Помнится, я работала с врачом, который собирал марки с конвертов. Такого количества марок, как у него, я не видела ни разу! Он просто неаккуратно вырывал из конвертов части с марками — вне зависимости от того, что на последних было изображено. Я обрезала края его марок, собрала их в один конверт и выбросила обрезки. А что вы сделаете со своими находками?
Когда услышите свой будильник, вынесите мусор. Верните взятые на время вещи коллегам. То, что нужно отвезти домой, сложите в багажник машины или, если поедете общественным транспортом, в коробку. И никаких колебаний! Помните, что вы развиваете в себе умение принимать решения, а не подвергать все сомнению!
Вторая неделя
Примените Волшебную формулу
На этой неделе вы можете:
Узнать, как работает Волшебная формула, наведя порядок в ящиках рабочего стола.
Необходимое время: от 30 до 120 минут (время может варьироваться в зависимости от положения дел на вашем столе).
Когда я только начинала работать с клиентами, была уверена, что однажды передо мной поставят организационную задачу, которую я не смогу выполнить. От мысли об этом просыпалась по ночам перед встречами с новыми клиентами: что я им скажу, если это все-таки произойдет? Спустя почти три года перестала волноваться по этому поводу, потому что заметила, что все мои проекты похожи друг на друга. Шкафы и папки, офисы и гаражи — любую зону хаоса позволяли упорядочить три шага. Я назвала их Волшебной формулой. Обещаю, что, когда вы овладеете техникой этих трех простых шагов, сможете применять их для организации чего угодно. Это и есть волшебство. В нашем случае формула поможет вам привести в порядок стол как снаружи, так и внутри. Волшебная формула:
Убрать.
Категоризировать.
Организовать.
Важно помнить, что не следует браться за решение всей задачи в целом. Никогда не устану это повторять! Каждый проект необходимо разбивать на посильные этапы. Знаете старую шутку: «Как съесть слона?» Ответ — «По кусочку». Рассмотрим каждый шаг по очереди.
Убрать
Уборка — это не только вынос мусора (хотя наверняка у вас в кабинете немало вещей, которые так и просятся на помойку). Этот шаг может быть творческим, поскольку он связан с удалением всего, что вам больше не нужно, всего, что вы больше не используете, всего, что вы просто не хотите держать в офисе. Он включает в себя возвращение взятых на время вещей коллегам, ненужных покупок — в магазин, сдачу бумаги в макулатуру или просто возвращение предмета на свое место. После уборки пространство начинает выглядеть менее хаотично, а это способствует ясности мысли. У вас уже был подобный опыт: на прошлой неделе вы провели скоростную уборку в офисе.
Категоризировать
Категории — основа организованной системы. Вы обретаете реальную силу, когда с первого взгляда можете сказать, сколько у вас тех или иных вещей. Дома в необходимости категоризации можно убедиться на примере кухонной утвари, продуктов и моющих средств. Если они категоризированы, вы точно знаете, когда покупать мыло, а когда — макароны. И рассортировать таким образом можно все — от канцелярских принадлежностей до документов. К примеру, если вы объедините маленькие предметы в одну категорию, гарантирую, вас удивит, сколько в вашем кабинете скрепок, кнопок и скотча. Пока они не собраны в одном месте, об их истинном количестве можно только догадываться. Чуть ниже мы рассмотрим категоризацию документов, связанных с тем или иным проектом. Тип предметов может меняться, но принципы организации остаются неизменными.
Организовать
Последняя часть Волшебной формулы — организация категорий таким образом, чтобы зона, в которой мы наводим порядок, стала приятной глазу и функциональной. На этой неделе мы наведем порядок в ящиках стола. Я научу вас применять формулу и расскажу о средствах, которые навсегда сохранят в ящиках чистоту. Если в вашем офисе этих средств не окажется, купите их — стоят они недорого. (В конце концов, если вы уйдете с этой работы, купленные вами инструменты организации можно будет забрать с собой.) Должным образом организованные ящики повысят продуктивность вашей работы.
