Некоторые профессии требуют, чтобы архивные материалы длительное время хранились в пределах досягаемости. Следуйте правилам компании, в которой работаете, и принципам своей профессии. Среди моих клиентов, к примеру, много риелторов. Они обычно хранят у себя материалы оформленных сделок в течение года и только после этого сдают в архив.
Проверьте, не требуется ли сделать электронную копию своих материалов и послать ее в архив компании? Сверьтесь с действующей политикой.
И обязательно составьте список материалов, которые отправляете в архив, не надеясь на то, что это сделают тамошние сотрудники. Подстрахуйтесь.
Если на этой неделе вы разберетесь с подпиской и отправите в архив старые документы, вы совершите гигантский шаг на пути к порядку в офисе. Выполнение такого задания и блиц-уборка, которую вы провели в феврале, приведут к тому, что пребывание на рабочем месте будет вызывать у вас приятные чувства.
Вторая неделя
Секреты картотеки
На этой неделе вы можете:
Понять, что нужно и что не нужно хранить в файлах.
Продолжить чистку существующей системы файлов.
Освоить новые инструменты организации.
Необходимое время: 150 минут.
На этой неделе мы переходим к главному. Я хочу, чтобы вы поняли, почему я советую обновить или создать заново картотеку, — я ведь не отношусь к приверженцам правила «Чем бы ни заниматься, лишь бы заниматься».
Представим, что я пообещала купить вам новую машину. Более того, ей сделают тюнинг по вашему личному заказу. Правда, есть один нюанс: я буду вам присылать ее по одной детали. Каждый раз при получении посылки вы будете гадать, что пришло: приборная доска, шины или болты с гайками. А кроме этого, я буду присылать и «обманки», не имеющие отношения к машине. Если вы примете ненужную вам посылку, то автоматически лишитесь машины. Ручаюсь, что к каждой посылке будете относиться в высшей степени бдительно.
Так вот, ситуация с бумагой очень похожа на ту, что я описала выше. Конечно, храня ненужную бумагу, машины вы не лишаетесь, зато теряете место на столе, в картотеке и в конечном счете остаетесь без главного приза — возможности исполнять свои служебные обязанности без лишнего напряжения.
Взгляните на список наиболее распространенных типов документов, которые лично я постоянно встречаю в кабинетах клиентов. Подсчитайте, сколько из них имеют отношение к вам.
Одни документы содержат информацию, которая требует от вас определенных действий в соответствии с направлением деятельности компании.
Другие, слава богу, можно выбросить, сдать в макулатуру или отправить в шредер сразу после прочтения.
Третьи — чудесная группа! — немедленно пересылаются коллегам.
Но большая часть документов касается ваших текущих проектов, а значит, их нужно поместить в файловую систему.
Действуйте, выбрасывайте, пересылайте или помещайте в файл. Вам просто нужно принять решение: куда именно деть документ.
ЗАЧЕМ НУЖНЫ ФАЙЛЫ? ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ
Я решила представить объяснение необходимости файлов в виде вопросов и ответов.
1. Зачем мне новая файловая система? Какая разница, как выглядит мой стол, если здесь есть все, что мне нужно?
Мой клиент Джим добился успеха в жизни. Когда он предложил мне организовать его кабинет, я была очень удивлена, обнаружив, что у него нет ни одной папки с файлами. Он работал с кипами бумаги, или, как я это называю, с системой «Это где-то здесь». Джим сказал, что знает, где и что у него лежит… но меня-то не проведешь! Документы, придавленные стопками других документов, мог бы разглядеть только Супермен с рентгеновским зрением.
В такой псевдосистеме наиболее часто используемые бумаги обычно разбросаны по столу. Везде лежат стопки, на их вершинах традиционно располагаются пять-шесть документов, к которым часто обращается хозяин офиса. Все остальное — комбинация мусора и материалов, которые нужно сдать в архив. Джим доказывал, что я не права, поэтому я пообещала, что, если он позволит мне создать файловую систему и она ему не понравится, верну на прежнее место все его бумажные башни и не возьму с него ни цента. От такого предложения он не смог отказаться.
