Если это особенно важная программа, попросите друга, родственника или партнера позвонить вам, пожелать вам удачи или просто напомнить, что есть еще и другой мир!
Наконец, расслабьтесь, сделайте что-то, что вам нравится, и ложитесь спать в разумное время, поставив будильник пораньше и заказав такси, если это требуется, или проверив бензин в машине и т. д.
Приезжайте вовремя, чтобы успеть проверить помещение для тренинга. В норме оно должно уже быть убрано так, как вам необходимо, но часто некоторые из мелких деталей не соответствуют намеченному плану. Иногда необходимо предпринять некоторую перестановку мебели. Добивайтесь поддержки в своих действиях и поступках, когда это необходимо.
Удостоверьтесь, что все оборудование работает. Особенно тщательно проверьте телевизионные и видео-соединения, удостоверьтесь, что телевизор настроен на видеоканал, если вы планируете показывать видеозапись. Поместите видеокассету в магнитофон и проверьте, перемотана ли она на начало. Технический персонал, задействованный в подготовке тренинга, может помочь вам в этом.
Удостоверьтесь, что проектор сфокусирован на тексте, проверив его при помощи слайдов. Удостоверьтесь в чистоте линзы и проецировании четкого изображения, убедитесь в отсутствии бликов. Далеко не все помещения идеально подходят для тренингов, многие из них душные из-за плохого кондиционирования. Сделайте все, что в ваших силах, чтобы добиться нормальной работы вентиляции. Это может быть переустановка температуры на кондиционере или открытие окон перед занятием. Многие программы тренинга испорчены некомфортными условиями помещения. Это указывает на важность его заблаговременной проверки.
Разложите весь материал для участников - буклеты, блокноты, ручки, бэйджи, карты для имен - так, чтобы он привлекал внимание и «приглашал» к работе.
Часто проще подготовить свои первые флип-чарты заранее. Включите в них приветствие, такое, как «Добро пожаловать на… (название программы)». Напишите свое имя в углу страницы или на карте перед входом в комнату или наденьте бэйдж.
Проверьте по прибытии исправность кофеварок и наличие на столе для участников воды/соков/лимонада. Мы рекомендуем делать короткие, но частые перерывы. Они предотвращают преждевременную утомляемость и тем самым повышают эффективность процесса обучения.
Найдите администратора помещения и удостоверьтесь, что у него есть последняя копия программы. Убедите его в важности своевременной подачи закусок.
Проверьте расположение пожарных выходов и туалетов и, если мероприятие выездное, выясните, когда участники смогут пройти в свои апартаменты.
Определите местонахождение общих комнат, обеденных комнат, центра бизнес-поддержки, оборудованного факсами и ксероксом, и согласуйте условия оплаты этих удобств. Это предотвращает эскалацию напряжения некоторыми чрезмерно энергичными участниками.
Определите, где находятся телефон и ближайшие таксофоны.
Просмотрите свои слайды, тренерское руководство и другие предметы, которые необходимы для ведения программы. Установите стол в дальнем углу комнаты. На нем можно держать дополнительные раздаточные материалы и пособия для упражнений. Проведите окончательную проверку всего оборудования; убедитесь, что оно работает. Если это формальная презентация, в которой вам кто-то помогает, например, показывает слайды, договоритесь с этим человеком заранее о системе условных сигналов, чтобы быть уверенным в слаженной работе. Используя микрофон, работающий на батарейках, не забывайте его выключать, заканчивая презентацию!
Перед самым началом дайте себе несколько минут на личные приготовления. Выйдите на свежий воздух, совершите финальный визит в туалетную комнату, проверьте свой внешний вид, расслабьтесь, дышите глубоко и возвращайтесь в комнату для тренинга.
Памятка по успешному проведению программы
• Запланируйте «сухой прогон», самостоятельно или с ко-тренером.
• Для очень важных программ проводите программу «пилот».
• Подготовьте памятку (см. пример в Приложении), чтобы убедиться в подготовленности помещения к проведению программы.
• Удостоверьтесь, что в ваших планах по переезду и размещению выделено время на случай непредвиденных обстоятельств. Если место проведения тренинга значительно удалено, приезжайте в него накануне.
