была должность канцеляриста, и на третьем месте уже стояли подканцеляристы.
Секретарь был, безусловно, самым важным лицом после министров. Достаточно поверхностного просмотра дел, чтобы убедиться, что секретарь являлся единственным докладчиком министров по всем делам и притом фактически руководил составлением докладных выписок и экстрактов, предлагаемых министрам в доклад. Мы уже видели, кроме того, что основные допросы и розыски колодникам производились главным образом секретарями. Если не все, то большая часть поступавших бумаг проходила через руки секретаря, резолюции которого на бумагах можно встретить довольно часто; да и кажется, что все первоначальное направление дела в сильной степени зависело от секретаря. «Записать в книгу, а колодников принять под крепкий караул и содержать за особыми порознь часовыми, чтоб ни с кем разговора не имели», — так пишет Топильский на одной присланной с колодниками бумаге; тон и содержание резолюция ясно свидетельствуют о влиянии и значении человека, ее писавшего.
Играя большую роль в делопроизводстве, секретарь юридически являлся простым исполнителем велений министров — и только. Это ясно из следующих фактов. В июне 1722 года Топильский пишет бывшему в отсутствии Ушакову: «Ежели откуда будет присылать колодников, кои станут сказывать за собой государево слово или дело важное, таковых мне здесь принимать ли? Буде принимать, что с ними чинить? И которые колодники будут просить пиши, кормовые деньги давать ли? О том о всем требую указа». Вообще без указаний со стороны министров секретари не могли (или почти не могли) принимать дела и колодников. Топильский в одном письме 1722 года писал: «…изветы и роспросные речи в Канцелярию Тайных Дел без повеления Вашего Превосходительства принять не смею» А когда однажды тот же Топильский принял и даже допросил колодника без прямого на это указания министра, то он немедленно, сообщая о допросе, приносит в этом повинную: «…а что, государь мой, к вопросу оного Корноухова дерзновенно и нерапортовав Вашего Превосходительства учинил, в том прошу милостивого прощения». Секретари не имели права приступать к пыткам без особого в каждом отдельном случае приказа со стороны министров. И если министры были в отсутствии, то, посылая им (или одному из них) докладную записку о ходе дел, секретарь не приступал к «розыску», а спрашивал «впредь о том, что чинить».
На втором месте в иерархии приказных людей Тайной канцелярии стояли канцеляристы. В руках каждого из канцеляристов находилось «повытье», то есть отдельное делопроизводство. Один из канцеляристов обычно назначался «быть у прихода и у расхода», то есть вел денежные дела Тайной канцелярии, был как бы ее казначеем. Деятельность отдельных канцеляристов нельзя различить в общей массе делопроизводства; надо думать, они были заслонены секретарем. Получали канцеляристы, кроме хлебного жалованья, в год 80 рублей деньгами; выплаты денежного содержания, бывавшие обычно по третям года, происходили, очевидно, крайне неаккуратно. До нас дошло несколько прошений канцеляристов, направленных министрам, где они просят о выдаче им жалованья, задержанного за две трети года, и Тайная канцелярия определила им просимое жалованье выдать «для их сушей бедности и пропитания». Но когда кто-либо из канцеляристов просил об отпуске, то получить разрешение удавалось, видимо, не всегда.
