В связи с тем, что приемы являются официальными мероприятиями, их организуют в соответствии с общепризнанными правилами дипломатического протокола и этикета, допуская отступления от этих правил лишь в той степени, в какой это оправдано спецификой.
В настоящее время в дипломатической практике наиболее широкое распространение получили такие виды приемов, как завтрак, обед, ужин, а также приемы типа фуршет, коктейль и др.
Завтрак обычно устраивают для ограниченного числа лиц, и на него приглашают, как правило, одних мужчин. Наиболее приемлемым для завтрака считается промежуток времени от 12 до 15 часов. Чаще всего завтрак начинают между 12 часами 30 минутами и 13 часами 30 минутами.
Меню для завтрака, как и для других видов приемов, составляют по возможности с учетом национальных вкусов приглашенных. На завтрак принято подавать одну-две холодные закуски, одно горячее рыбное блюдо, одно мясное блюдо и десерт (сладости, фрукты, конфеты, мороженое и др.). Первые блюда в меню завтрака не включают.
По общему правилу к холодным закускам можно предложить водку или охлажденные настойки. К рыбному блюду нередко подают сухое белое вино, также охлажденное, к мясному – сухое красное вино комнатной температуры, к десерту – шампанское.
Если имеется возможность, то прибывших на завтрак гостей первоначально принимают не в том помещении, где накрыт стол, а в другом. Там их угощают соками, коктейлями, минеральной водой, предлагают легкие закуски (маслины, сандвичи, орешки и т.п.). В это время могут завязываться беседы между приглашенными. Затем гостей приглашают к столу.
После завтрака подают кофе или чай. В некоторых странах к кофе принято подавать коньяк или ликеры. Стол для этого сервируют заново там же, где проходил завтрак, или, если позволяют условия, в том же помещении, где принимали гостей перед завтраком. В последнем случае, когда все гости закончат есть, хозяин приема первым встает из-за стола и приглашает гостей в помещение, где накрыты столы для чая или кофе.
Продолжительность завтрака чаще всего не превышает 1 – 1,5 часа (из них обычно 45 – 50 минут проводят за столом, 15 – 30 минут за кофе или чаем). Инициатива завершения завтрака (так же, как и обеда и ужина), как правило, принадлежит хозяину приема. Однако в некоторых странах она может исходить от гостей (естественно, от старшего из них по положению).
Форма одежды для завтрака – в большинстве случаев повседневный костюм. Форма одежды обычно указывается в приглашении.
Обед устраивают для того, чтобы подчеркнуть важность события, по поводу которого его дают, и в ряде случаев в знак особого расположения к гостям. Его проводят, как правило, между 19 и 21 часом. Нередко мужчин приглашают на обед с женами.
По сравнению с завтраком меню обеда обычно более обильно. В него обязательно включают первое блюдо. Что касается напитков, то их ассортимент и последовательность подачи существенно не изменяются.
Так же, как и во время завтрака, перед приглашением к столу и по окончании еды гости вместе с хозяевами могут провести некоторое время (15 – 20 минут) в другом помещении, где перед обедом подают легкие закуски, а после обеда – кофе или чай.
Обычно обед продолжается 2 – 2,5 часа, из которых гости проводят за столом около 1,5 часа.
Ужин начинается в 21.00 и позднее. Меню ужина и вина – такие же, как и на обед, однако первое блюдо (суп или бульон) на ужин, как правило, не подают.
Ужин отличается от обеда только временем начала его – не раньше 21 часа.
Приемы типа коктейль или типа фуршет – наиболее распространенные виды приемов. Их устраивают по самым различным поводам.
В зависимости от помещения, которым располагают устроители приемов этого вида, на них обычно приглашают большое число гостей (от 15 – 20 до нескольких сот и больше).
Организуют приемы в промежуток времени от 17 до 20 часов. В приглашениях на такие приемы указывают время их начала и окончания.
Угощение – различные холодные закуски и кондитерские изделия, фрукты. Иногда подаются также горячие закуски. Угощение не должно быть обильным. На приемах такого типа спиртные напитки выставляются на столиках или, будучи разлитыми в бокалы, разносятся официантами. Иногда в одном из залов устраивается буфет, где официанты разливают напитки для желающих. В конце приема может быть подано шампанское, затем кофе.
