Обычно я задаю три-четыре вопроса:
✓ Имя.
✓ Функция (и место работы, если на совещании присутствуют представители нескольких организаций или офисов).
✓ Причина приглашения.
✓ Что вам особенно хорошо удается (формулировка этого вопроса довольно расплывчата, что позволяет человеку высказаться в профессиональном или личном плане и почувствовать себя комфортнее).
Я больше всего люблю последний вопрос. Отвечая на него, люди немного раскрываются, идут на определенный риск, чтобы привлечь внимание группы и в дальнейшем общении почувствовать себя увереннее. Это очень важно для продуктивного обсуждения реальных проблем. Многие исследования говорят о благотворном влиянии смеха на процесс принятия решений группе. Последний вопрос всегда вызывает хотя бы одну улыбку, поскольку люди стараются сказать что-то интересное. Это очень простое, но весьма эффективное средство.
ТЕМП
Председатель совещания управляет темпом. Здесь нужно сохранить баланс: не старайтесь быть слишком жестким и кратким, чтобы сэкономить время. Нередко из-за такой экономии люди просто предпочитают отмолчаться. Они не ощущают своей вовлеченности в процесс принятия решений. И это обязательно отзовется в будущем, когда сотрудники начнут оспаривать обязательства и заявлять, что их мнение не было выслушано. Но в то же время мы собираемся для принятия решений, а не для групповой психотерапии, поэтому не следует давать участникам возможность повторяться. Подумайте, какого рода совещание вам требуется, какого консенсуса вы хотите добиться. Темп совещания должен соответствовать индивидуальному темпу самого медлительного участника. Разумно оцените возможности всех приглашенных и определите, можно ли такого участника опередить.
СТИМУЛИРУЙТЕ ВЫЯВЛЕНИЕ И ОБСУЖДЕНИЕ ПРЕПЯТСТВИЙ
Что мешает вам достичь своих целей? Порой это бывает трудно объяснить. Иногда это вы мешаете всем остальным. Иногда это люди, иногда отсутствие у членов команды отчетливого представления о задаче или разногласия относительно того, что должно быть сделано. Предоставьте людям время (либо на самом совещании, либо до него, либо после) на то, чтобы открыто высказаться по поводу любых препятствий и барьеров. В команде роль общения чрезвычайно велика, поэтому вы должны всячески это общение стимулировать. Сделайте совещание поводом для того, чтобы поднять определенные проблемы и откровенно их обсудить. Никто из участников не должен уклоняться от такого обсуждения.
ЛЕГКИЙ ДИСКОМФОРТ = БЫСТРЫЕ РЕШЕНИЯ
Легкий дискомфорт может послужить прекрасным катализатором для принятия решений в группе. Когда будете проводить совещание, подумайте об этом. Вот несколько полезных фраз:
✓ «Понимаю, что все хотят выпить кофе, поэтому давайте быстро решим этот вопрос и двинемся дальше».
✓ «Я знаю, что здесь слегка жарковато. Как только мы покончим с этим вопросом, я попрошу кого-нибудь заняться кондиционером».
✓ «Давайте еще пять минут посвятим этому вопросу, и можно будет размять ноги».
Существуют и более экстремальные способы использования легкого дискомфорта с целью более сосредоточенного и быстрого принятия решений. Совещание можно провести в необычном месте. Можно даже не предлагать участникам садиться. Стоячие совещания – средство полезное, но не забывайте о напряженности внимания, о чем мы говорили в начале этой главы. Иногда дискомфорт является наилучшим подходом, но порой неудобство значительно снижает способность людей слушать и активно участвовать в обсуждении.
СЛЕДОВАНИЕ КУРСУ
Во время совещания роль председателя заключается в том, чтобы строго следовать курсу. Решения и действия должны быть понятны и четко определены. Если на вашем совещании каждый участник имеет строго отведенное время для выступления (лично я не считаю такой подход эффективным всегда, он бывает полезен лишь иногда), можно в ходе совещания упоминать о минутах, чтобы окончательно прояснить принятые решения («Хорошо, а теперь давайте сформулируем это за несколько минут».) Согласованная, краткая и ясная формулировка способствует большей концентрации внимания и обеспечивает уверенность в полном и однозначном понимании.
