Кстати, многие руководители используют вместо своей подписи факсимиле. Более того – при длительных отлучках они оставляют факсимиле на предприятии и разрешают ставить с его помощью свою подпись везде, где это необходимо. Стоит ли говорить, насколько благоприятна такая ситуация для различных злоупотреблений! Среди них и проведение несанкционированных платежей, и произвольное снятие наличных денег (некоторые банки официально принимают факсимиле вместо подписи), и заключение «выгодных» контрактов (разумеется, выгоду в виде отката получит сотрудник, который организовал заключение нужного контрагенту договора), и списание товарно-материальных ценностей. Категорически не рекомендуется даже изготавливать факсимиле (ведь образец останется на предприятии, которое его изготовило), не говоря уже о том, чтобы давать его своим сотрудникам.
Возникает закономерный вопрос: каким же образом решать текущие вопросы (подписывать документы, заключать договоры), когда директор находится в командировке?
На предприятии должен быть заведен четкий порядок действий на случай отсутствия руководителя. Например, если директор часто бывает в командировках, рекомендуется пользоваться для осуществления платежей программой типа «Банк – Клиент». В этом случае отпадет надобность в подписи руководителем платежных документов. Чтобы исключить несанкционированные платежи, перед отъездом руководитель компании дает добро на проведение только необходимых платежей: например, оплата налогов, расчет с поставщиком в соответствии с условиями контракта и т. д. Проведение любых других платежей на время отсутствия руководителя предприятия строго запрещается.
Подпись остальных документов (счет-фактур, контрактов) можно либо отложить до возвращения директора, либо поручить его заместителю.
Для контроля получения в банке и последующего расходования наличных денежных средств руководителю предприятия желательно иметь ксерокопии чеков на снятие наличных денег. Например, можно завести на предприятии такой порядок: бухгалтер, прежде чем идти подписывать чек к руководителю, должен предварительно сделать его ксерокопию. Подписывая чек, директор оставляет ксерокопию у себя. Когда бухгалтер придет подписывать следующий чек, руководитель сможет посмотреть, на что и когда снимались деньги в банке в прошлый раз. Если, например, бухгалтер по пять раз в месяц приходит подписывать чек на получение денег на хозяйственные расходы, то у руководителя есть все основания отказаться от подписи такого чека и проверить порядок соблюдения кассовой дисциплины. Некоторые ушлые бухгалтеры ухитряются дважды снимать наличные деньги для покрытия командировочных расходов на одну и ту же командировку, пользуясь тем, что директор забыл о том, что на эти цели деньги уже были сняты недели три назад.
При планировании предстоящих сделок руководителю предприятия рекомендуется запоминать (а лучше – письменно фиксировать) названия контрагентов, с которыми предполагается заключить договор. Например, для перевозки грузов компания планирует заключить договор с определенной фирмой. Директор дает добро на заключение контракта с этим грузоперевозчиком. В то же время другой грузоперевозчик, желая заполучить контракт, делает бухгалтеру предложение: если тот организовывает заключение контракта, то получает определенный откат от соответствующей суммы. Бухгалтер приносит на подпись директору контракт с этим грузоперевозчиком; директор, увидев, с кем предполагается заключение контракта, удивленно спрашивает: «Ведь мы планировали заключать договор совсем с другим грузоперевозчиком – почему вы не выполнили мое распоряжение?» Бухгалтер делает круглые глаза и возражает: «Да как же так, вы же сами сказали заключать контракт именно с этой организацией. Неужели вы запамятовали? А мне было так трудно договориться с ними, я потратил на это столько времени и усилий!» Директор, пожимая плечами («Видимо, я и правда что-то перепутал»), ставит свою подпись и заключает договор совсем не с той организацией, с которой изначально планировал, даже не догадываясь о том, что его просто обманули.
Если вы решили заключить договор с таким-то контрагентом – зафиксируйте это в записной книжке или где-нибудь еще, чтобы впоследствии не возникало спорных ситуаций. Тем самым вы избавите предприятие от заведомо невыгодных (или не самых выгодных) контрактов и договоров и не позволите нажиться недобросовестному бухгалтеру.