Приемы типа коктейль или фуршет проводятся стоя. Гости подходят к столам, набирают закуски на свои тарелки и отходят от столов, чтобы дать возможность подойти к ним другим гостям.
Вечерний прием типа фуршет устраивается в особо торжественных случаях (в честь главы иностранного государства, иностранной правительственной делегации, по случаю национального праздника и т. п.). Начинается в 20.00 и позднее. Угощение такое же, как на приеме типа коктейль или фуршет, но разнообразнее и обильнее.
Чай устраивается между 16.00 и 18.00, как правило, только для женщин. Возможны случаи приглашения на чай также и мужчин.
Для чая накрывается один или несколько столиков в зависимости от количества приглашенных лиц, подаются кондитерские и булочные изделия, фрукты, десертные и сухие вина, соки и воды. Закуски (сандвичи с икрой, рыбой, сыром) подаются за чаем редко, а если подаются, то в небольшом количестве. Продолжительность чая – 1 – 1,5 часа.
Разновидностями приемов являются кинопросмотры, музыкальные и литературные вечера, вечера дружбы, встречи для игры в шахматы, другие спортивные игры и т. д. Перечисленные мероприятия, как правило, сопровождаются легким угощением.
Любой прием должен быть предварительно подготовлен самым тщательным образом. В подготовку приема входят: выбор вида приема, составление списка приглашаемых лиц, рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом (на завтраке, обеде, ужине), составление меню, сервировка столов и обслуживание гостей, подготовка тостов или речей, составление схемы (порядка проведения) приема.
Выбор вида приема
В зависимости от случая, по которому необходимо устроить прием, избирается вид приема. При этом следует учитывать международную дипломатическую практику, согласно которой наиболее торжественными, а следовательно, и наиболее почетными видами приемов являются обед или вечерний прием. В менее важных случаях следует воспользоваться другими из вышеперечисленных видов приемов. При этом всегда необходимо учитывать протокольные традиции и обычаи, установившиеся в данной стране. Эти традиции и помогут в выборе вида приема.
Порядок проведения приема
Для того, чтобы прием прошел четко и организованно, заранее продумы-вается схема проведения его. Предусматривается время и место встречи гостей. Составляется распределение обязанностей на приеме для всех ответственных работников (оказание внимания определенным гостям, наблюдение по залам и т.п.). Иногда на больших приемах для наиболее видных гостей отводится отдельный зал, который, однако, не должен быть изолирован от остальных гостей, или место в зале. Хозяину приема следует выбрать время, чтобы обойти все залы и оказать внимание всем приглашенным.
Иностранные гости, пришедшие на прием, оказывают тем самым уважение хозяину приема и его стране, и поэтому они должны быть приняты с почетом и вниманием. Хозяин приема и его сотрудники следят за тем, чтобы их гостям было удобно, беседуют с ними, угощают. Нельзя допускать, чтобы работники, занимающиеся организацией приема, собирались в собственном кругу, забывая о гостях-иностранцах.
Составление списка приглашенных
Одним из важнейших моментов организации приема является составление списков гостей. Приглашение на прием всегда носит политический характер, поэтому составление списков должно поручаться ответственному работнику и утверждаться руководителем, устраивающим прием. Составитель списка должен прежде всего определить общее количество гостей, которое предполагается пригласить на прием. Это количество не должно превышать нормальных возможностей обслуживания и помещений, где будет проходить прием; при этом необходимо учесть определенный процент гостей, которые в силу разного рода причин не смогут или откажутся быть на приеме.
ПРИГЛАШЕНИЯ И ИХ РАССЫЛКА
Приглашения направляются на бланке, отпечатанном типографским способом.
При составлении текста приглашения учитывается следующее:
впереди текста приглашения в краткой формулировке помещают текст повода, по которому устраивается прием;
текст приглашения начинается с указания должности, имени и фамилии лица, устраивающего прием. Если прием устраивает лицо, должность которого единственная в своем роде в данном государстве, то в этом случае достаточно лишь указания его должности. В случае, если приглашаются гости с супругами, после наименования должности стоит имя и фамилия супруги хозяина приема;
