Приказ о направлении в командировку также заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.
В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки.
При необходимости также указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
Командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.
После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду.
В тех случаях, когда командированному работнику был выдан аванс на расходы по командировке, а документы, подтверждающие произведенные работником расходы по найму жилого помещения и проезду, не могут быть представлены, руководитель объединения, предприятия, учреждения, организации имеет право разрешить оплату расходов по найму в пределах норм, и оплату проезда по минимальной стоимости.
Кроме того, работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной за период командировки работе. Этот отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.
8.2. Гарантии и компенсации при направлении работника в лужебную командировку
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
При направлении в служебную командировку работодатель обязан также возмещать работнику расходы :
1) по проезду;
2) по найму жилого помещения;
3) дополнительные, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
4) иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками работникам организаций, финансируемых за счет бюджета, утверждены Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729. Так, возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, осуществляется в следующих размерах:
1) расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) – в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 рублей в сутки;
2) расходов на выплату суточных – в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке;
3) расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) – в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:
а) железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
б) водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
в) воздушным транспортом – в салоне экономического класса;
г) автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);
д) при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, – в размере минимальной стоимости проезда:
– железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
– водным транспортом – в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
– автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.
Возмещение расходов в указанных размерах производится организациями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки, либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание.
Расходы, превышающие указанные размеры, а также иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя) возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.
При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются.
Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем объединения, предприятия, учреждения, организации, в котором работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
8.3. Компенсации при заграничных командировках
При направлении работника в заграничную командировку выплата суточных производится в повышенном размере. Конкретные размеры суточных, установленных для различных стран командирования закреплены в Приказе Минфина РФ от 2 августа 2004 г. № 64н «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».
В тех случаях, когда работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит.
Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30 % нормы, включая надбавки, предусмотренные в законодательстве.
В размере 30 % нормы также выплачиваются суточные военнослужащим, проходящим военную службу по контракту, направленным в краткосрочные командировки за границу для выполнения задач по поддержанию мира в зонах вооруженных конфликтов, в отношении которых продовольственное обеспечение осуществляется в форме организации питания по месту военной службы. Однако в этом случае условием выплаты суточных в 30% размере служит отсутствие у них права на получение должностных окладов в иностранной валюте. При этом по решению Министра обороны РФ либо руководителя иного федерального органа исполнительной власти, в котором федеральным законом предусмотрена военная служба, выплата суточных этим военнослужащим может производиться в рублях по курсу Банка России на день фактической выплаты.
В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней выплата суточных начиная с 61 дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений Российской Федерации при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.
В этих размерах производится также выплата суточных работникам загранучреждений Российской Федерации и другим категориям работников, направленным на работу за границу, за время проезда по иностранной территории к месту работы за границей и обратно и при следовании в краткосрочную командировку в Россию из-за границы и обратно.
