Особого внимания заслуживают ваше отношение к работе и сама работа. Да, не удивляйтесь, даже она может красть ваше рабочее время. Присмотритесь: если ваша работа вам не по душе, если вы каждый раз с нетерпением ждете окончания рабочего дня, то вы ничего не будете успевать. Но если вы отдаете работе все свои силы и энергию, то время для вас – это ценность, которой вы дорожите и уж точно не будете тратить по пустякам. Находясь на рабочем месте, важно помнить, что время – это не только ваши потенциальные деньги, но правильно выбранный момент – это успех, удача, счастье. Почему кто-то должен все это у вас красть?
Как же работа может украсть отведенное именно на нее время? Да очень просто. Каждый человек, устраиваясь на работу, планирует, мечтает о достижениях и славе, но со временем все это куда-то улетучивается. Работа должна иметь строгий план, который предусматривает все: непосредственно работу, необходимое для нее развитие и даже отдых.
Если человек не имеет в своей голове такого плана, он будет использовать время нерационально, тратя его, не рассчитывая. Ученые доказали, что если человек умеет рационально использовать время, то он умеет грамотно распределять свои силы. Это важно для рабочего процесса, так как человек, который понимает, что и как он делает, обречен на успех.
Что же или кто же еще может красть наше рабочее время? Вопрос напрямую связан с первой рассмотренной нами проблемой, когда человек не умеет разделять личную жизнь и работу. Наше рабочее время – это, оказывается, неплохой трофей, на который претендуют масса людей: коллеги по работе, начальник. Теперь поговорим о родственниках. Эти люди, хотя и находятся довольно далеко от вас, тоже норовят украсть ваше рабочее время. Как? Очень просто!
Как показывает статистика, особое место в отвлечении от работы занимают разговоры с родственниками по телефону или воочию. Стоит только раз сказать, что разговоры по телефону на работе разрешены, как сотрудники начинают этим злоупотреблять.
Вы поговорили пять минут с ребенком, пять минут с тещей или свекровью, пять минут с мамой или папой – пятнадцать минут рабочего времени потеряно.
Итак, отбросим шутки в сторону и подведем некоторые итоги. Ваше рабочее время в большинстве случаев используют все кому не лень, только не вы, это приводит к его глобальной потере. Для того чтобы работать с полной отдачей, необходимо ценить время. Поймите, что потерять время – это потерять деньги, а также частичку того ощущения, что проделанная работа приносит не только заработок, но и удовлетворение.
Понять это сможет только тот человек, который в первую очередь ценит свою работу, любит ее и стремится получить отдачу от прилагаемых усилий. Как же относиться ко времени, чтобы оно приносило максимум пользы? Так же, как вы относитесь к жизни. Люди ценят свою жизнь, стараются взять от нее все, сделать максимум хорошего и полезного, а вот о своем времени они не задумываются. Это глупость и расточительство высшей меры. Цените жизнь, старайтесь, чтобы она была лучше и легче, так же относитесь и ко времени.
В современную эпоху господства точных технологий и хронического цейтнота человек оказывается «слабым звеном». Его попытки приспособиться к предъявляемым требованиям приводят к печальным последствиям: личного времени катастрофически не хватает, и отсюда – затягивающееся состояние стресса, переходящее нередко в разного рода нервные расстройства.
Существует множество факторов нашей повседневной жизни, которые могут привести к устойчивому стрессу:
– работа: возможность увольнения, понижения в должности, высокая конкуренция, профессиональный стресс (шум, радиация, постоянное напряжение – этот список можно продолжать до бесконечности);
– плохое питание: систематические перекусы в буфетах, еда, приготовленная из полуфабрикатов, отсутствие в рационе овощей и фруктов – все это явно не способствует хорошему самочувствию;
– недостаток сна: многие люди постоянно недосыпают, что приводит к ослаблению иммунитета, повышает риск обострения хронических заболеваний и увеличивает восприимчивость к другим стрессовым факторам;
– окружающая среда: сложная экологическая ситуация, шум, автомобильные пробки;
– финансовые проблемы;
– одиночество;
– нвозможность остаться одному;
– самовосприятие: большинство людей склонны к негативной самооценке, особенно это касается внешности (две трети всех мужчин и еще большая часть женщин недовольны своей внешностью и хотели бы ее изменить);
– отравляющие вещества: курение, алкоголь, наркотики – комментарии излишни.