• Будьте внимательны к тому, что едите и пьете в вечер перед тренингом. Дышать парами чеснока перед участниками или мучиться похмельем - не самое лучшее начало программы.
• Используйте техники расслабления или слушайте любимую музыку для расслабления и зарядки себя энергией перед мероприятием.
• Перед самым началом программы выйдите из комнаты и настройтесь на работу.
Когда вы готовы и настало время приступать, пригласите участников пройти в комнату и введите их в курс дела. Начинайте вовремя или, если вы знаете, что некоторые участники задерживаются, предупредите об этом остальных членов группы и назначьте новое время. Часто лучше начать и позволить опоздавшим присоединиться к группе, чем заставлять людей ждать. Гарантируйте, что вы потратите время на тех, кто опоздал, повторив ключевую информацию.
На открытие занятий вы можете пригласить одного или нескольких руководителей. Попросите их выступить первыми, чтобы в дальнейшем не отвлекаться от разработанного плана проведения программы. Надеемся, что это выступление будет мотивирующим и полезным для задания тона на день.
В начале своего выступления необходимо представиться, перечислить процедуры в случае возникновения экстренной ситуации и другие мелкие детали, такие, как расположение санузлов и т. д. Согласуйте правила курения. Не разрешайте курить в тренинговой комнате; побуждайте людей курить в специально отведенном для этого месте или выходить на улицу. Но делайте эти предложения мягко, чтобы с самого начала не испортить отношений с курящими членами группы! Многие компании сейчас придерживаются антиникотиновой политики, поэтому этот вопрос не является такой уж серьезной проблемой.
После этого предложите людям написать свои имена на специальных табличках. Не стоит думать, что если все участники из одной организации, то они знакомы друг с другом. Даже если они и знают друг друга, будет совершенно уместно сказать: «Мне очень поможет, если вы все кратко представитесь и расскажете немного о своем опыте работы». Обычно это можно структурировать, попросив представляться в такой последовательности.
Имя.
Должность.
Стаж работы.
Тренинги, пройденные ранее.
Важно выучить имена участников. Если у вас есть трудности с запоминанием имен, ищите пути преодоления этого. Могут помочь следующие рекомендации.
• Пока участники представляются, записывайте короткие замечания о них в той последовательности в какой они сидят. Это поможет в дальнейшей работе при разделении их на малые группы, чтобы в каждой были участники с разным опытом и компетенцией.
• Некоторые люди подкрепляют свою память на имена участников повторением всех имен несколько раз в первой беседе, то есть благодарят их за их слова, называя при этом по имени.
• Проводите индивидуальные беседы с людьми во время перерывов. Это помогает добавить к их именам другую информацию.
• Один из хорошо известных «ледоколов» - попросить людей рассказать о себе нечто обычное, а затем - неординарное, чего никто не знает, например: «Меня зовут Джордж, и я развожу зеленых канареек». Это тест на память для каждого участника.
Проводя первую сессию, дайте участникам возможность успокоиться и начать работать. Если программа составлена хорошо, должен быть баланс между теоретическим материалом и практическими упражнениями. (Развитие содержания программы было детально рассмотрено в главе 3.)
Как бы хорошо ни была составлена программа, именно тренер воплощает ее в жизнь. Как мы обсуждали в главе 1, ваша роль в успехе обучающего мероприятия является решающей.
Вы должны поощрять взаимодействие, управлять вопросами и помогать каждому делать свой вклад и принимать участие в работе. В то время как дебаты являются важной частью обучения, вы должны предвидеть и гарантировать, чтобы два или три человека не контролировали хода всей дискуссии, превращая остальных членов группы в наблюдателей. -
Опытный тренер развивает способность отвечать на вопросы, расширять дебаты так, чтобы включать в них других людей, и затем двигаться дальше. Однако не тратьте на вопросы слишком много времени. Вы потеряете ценные минуты, а в дальнейшем и уважение членов группы, если не будете контролировать ход программы. Всегда признавайте хорошие вопросы и пытайтесь на них позитивно ответить, даже если они касаются щекотливых аспектов. Если вы не знаете ответа, или автор вопроса хочет монополизировать занятие, предложите ему обсудить этот вопрос позже в индивидуальном порядке.
