Очень легко пропустить этап обзора и анализа, если он не стал для вас привычкой. Вы приходите в офис и сразу же включаете электронную почту. Информационный поток немедленно подчиняет вас приоритетам других людей. А ведь вы могли выделить время на то, чтобы подумать о собственных приоритетах! Составление Еженедельного чек-листа тоже можно пропустить, если к пяти часам у вас скопится целая куча дел и все они необходимые. Однако не стоит воспринимать этап обзора и анализа как некую роскошь или тяжкий груз. Эти чек-листы экономят ваше время, избавляют от стресса, помогают правильно направить свое внимание и превращают работу в спокойное раскладывание вишенок на пирожные. Чек-листы – необходимость и большая ценность. А время, потраченное на них, обязательно принесет плоды.
ГДЕ ХРАНИТЬ ЧЕК-ЛИСТЫ
Основная часть этого упражнения – выбор предложений из всех списков для каждого из пяти этапов составления Еженедельного чек-листа. Однако прежде чем мы к этому приступим, давайте подумаем о том, где следует хранить чек-листы. Вариантов несколько.
✓ Программное приложение. Некоторые из приложений, которые мы обсуждали (в частности, OmniFocus или Nozbe), имеют разделы, предназначенные для обзора и анализа. Подобные же разделы есть в большинстве сходных приложений, но, пользуясь ими, вы должны сохранить ощущение «пути»: вам нужно разработать собственный порядок проверки и расположения всех элементов чек-листа.
✓ На бумаге. Используйте первые страницы своего ежедневника или блокнота.
✓ Документ Word или нечто аналогичное. Это прекрасная возможность каждую неделю печатать новый список, а потом практически вычеркивать действия одно за другим.
✓ Любая система, где вы храните справочные материалы (Evernote, OneNote, Outlook и др.). Вы можете делать распечатку каждую неделю. Кроме того, можно сопоставлять этот контрольный список со всеми другими, которые вы используете.
Лично я пользуюсь документом Word и печатаю стопку новых еженедельных чек-листов каждые 10 недель. Их я ношу с собой в сумке для ноутбука, чтобы они всегда были при мне. Если вдруг мне захочется заняться обзором и анализом, я достаю распечатку – и могу сделать это в любом месте. Кроме этого, при мне всегда и Ежедневный чек-лист, который хранится в Outlook и Evernote. Составление Еженедельного чек-листа не должно быть исчерпывающим и сложным. В нашем упражнении вам следует выбрать те элементы, которые важны именно для вас, а не брать абсолютно все.
Возможно, по прошествии времени вы сочтете нужным изменить свой чек-лист, добавить новые, более креативные вопросы или удалить то, что оказалось не столь актуальным, чем казалось прежде. Я пересматриваю свои чек-листы каждые три-шесть месяцев, поскольку моя жизнь и работа не стоят на месте. Пересмотр процесса обзора и анализа – дело непростое, но все же этим стоит заняться!
Упражнение: разработка собственного еженедельного чек-листа
Перед вами пять этапов составления Еженедельного чек-листа и ряд предложений, которые помогут вам разработать собственный вариант. Можете заглянуть на сайт http://www.thinkproductive.co.uk/productivity-ninja-resources/ и скачать там шаблон Еженедельного (и Ежедневного) чек-листа. Разрабатывая собственный контрольный список, выберите то, на чем нужно сосредоточиться в процессе обзора и анализа. Сделав это, перенесите окончательный вариант чек-листа в документ Word или в свой календарь. Не забывайте: вам не обязательно брать абсолютно все! Возьмите только то, что вам нужно. Не перегружайте себя.
Мои пять этапов составления еженедельного чек-листа
ЭТАП 1: ПРОРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ
Сбор:
Почта, внутренние бумаги (проверить стол, ящики, сумку, другие места, где могут храниться бумаги).
Заметки с совещаний.
Подтверждения расходов / чеки в бумажнике/кейсе/сумке. Сложить все найденное в лоток «Входящие».