Немалую роль в провоцировании стрессового состояния играют так называемые «второстепенные раздражители». К ним относятся:
– дорога до работы и обратно;
– очереди;
– нехватка времени.
Показателями недостатка времени являются:
– постоянная спешка, суетливость;
– неспособность сосредоточиться на одной задаче, стремление всегда делать несколько дел одновременно;
– неспособность расставить приоритеты в делах;
– нескончаемый поток рутинных и срочных дел;
– несвоевременные ответы на деловую корреспонденцию;
– постоянные помехи в работе: незапланированные звонки и посетители;
– работа дома за счет личного времени;
– ощущение хронической усталости и цейтнота;
– выполнение работы за других сотрудников;
– ухудшение отношений в коллективе, конфликты, которые не удается разрешить в течение продолжительного времени.
Если вы наблюдаете более трех этих симптомов в своей работе, то весьма вероятно, что ваше время неправильно организовано. Прежде всего попытайтесь ответить на вопросы: зачем вам нужно время? Какие цели вы ставите перед собой? Как соотносится то, что вы делаете каждый день, с вашими долгосрочными целями и смыслом вашей жизни (и соотносится ли вообще)? Планирование эффективно только в одном случае – если ваши долгосрочные цели включены в ежедневную деятельность. Только в этом случае человек действительно получает удовлетворение от работы и от жизни вообще.
Итак, первое, что вам необходимо сделать, – это создать перечень жизненных целей. Для этого необходимо обдумать следующие вопросы:
– каковы мои жизненные цели;
– чего я хочу добиться в следующие 2–4 года;
– что мне необходимо сделать в следующие 6 месяцев. Теперь сравните и проанализируйте списки. Если они похожи, значит, ваши цели не противоречивы, а следовательно, есть большие шансы достичь их в намеченные сроки. Если они сильно различаются, то необходимо задуматься: стоит ли ждать чего-то или кого-то? Не пора ли заняться осуществлением ваших планов немедленно, вместо того чтобы тратить время и энергию на то, что вам по большому счету неинтересно. Незаинтересованность в конечном итоге своего труда, отвращение к работе, ощущение себя «не в своей тарелке» – мощный стрессовый фактор, исключающий рациональную организацию рабочего времени.
Для экономии времени необходимо также правильно работать с входящими документами. Проанализируйте вашу почту и прекратите доступ ненужной информации, на письма отвечайте сразу же.
Выработайте привычку сразу производить все необходимые действия с документом, чтобы брать его в руки только один раз. Складывайте входящую информацию в три папки: «срочно ответить», «информация» и «реклама».
Если перед вами стоит серьезная задача, которую необходимо срочно решить, попробуйте воспользоваться временем сна: перед сном настройтесь на задачу, дав подсознанию команду решить проблему; старайтесь проснуться до звонка будильника и не переходить сразу в бодрствующее состояние; будьте готовы принять сообщение – держите рядом с кроватью блокнот и ручку.
Но если проблема не дает вам уснуть, откажитесь от этого метода.
Важным фактором нехватки времени и, как следствие, рабочего стресса является неумение общаться. Тысячи людей страдают от этого. Как часто мы не умеем слушать собеседника, не можем внятно выразить свои мысли, что ведет к недопониманию, искажению передаваемой информации, т. е. к колоссальным потерям времени.
Как убедиться, что то или иное замечание имеет для вас тот же смысл, что и для остальных? Самый лучший способ – переспросить собеседника, что он имел в виду. Вы можете использовать фразы типа: «Что вы имеете в виду?», «Что вы хотите сказать?», «Простите, мне кажется, я не совсем понял вас».
Даже тогда, когда у вас нет никаких сомнений, реальная ситуация может отличаться от вашего о ней представления. Вы можете использовать парафраз – изложение услышанной информации своими словами. Это отнюдь не уловка с целью заставить собеседника поверить в то, что вы его слушаете, а отличный способ понять, что же вам хотят сказать.
Если ваш собеседник выражает свою мысль общими фразами, то вы можете попросить уточнить детали. Если он говорит о какой-то детали, то вам стоит обобщить его замечание. В этом случае у вашего собеседника будет возможность оценить, насколько верно понята сообщенная им информация, и в случае необходимости внести поправки и разъяснения. Кроме того, вы продемонстрируете свою заинтересованность, а это в свою очередь побудит собеседника тоже внимательно слушать и стараться понять вас. Вам кажется, что переспрашивание отнимет слишком много драгоценного времени?
