Приложение к письму и некой дополнительной самостоятельной информации может лишь ослабить главную мысль. Вот представьте, что вы получили письмо с давно просроченным сообщением, которое заканчивается:
Let us take this opportunity to remind you that our August Sale begins next week with three preview days for our special charge customers.
Избегайте различных излишеств. К примеру:
Because my husband's birthday is October 8 I would like to order the threepiece luggage ensemble in your fall
catalog.
В данном случае было бы важнее указать регистрационный номер багажа, а не дату рождения мужа. Или вот еще один пример:
I have received your invitation inviting me to participate in your annual Conference.
Так как пригласительные письма по сути своей приглашают, то слова inviting me явно лишнее. Также ошибочно писать: the green-colored carpet или the carpet that is green in color. Зеленый - это уже цвет, и не надо лишний раз на это указывать.
А теперь посмотрите на следующий образец.
If we cooperate together the project will be finished quickly.
Cooperate уже значит вместе, поэтому слово together совершенно лишнее. И вообще, если есть слово, которое заменяет несколько, то его и пишите. Так, вместо as a result of можно написать просто because, а вместо as otherwise — otherwise.
Разговорные приставки up/on/off... употреблять не стоит. Пишите не connect up/ continue on, а connect/continue... He Mr Jones handled the job in an efficient manner, a Mr Jones handled the job efficiently. Короче и понятнее. Сравните два следующих образца и обратите внимание на нагромождение лишних слов в первом варианте и то, как просто от них мы избавились во втором.
Вариант первый
Dear Ms Tompson,
I am pleased with the invitation that I received from you inviting me to make a speech for the National Association of Secretaries on June 18.
Unfortunately I regret that I cannot attend the meeting on June 18. I feel that I do not have sufficient time to prepare myself because I received your invitation on June 5 and it is not enough time to prepare myself completely for the speech.
Yours truly...
Вариант второй
Dear Ms Tompson,
I am pleased with the invitation to speak to the National Association of Secretaries.
Unfortunately I cannot attend the meeting of June 18 because I will not have sufficient time to prepare myself, I received your invitation on June 5.
I will be happy to address your organization on another occasion if you give me a bit more notice. Best of luck with your meeting.
Sincerely yours...
Выбрасывая из письма лишние слова и повторения, тем не менее, будьте внимательны и не вычеркните что-нибудь нужное. Так, некоторые из желания быть краткими опускают артикли the, a, an и предлоги:
Please send order special delivery
Единственное, чего здесь добился тот, который наподобие как в русской телеграмме, опустил артикль the и предлог by ( что, тем не менее, можно часто встретить в английских газетных и журнальных заголовках), это резкого и безличного обращения. А правильно следовало бы написать: Please send the order by special delivery.
Когда вы набираете деловое письмо на компьютере, всегда старайтесь, чтобы оно уместилось в рамках экрана, все полностью перед глазами клиента в одном куске пространства. Это особенно важно учитывать, если вы пользуетесь электронной почтой.
НИКОГДА не решайте две проблемы в одном письме. Если ваше послание содержит "два ядра", то будте уверены, что на один из серьезных вопросов вы скорей всего либо не получите ответа вообще, либо, в лучшем случае, частично, вскользь. Лучше ставить вопросы так, чтобы вашему адресату было легче ответить на него. Это будет удобней и вам, при обратном, вам же, ответе.
Уж лучше пошлите второе письмо, чем в одном решая два вопроса. Деловое письмо должно быть "одноядерным", я бы это так назвал. Если вы только запрашиваете своего партнера о возможности покупать у него видео- и аудиоаппаратуру, то не надо тут же и предлагать условия поставки оной в Минск, скажем, или любой другой город.
ОДНО ИЗ САМЫХ ВАЖНЫХ: ВАШЕ ТРУДОУСТРОЙСТВО ЗА ГРАНИЦЕЙ
Это уж точно, одна из самых важных статей деловой переписки — ваше трудоустройство, особенно за границей. Тут, конечно, ваша корреспонденция играет очень большую роль, от нее зависит то, как вы себя сможете преподнести. Но какая корреспонденция? В первую очередь это ваше "резюме", которое еще называют data sheet или vita, куда входит перечисление всех ваших достижений: когда какую школу, институт, техникум или еще что-нибудь в этом роде вы закончили и какой и где имеете опыт работы. Перечисление, что вы увидите на примере, идет по убывающей: начинаете с последнего места работы и заканчиваете самым первым, с указанием дат. Все это ниже я подробно расскажу. Второе, это ваше письмо-запрос, где вы как бы и продавец и товар одновременно. В вашем письме-апликейшн вы, как и в резюме, но уже в более развернутой форме и в доверительной беседе, рассказываете о себе, о своем опыте работы... короче, стараетесь понравиться вашему адресату. Applications бывают двух видов. Первый вид - это ходатайственное письмо (см. первый пример). Его вы пишете, если отвечаете на объявление какой-нибудь фирмы, ищущей работников в свой штат. В нем обязательно должна присутствовать ссылка на объявление. Почитайте внимательно пример (да и вообще, все примеры читайте внимательно).
-2544 South Fruitsnake
Road Land Haute,
Indiana 54267
May 4,1992
Mr Robert T. Smith, Vice President
Indiana Petroleum and Electric Company
1143 Broad Street
Land Haute, Indiana 47786
Dear Mr. Smith,
Having served for the past several years as the sole secretary of a private business, I would like to apply for the position of executive secretary which you advertised in the Land Haute Journal, April 24, 1992.
As secretary to the Benlow Corporation here in Land Haute I was directly responsible to Mr Jordanson, the company 's owner. My services were generally those of a 'gal Friday'. In addition to typing, filing, and taking dictation, I was responsible for scheduling all the Mr Jordanson's appointments and telephone calls.
Essentially, I did everything I could to make Mr Jordanson's heavy responsibilities easier. Thus, I am familiar with the duties of an executive secretary and believe I am prepared to anticipate and meet all your expectations.
I would appreciate your giving me the opportunity to discuss my qualifications in person. I would be happy to come for an interview at your convenience, and I can be reached after 5 P. M. at 772 1747.
Sincerely Yours
Rebecca Spraut
Вторая разновидность Application Letter — это "неходатайственное письмо". В таком "апликейшн" вы не откликаетесь на объявление, а сами по выбору ищете работу в компаниях или компании, по совету или наудачу, как в свое время я и делал. В таком случае ваше письмо-обращение должно содержать ссылку на то, кто или что посоветовали вам обратиться в данную компанию. К примеру.
Dear Sir,
This month 1 completed a three year course of study Tourism and Travel at the Bowker Business School, and my placement counselor, Mr. Robert Pliner, suggested I apply to you for a position as assistant travel agent.