Как известно, при использовании в компании системы электронных платежей типа «Банк – Клиент» контроль проведения платежей со стороны руководства несколько ослабляется. Это обусловлено тем, что при составлении платежных документов на бумажном носителе каждый документ подписывается директором, поэтому он лично видит каждый предстоящий платеж: кому, за что, сколько и по какому договору. Электронные платежи бухгалтер может проводить самостоятельно, без участия директора и без предоставления платежных документов ему на подпись.
В связи с этим иногда бывает полезно провести маленькую внезапную проверку предстоящих платежей. Для этого нужно неожиданно прийти в бухгалтерию и попросить бухгалтера показать все проведенные либо подготовленные к отправке платежи за сегодняшний день, обосновав каждый платеж: кому производится оплата, за что, по какому договору или счет-фактуре, на какую сумму и т. д. Не исключено, что с помощью нехитрого приема, который займет совсем немного времени, вам удастся своевременно обнаружить сомнительный или несанкционированный платеж. Такой способ проверки бухгалтера бывает полезным еще и потому, что сомнительные, мошеннические и несанкционированные платежи нередко проводятся без оформления соответствующих документов, которые в лучшем случае будут подготовлены задним числом.
Если вам удалось обнаружить такой платеж, то не исключено, что бухгалтер попытается выкрутиться из «неловкой» ситуации. При этом он будет стремиться приводить аргументы, мало понятные вам как руководителю в силу того, что вы незнакомы со спецификой бухгалтерской работы, надеясь, что вы запутаетесь и, в конце концов, отстанете от него. Если вам в такой ситуации приходится выслушивать массу непонятных терминов, выводов и заключений, из которых вы ничего не поняли, знайте: скорее всего, здесь дело нечисто.
Если вы застали бухгалтера за проведением несанкционированного платежа с помощью программы типа «Банк – Клиент», то не исключено, что он скажет: «Да это же я заказал наличные деньги – скоро выплата заработной платы, да и немного на хозяйственные расходы надо снять». В такой ситуации вывод один: этот платеж действительно несанкционированный, а потому – сомнительный. Никто не заказывает в банке наличные деньги с помощью программ типа «Банк – Клиент»: для этого существует только один способ: заполнение и предоставление в банк чека на получение наличных денежных средств, который, как известно, должен быть подписан руководителем предприятия. Кроме этого, вы можете поинтересоваться, зачем вообще раньше времени получать деньги на выплату зарплаты, если до нее еще добрых полторы недели.
Особый разговор с бухгалтером
Чтобы проверить своего бухгалтера, иногда бывает полезно воспользоваться несложными психологическими приемами. Конечно, достоверно прояснить ситуацию с их помощью удастся не всегда, но, по крайней мере, по реакции бухгалтера (причем эта реакция может быть как немедленной, так и проявиться через определенное время) можно будет сделать определенные выводы о его профессионализме и честности.
Один из таких приемов, которым часто пользуются руководители, – пригласить к себе главного бухгалтера предприятия и сообщить ему, что на предприятии скоро будет проводиться налоговая проверка (или проверка налоговой полиции – можно, в принципе, назвать любой подходящий орган). При этом необходимо добавить, что у налоговиков есть информация о том, что в компании далеко не все в порядке с постановкой учета, отчетностью и уплатой налогов. На логичный вопрос бухгалтера, откуда налоговая инспекция может знать о фирме подробности, которые обычно вскрываются только при проведении проверки, вы можете ответить: «Кто-то из недовольных сотрудников, по-видимому, „настучал“ налоговикам о многом – и о зарплатах „в конвертах“, и о том, что налоги уплачиваются не полностью, и о сокрытии выручки».
Если ваш бухгалтер – человек честный и уверенный в правильности того, что он делает, то эта новость будет для него не более чем просто не очень приятной (конечно, какому бухгалтеру хочется разбираться с налоговыми органами, вместо того чтобы спокойно работать). Скорее всего, он поблагодарит вас за предоставленную информацию и пойдет готовиться к проверке, причем даже не поинтересовавшись личностью «недобросовестного сотрудника».