НИКТО НЕ ДОЛЖЕН БОЯТЬСЯ СДЕЛАТЬ ОШИБКУ
Мы привыкли считать ошибки промахами и чем-то однозначно плохим. Но прогресс без ошибок невозможен. Мы должны убеждаться в том, что что-то работает, а что-то нет. Однажды я услышал от руководителя такие слова: «У меня нет проблем с теми, кто ошибается. Главные мои проблемы возникают с теми, кто не признается в своих ошибках и не хочет их исправлять». Поощряйте эксперименты и инновации и старайтесь сделать их «безопасными».
ВСЕ ХОРОШО, ЧТО ХОРОШО КОНЧАЕТСЯ
Очень важно правильно закончить совещание. Обычно люди лучше всего запоминают последние несколько минут, поэтому вы должны вселить в них ощущение общей цели, гармонии и momentumа. Объясните, что произойдет дальше, и убедитесь в том, что все хорошо представляют себе следующие шаги – особенно те, которые они должны осуществить сами.
ПУБЛИЧНО ПРИНЯТЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА
Обязательства, принятые публично, – это лучший способ держать ситуацию под контролем. Люди осознают необходимость отчета и точно представляют себе свою ответственность. Попросите участников подтвердить свои обязательства письменно и огласите их на совещании. В прошлом я использовал старый трюк: просил людей написать письмо или записку самим себе через три-шесть месяцев. В этом письме нужно было описать все то, что должно быть достигнуто к этому времени. Я собирал эти письма и рассылал в указанную дату. Важен был не сам факт получения письма через полгода (впрочем, и это служило прекрасным конкретным напоминанием!). Изложив свои обязательства в письменном виде, люди лучше помнили о них и трудились с большей отдачей. И к моменту получения написанных писем оказывалось, что им удалось добиться гораздо лучших результатов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Заключение не менее полезно, чем вступление, о котором я говорил в начале этого раздела.
Дайте участникам возможность высказаться и почувствовать, что они внесли большой вклад в успех общего дела. В то же время нужно обратить внимание людей на степень их участия и приступить к перспективному планированию. В заключение я обычно задаю следующие вопросы:
✓ Что вам больше всего понравилось на этом совещании?
✓ Удивило ли вас что-нибудь в этом совещании?
✓ Как изменились ваши планы в результате совещания?
✓ Чего вы ожидаете?
40 % – реализация решений
«Из разговоров риса не сварить».
Китайская пословица
Реализация решений совещания – не просто важна, это – главная цель любого совещания. Без реальных действий совещание бессмысленно. Сами по себе принятые обязательства и высказанные хорошие идеи ничего не значат. Они не могут осуществиться и изменить мир без реальных действий. Задумайтесь об этом: самое тщательно спланированное и прекрасно проведенное совещание может оказаться пустой и бессмысленной тратой времени, если его решения не будут воплощены в жизнь. Давайте же поговорим о ключевых привычках, которые необходимы для создания культуры реализации решений и продуктивных действий.
СОСТАВЛЯЙТЕ СПИСОК ДЕЙСТВИЙ ВО ВРЕМЯ САМОГО СОВЕЩАНИЯ
Не опускайте рук при первой же трудности. Многие совещания, на которых я присутствовал, а затем и проводил, заканчивались сбором информации, ощущением активных действий и рассылкой собранной информации всем участникам. К тому времени, когда люди получали информацию, она уже безнадежно устаревала: слова начинали терять свой смысл. Более того, начинала меркнуть память о самом совещании, поскольку к этому времени успевало пройти несколько других совещаний, посвященных другим темам. Люди просто не понимали, кто и что должен сделать. Неопределенность порождала медлительность, а та порождала страх и т. д и т. п.
Реализация результатов начинается в момент окончания совещания. Не заканчивайте встречу, пока у вас и всех остальных участников не сформируется отчетливое представление о том, какие действия надо выполнить. Желательно иметь список действий – его можно написать на доске, за несколько минут составить на ноутбуке или оформить в бумажном виде. Используйте встречу для прояснения того, что нужно сделать. Убедитесь, что все присутствующие ясно понимают свои действия и готовы их осуществить.