Джим признал свое поражение задолго до того, как я закончила создание системы. К тому моменту он уже раз пятнадцать нашел в своих завалах забытые документы, восклицая: «А я и забыл об этом!», «Ой, не знал, что у меня все еще хранится это!», «Да я же как раз искал его на днях!». В конце концов Джим сказал: «Похоже, я и вправду не знаю, что лежит в этих кучах!» Я создала для него файловую систему, применив технику, которой собираюсь обучить вас. Теперь Джим знает, где и что у него лежит!
Вы, конечно, можете помнить, что находится в кипах бумаг, нагроможденных на столе, в шкафу и даже на полу. Но это неэффективно! И это не та атмосфера, в которой продуктивно работается.
Файловая система — логически выстроенное собрание нужных материалов. С ней все, что вам нужно, всегда под рукой. Вы экономите время и силы, а это, как известно, невозобновляемые ресурсы.
2. Откуда знать, понадобится ли мне этот документ в будущем? Не лучше ли просто хранить все подряд?
Когда я слышу, как кто-нибудь говорит по поводу хранения документов «береженого бог бережет», понимаю, что в этом человеке живет страх совершить ошибку. У меня есть подруга, которая была номинирована на премию «Эмми». Секретарша должна была отправить серию ее шоу на просмотр в Телеакадемию. В ночь, когда транслировалась церемония награждения, телезрителям показывали фрагменты номинированных шоу. Каково же было удивление моей подруги, когда на экране возник отрывок из другой серии, который был отправлен в Телеакадемию по ошибке. В итоге все, кто работал над этим шоу, лишились возможности получить престижную награду, которая предоставляется лишь раз в жизни.
Позднее выяснилось, что секретарша, запрашивая в фильмотеке серию шоу, перепутала ее номер. А когда ей доставили пленку, она, так и не проверив номер, немедленно переслала ее в Телеакадемию.
Может быть, и вы когда-нибудь совершили подобную роковую ошибку? И теперь, обжегшись на молоке, дуете на воду — храните все документы «на всякий случай», чтобы снова не попасть в беду? Напрасно: из опыта надо извлекать уроки, а не зацикливаться на отрицательном результате.
Когда вам нужно принять решение и внутри нарастает страх, а мозг подсказывает поводы не принимать никаких решений, остановитесь и сделайте глубокий вдох. Прочувствуйте момент. Вам нужно принять верное решение, а не позволять себе в страхе отступить.
3. Я знаю, что мне нужно сохранить этот документ. И что делать дальше?
Прежде всего осознать, что вселенная офиса не бесконечна. И речь идет не о десяти миллионах вариантов действий с документом, а в худшем случае лишь о десяти. Вот несколько вопросов, которые можно себе задать для прояснения дальнейшей судьбы документа.
Является ли этот документ частью проекта, над которым вы сейчас работаете? Если это новый проект, у вас должен быть файл с его названием. Позже вы научитесь разбивать проект на разделы, и для каждого раздела, будь то финансовая информация или график встреч, будет своя папка.
Нужно ли сохранить эту информацию? Вот причины, по которым можно хранить документ, даже если он не относится к текущему проекту: он содержит информацию, которая понадобится в дальнейшем; это юридически значимый документ, и его надо оставить на случай возникновения каких-либо проблем; в нем указано, что нужно сделать по работе (либо он касается ваших отношений с компанией — страховка, налоги, переписка с отделом кадров и т.д.).
Если решите, что этот документ не нужен, как вы от него избавитесь? Окажется ли он в корзине? Или ваша компания сдает использованную бумагу в макулатуру? А может, в интересах безопасности компании его необходимо отправить в шредер?
Вы новичок в компании? Если вы работаете на этом месте меньше года, к вам в руки может попасть документ, дальнейшую судьбу которого вы определить не в состоянии. Когда разбираете стопки бумаг, документы «под вопросом» откладывайте в сторону. Обратитесь за советом к коллеге, но перед этим рассортируйте документы: к примеру, если у вас десять писем, касающихся одного проекта, скрепите их вместе. Спросите у коллеги, известно ли ему что-нибудь о данном проекте.
4. Система файлов была у меня и раньше, просто она не работала
«Если файлы лежат в ящике стола, я их не вижу и, следовательно, не пользуюсь ими (с глаз долой — из сердца вон)». Картотека не станет открываться автоматически и выдавать то, что вам нужно. Файлы в ящике можно увидеть, только открыв этот самый ящик!