тридцатиМИНУТНАЯ СКОРОСТНАЯ УБОРКА
Вы уже опытный уборщик, так что устанавливайте таймер на 30 минут и ныряйте в свои ящики. Я знаю, что это страшно — именно там оказывается вся офисная мелочь, которую туда запихивают. Я хочу, чтобы в следующие 30 минут вы забыли о жалости. Если этот предмет не используете, если он не нужен или не нравится — в мусор! Если вы считаете, что какая-то из вещей пригодится вам дома, откладывайте в отдельную кучку. Предмет принадлежит кому-то еще? Вернете его сразу по истечении получаса. Одна просьба: если у вас есть ящик для документов, забитый именно документами, не трогайте его до следующего месяца. А вот все, что не связано с документами, переберите. Обычно задняя часть ящика превращается в мертвую зону. Ну-ка, что вы там прячете? Таймер сработал, теперь посмотрим, что у вас осталось, и займемся организацией. Вот несколько подсказок. На данном этапе мы ищем предметы, от которых можно немедленно избавиться. Если вы не уверены — стоит ли выбросить вещь, задайте себе вопрос: когда я использовал ее в последний раз? Если это было давно (или этого не было никогда) и вы храните эту вещь «на всякий случай», советую расстаться с ней. Помните: скоростная уборка — это один из способов овладения первой частью Волшебной формулы.
Избавьтесь от следов фастфуда
Один из ваших ящиков забит предметами, оставшимися от обедов и перекусов? Палочек там больше, чем в китайском ресторане? Салфетки, пластиковые приборы — помните, вы их не покупали, вы купили еду, а они достались бесплатно. Так что либо отнесите это на офисную кухню, либо просто выбросьте.
Если у вас несколько меню из разных заведений, где вы заказываете еду, соберите их вместе. Позже можете вложить в скоросшиватель (это зависит от того, сколько у вас меню и как часто вы ими пользуетесь). Если работаете на ресепшен, разложите меню в алфавитном порядке по прозрачным файлам скоросшивателя с твердой обложкой, который любой сотрудник офиса сможет взять с вашего стола, и снабдите его надписью «Меню».
Если же у вас всего пара меню, храните их в мягкой папке с файлами. И помните, что многие рестораны выкладывают свои меню в Интернет, — может, пора выбросить бумажные версии?
Избавьтесь от лишних канцтоваров
Отправьте в корзину все офисные принадлежности, которые вы не используете в работе, и отложите те, что нужно вернуть офис-менеджеру. Иметь одну пачку скрепок на случай, если они закончатся в степлере, — нормально, но зачем вам сразу пять? Они только занимают место.
Трезво оцените количество имеющихся у вас ручек. Выбросьте те, в которых кончились чернила, и решите, сколько нужно из числа тех, что остались. Если вы пользуетесь только автоматическими карандашами, обыкновенные, которые нужно точить, просто отдайте кому-нибудь. Как насчет фломастеров и маркеров? Может, их у вас тоже слишком много? Они, между прочим, высыхают так же, как ручки.
Одни острые ножницы нужны вам непременно. А сколько их в столе? Если лишние принадлежат вам, увезите их домой. Если компании — отдайте офис-менеджеру. То же касается линеек, макетных ножей и прочего инструментария.
Калькуляторы
Не слишком ли много у вас калькуляторов? Весьма вероятно, что калькулятор вообще не нужен, — если нужно что-то посчитать, к вашим услугам компьютер и мобильный телефон.
Бумага
Бланки, конверты, открытки, визитки лучше всего хранить в столе. Оставьте их разумное количество. Что значит «разумное количество»? Ответ зависит от частоты использования данных предметов. Сохраните столько, сколько вам реально может понадобиться в ближайшие полгода. К примеру, если вы редко пользуетесь блокнотом, в ящике хватит и одного. Если же не можете без блокнотов и то и дело исписываете их до последней страницы, храните в столе хоть десять.
Заметками на карточках сейчас мало кто увлекается. Если вы один из редких индивидуумов — замечательно, пусть у вас на столе стоит коробка с такими карточками. Если же вы вообще мало что пишете от руки, будьте реалистом и экономьте рабочее пространство. Если ваша компания снабжает сотрудников карточками, держите несколько в столе, понадобится больше — можно обратиться к офис-менеджеру.
Визитки
Визитки — забавная вещь в мире бизнеса. Большинство моих клиентов хранят карточки с предыдущих работ. Зачем — понятия не имею. Возможно, так они бессознательно фиксируют, где они были и чем занимались. У вас есть упаковки старых визиток? Выбросьте их. А если так уж нужно оставить что-нибудь на память о прошлых местах работы, несколько карточек положите в красивую визитницу. Если в вашем столе есть ящик для бумаг, мертвая зона в его задней части — идеальное место для хранения визиток (я очень надеюсь, что там будет лежать лишь одна упаковка).
