Если вашу кандидатуру выдвинули коллеги, то вы вполне можете рассчитывать на их поддержку. Если вы руководите отделом, то вполне закономерно, что именно вас и выдвинут на роль председателя, поскольку вы – «босс», но это вовсе не означает, что вам автоматически удастся провести совещание на высоком профессиональном уровне.
Возможно, что председателем вы стали благодаря своей известной приверженности идее, а быть может, стали им просто потому, что никто другой не захотел взваливать на себя эту ношу. В любом случае, вам следует сопоставлять уже известные причины вашего назначения с теми, что вам еще предстоит узнать. Если первые и вторые будут кардинально расходиться, задумайтесь – а не покинуть ли кресло председателя?
Сама подготовка председателя к совещанию немногим отличается от подготовки рядового сотрудника. Следует внимательно и детально ознакомиться с повесткой дня и сопроводительными документами, четко сформулировать цели и наметить несколько вариантов окончательного решения, если, конечно, это возможно.
Также следует ознакомиться с участниками, можно это сделать в заочной форме или, прочитав резюме, продумать возможную реакцию, обозначив области затруднений и постаравшись их избежать. Четко знать правила и процедуры проведения совещаний и проследить за их выполнением со стороны участников. После совещания корректно и компетентно подвести итоги и согласовать с ожидаемыми результатами.
Хороший председатель обладает лояльностью и отзывчивостью «на нужды народа», поэтому, в случае, если возникает непредвиденная ситуация, которая требует более полного обсуждения, не стоит строго придерживаться повестки дня. В такой ситуации разумнее дать людям возможность высказаться.
После совещания следует подытожить результаты принятых решений. Еще одно небольшое замечание. Всем известна фраза: «Все свободны. А вас, Штирлиц, я попрошу остаться».
Поэтому мы хотели бы предостеречь вас от подобных высказываний, ведь наверняка вы прекрасно понимаете и сами, что это некорректно по отношению к остальным участникам совещания и может только породить ненужные толки в коллективе. Если у вас действительно возникла необходимость проконсультироваться с каким-то человеком, сделайте это до совещания, через некоторое время после него или вообще назначьте отдельную дату.
Вот, пожалуй, и все. Напоследок мы хотим напомнить вам о достоинствах и недостатках совещаний вообще.
В частности, к недостаткам можно отнести время, потраченное на совещание, так как оно отнято у основного рабочего времени. Совещания, на которых присутствует большая часть сотрудников, тоже в конечном итоге обходятся организации дороже принятых решений. Как правило, совещания ослабляют индивидуальную ответственность и инициативу. Затянутость в принятии решения, особенно если требуется консенсус, несвоевременная реакция, которая ведет к упущению благоприятных возможностей, – все это возможные минусы плохо спланированных и неумело проведенных совещаний.
Однако у любого совещания есть и положительные стороны. Например, благодаря учету разных точек зрения повышается качество принимаемых решений. У рядовых сотрудников возникает ощущение причастности к принятию решений и их реализации, развиваются навыки общения, ведения переговоров и повышается удовлетворение от работы. К тому же проведение совещаний способствует формированию демократического стиля управления.
На этой ноте мы хотели бы закончить наш увлекательный разговор про деловой мир. Теперь вы знаете о нем практически все. Конечно, мы не открыли для вас Америки, рассказывая о том, что на совещании нужно обязательно быть в деловой, а не в спортивном костюме или что волосы должны быть аккуратно уложены. Это вы все знаете и без нас. Зато уверены, что информация о том, как готовиться к публичному выступлению, чтобы аудитория вас внимательно слушала, а не зевала от скуки, или какие бывают совещания и чем они отличаются друг от друга, для многих будет не просто интересна, но и полезна. Так как при освоении и покорении делового мира без этих знаний вам не обойтись. Умение правильно сформулировать свои мысли, а главное, в доступной форме донести их до аудитории – одно из основных качеств делового человека. Так что учитесь и не останавливайтесь на достигнутом, только так и никак иначе вы сможете добиться в жизни высокого положения. Желаем вам удачи!