Что-то еще? Сложить все найденное в лоток «Входящие».
Фиксация идей, мыслей, навязчивых тревог, забот и прочего.
Подумайте о следующем:
Что произошло на прошлой неделе?
Над чем я работаю?
О каких проектах я думаю? Почему?
Разговоры с руководством.
Разговоры с коллегами.
Разговоры с клиентами/покупателями/акционерами.
Семейные события и личные проблемы, которые требуют моего внимания.
Организация. Очистка информационных потоков и переход к процессу принятия решений в стиле ниндзя. Внесение новых действий в основной список дел. Нужно убедиться, что я полностью очистил:
Электронную почту
Блокнот
Голосовую почту
Лоток «Входящие»
Сообщения в социальных сетях
Другие информационные источники
ЭТАП 2: АКТУАЛИЗАЦИЯ ВТОРОГО МОЗГА
Календарь / Ежедневник:
Проанализировать все события моего календаря за последние две недели – нужно ли что-то еще по ним сделать?
Проанализировать три следующие недели – есть ли новые действия?
Если календарь ведется в бумажном виде, убедиться, что те же самые действия отмечены в календаре Outlook!
Если в офисе есть настенный календарь командной работы, убедиться в его соответствии моему календарю.
Обдумать дела, отмеченные в ежедневнике. Оценить необходимость первоначальных переговоров или планов поездок: бронирование билетов на самолет или поезд, гостиниц и т. п.
Основной список дел:
Выявить выполненные задания и вычеркнуть их.
Просмотреть оставшиеся и убедиться, что я отчетливо представляю себе их выполнение.
Список «Ожидание»:
Есть ли в списке что-то такое, чего я уже не жду? Эти пункты можно удалить.
Написать короткие письма относительно тех ожидаемых дел, которые стали срочными.
Добавить в список те пункты основного списка действий, которые зависят от действий других людей.
Список проектов:
Есть ли завершенные проекты или те, которые потеряли актуальность?
Нужно ли добавить новые проекты?
Есть ли у меня дополнительные проекты, осуществляемые другим образом (например, командные и т. п.)? Если есть, их нужно включить в список проектов, чтобы все собиралось в одном месте.
ЭТАП 3: ПРЕДУСМОТРИТЕЛЬНОСТЬ
Список проектов:
Просмотреть все проекты и убедиться, что по каждому в Основной список дел добавлены необходимые конкретные действия. В Основном списке дел должен быть хотя бы один пункт, связанный с каждым проектом.
Обдумать все проекты на стратегическом уровне. Что еще нужно сделать?
Основной список дел:
Определить главные сферы действий на следующую неделю.
Определить приоритеты.
Какие пункты списка нужно вычеркнуть на грядущей неделе, чтобы считать ее успешной?
Сделать пометку в календаре и обозначить приоритетные задачи.
Какие действия требуют проактивного внимания? Особо выделить их в ежедневнике.
Парк хороших идей:
Надо ли что-то пересмотреть и осуществить?
Нужно ли добавить какие-то новые идеи?
Окружающий мир:
Просмотреть деловую прессу и внутреннюю связь, чтобы проверить, не назначено ли на следующую неделю каких-то мероприятий.
Нет ли чего интересного, о чем можно было бы написать или чем заняться?
Не приближаются ли каникулы или праздничные дни, которые могут стать интересной возможностью или причиной для изменения графика?
ЭТАП 4: ГОТОВНОСТЬ
Сборы и подготовка:
Какие документы мне понадобятся на следующей неделе? Пора включить принтер!
Какие файлы понадобятся мне для предстоящих совещаний?
Что нужно прочесть?
Какие транспортные билеты необходимо купить? (Если они уже в офисе, то их нужно найти и положить в сумку, бумажник или сумочку.) Могу я заказать их через Интернет прямо сейчас? Могу я посмотреть расписание и сделать необходимые пометки?
